Wiederkehrende Rechnungen lassen sich effizient organisieren, wenn gleichbleibende Abrechnungen als Serie mit klaren Intervallen und gepflegten Stammdaten vorbereitet werden. Entscheidend sind insbesondere Kunde und Rechnungsempfänger, Positionen, Zahlungsbedingungen, Beginn und Ende sowie das Wiederholungsmuster. Kontrollschritte bleiben wichtig, wenn sich Preise, Vertragsleistungen oder Kundendaten ändern.
Typische Anwendungsfälle sind regelmäßig abzurechnende Wartungs- und Serviceleistungen, Hosting, Pauschalen oder andere feste Leistungen. Eine Serienrechnung kann wiederkehrende Arbeit reduzieren, sollte aber so eingerichtet sein, dass Änderungen und Ausnahmen weiterhin kontrolliert behandelt werden können.
01 Welche Leistungen eignen sich für wiederkehrende Rechnungen?
Wiederkehrende Rechnungen eignen sich vor allem für Leistungen, die in einem festen Rhythmus mit weitgehend gleichbleibenden Abrechnungsdaten berechnet werden. Je weniger sich Empfänger, Positionen, Preise und Abrechnungszeitraum von Rechnung zu Rechnung verändern, desto besser lässt sich die Abrechnung als Serie vorbereiten.
Typische Beispiele sind:
- monatliche Wartungs- oder Servicepauschalen
- Hosting- und Lizenzkosten
- regelmäßig wiederkehrende Festpreise
- quartalsweise oder jährlich abgerechnete Leistungen
- andere feste Abrechnungen mit wiederkehrendem Kunden- und Positionsbezug
Ändern sich Leistungsumfang, Mengen, Preise oder Abrechnungsgrundlagen dagegen regelmäßig, sollte geprüft werden, ob eine feste Rechnungsserie tatsächlich die passende Form der Abrechnung ist.
02 Wie richtet man wiederkehrende Rechnungen als Serie ein?
Für eine Rechnungsserie sollten die wiederkehrenden Abrechnungsdaten vorab eindeutig festgelegt werden. Dazu können Bezeichnung, Bearbeiter, Beleg- beziehungsweise Ausführungsdatum, Kunde, Zahlungsbedingung, Rechnungspositionen sowie Beginn, Ende und Wiederholungsmuster gehören.
In TimO® lassen sich wiederkehrende Rechnungen als Serienrechnungen anlegen. Dabei können regelmäßig wiederkehrende Abrechnungen zu festgelegten Zeitpunkten organisiert werden.
Vor dem Start einer Serie sollte deshalb geprüft werden, welche Angaben tatsächlich konstant bleiben und welche sich während der Laufzeit ändern können. Das betrifft beispielsweise Preise, Positionen, Zahlungsbedingungen oder den Rechnungsempfänger.
03 Serienrechnung und Projektabrechnung unterscheiden
Entscheidend ist, welche Daten die Grundlage der Rechnung bilden. Wiederholen sich feste oder zuvor definierte Rechnungspositionen in einem bestimmten Intervall, eignet sich dafür eine Rechnungsserie. In der TimO® Rechnungssoftware können solche wiederkehrenden Abrechnungen über Serienmuster organisiert werden.
Werden dagegen projektbezogene Leistungen abgerechnet, beispielsweise erfasste Projektzeiten oder Reisekosten, gehört dieser Prozess zur TimO® Projektabrechnung. Dort basiert die Abrechnung auf den zum Projekt erfassten beziehungsweise abrechenbaren Leistungen.
Unternehmen sollten deshalb vor der Einrichtung klären, ob regelmäßig feste Rechnungspositionen wiederholt werden sollen oder ob die Rechnung aus tatsächlich angefallenen Projektleistungen entsteht.
04 Empfänger und Texte konsistent halten
Bei wiederkehrenden Rechnungen sollten neben Positionen und Intervallen auch die Empfängerdaten zuverlässig gepflegt sein. Das ist besonders wichtig, wenn Kunden Rechnungen an bestimmte Ansprechpartner oder zentrale Rechnungspostfächer erhalten möchten. Ändern sich Ansprechpartner, E-Mail-Adressen oder Versandvorgaben, sollten diese Angaben geprüft werden, bevor weitere Rechnungen der Serie verarbeitet oder versendet werden.
In TimO® können Kontakte im Kundenstamm als Rechnungsempfänger oder CC-Rechnungsempfänger gekennzeichnet werden. Dadurch lässt sich hinterlegen, welche Kontakte beim Rechnungsversand berücksichtigt werden sollen.
Für wiederkehrende E-Mail-Inhalte können Textbausteine genutzt werden. Ändern sich Ansprechpartner, E-Mail-Adressen oder Versandvorgaben eines Kunden, sollten diese Angaben geprüft werden, damit zukünftige Rechnungen weiterhin an die vorgesehenen Empfänger gehen.
05 Wann sollten wiederkehrende Rechnungen kontrolliert werden?
Auch bei einer sauber eingerichteten Rechnungsserie sollten die zugrunde liegenden Daten regelmäßig geprüft werden. Besonders wichtig ist eine Kontrolle, wenn sich die vereinbarten Leistungen oder abrechnungsrelevante Kunden- und Vertragsdaten ändern.
Eine Prüfung ist insbesondere sinnvoll:
- wenn Preise, Rabatte oder Rechnungspositionen geändert wurden
- wenn sich Rechnungsadresse, Rechnungsempfänger oder andere Kundendaten ändern
- wenn Leistungen beendet, erweitert oder angepasst werden
- wenn Beginn, Ende oder Intervall einer Serie geändert werden müssen
- wenn Zahlungsbedingungen angepasst wurden
- wenn vor der weiteren Verarbeitung oder dem Versand ein betrieblicher Freigabeschritt vorgesehen ist
So bleibt die Zeitersparnis durch wiederkehrende Abläufe erhalten, ohne Änderungen ungeprüft in zukünftige Rechnungen zu übernehmen.
06 Fazit: Wiederkehrende Rechnungen standardisieren, Ausnahmen kontrollieren
Wiederkehrende Rechnungen lassen sich besonders effizient organisieren, wenn Abrechnungsdaten, Intervalle, Empfänger und Zahlungsbedingungen klar definiert und zuverlässig gepflegt sind. Serien eignen sich vor allem für Leistungen mit regelmäßig wiederkehrenden und weitgehend gleichbleibenden Rechnungspositionen.
Entscheidend ist dabei nicht nur, wiederkehrende Arbeit zu reduzieren. Unternehmen sollten auch festlegen, wie Änderungen an Preisen, Leistungen, Kundendaten oder Laufzeiten in bestehenden Serien berücksichtigt werden. So lassen sich standardisierbare Abläufe vereinfachen, während Ausnahmen weiterhin kontrolliert behandelt werden.
Werden statt fester Rechnungspositionen tatsächlich angefallene Projektleistungen abgerechnet, sollte geprüft werden, ob die Projektabrechnung der passendere Prozess ist.