Eine digitale Rechnungsfreigabe legt fest, wer eine Rechnung vor dem Versand prüfen und genehmigen muss. In Teams schafft sie einen nachvollziehbaren Ablauf zwischen Erstellung, Prüfung, Freigabe und Versand. Je nach Unternehmen kann eine Rechnung dabei eine oder mehrere Freigabestufen durchlaufen.
Besonders bei mehreren Bearbeitern helfen klar definierte Rollen und Prüfschritte dabei, Verantwortlichkeiten festzulegen. Das Vier-Augen-Prinzip lässt sich beispielsweise abbilden, indem eine Rechnung nicht allein von der Person geprüft und freigegeben wird, die sie erstellt hat.
01 Was ist eine digitale Rechnungsfreigabe?
Bei einer digitalen Rechnungsfreigabe durchläuft eine Rechnung einen festgelegten Prüf- und Genehmigungsprozess. Abhängig vom eingerichteten Ablauf kann die Freigabe ein- oder mehrstufig erfolgen. Entscheidungen wie Freigabe, Ablehnung oder Rücknahme können dokumentiert werden, sodass berechtigte Mitarbeiter den Bearbeitungsstand nachvollziehen können.
02 Wann lohnt sich ein Freigabeprozess?
Ein definierter Freigabeprozess ist besonders sinnvoll, wenn mehrere Personen an der Erstellung, Prüfung oder dem Versand von Rechnungen beteiligt sind. Typische Situationen sind:
- Rechnungen werden von mehreren Mitarbeitern erstellt oder bearbeitet
- Erstellung und Freigabe sollen personell voneinander getrennt werden
- vor dem Versand ist eine zusätzliche Prüfung vorgesehen
- mehrere Personen oder Rollen sollen nacheinander an einer Freigabe beteiligt sein
- Verantwortlichkeiten für Prüfung und Genehmigung sollen eindeutig festgelegt werden
- der aktuelle Freigabestatus soll für berechtigte Mitarbeiter nachvollziehbar sein
Je mehr Personen am Fakturaprozess beteiligt sind, desto wichtiger ist eine klare Festlegung, wer einen Beleg erstellen, prüfen, freigeben und versenden darf.
03 Ein- oder mehrstufige Rechnungsfreigabe: Was ist der Unterschied?
Bei einer einstufigen Rechnungsfreigabe prüft und genehmigt eine dafür vorgesehene Person oder Rolle den Beleg. Erst nach dieser Freigabe wird der weitere Prozess fortgesetzt.
Bei einer mehrstufigen Rechnungsfreigabe durchläuft der Beleg mehrere Genehmigungsstufen nacheinander. So können unterschiedliche Verantwortliche in den Prüfprozess einbezogen werden, bevor die Rechnung abschließend freigegeben wird.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt von den internen Verantwortlichkeiten und Kontrollanforderungen des Unternehmens ab. Der Freigabeprozess sollte so viele Prüfschritte wie erforderlich enthalten, ohne unnötige Genehmigungsstufen aufzubauen.
TimO® unterstützt ein- und mehrstufige Freigabeprozesse für Fakturaobjekte. Dadurch lassen sich auch Abläufe abbilden, bei denen vor der abschließenden Freigabe mehrere Genehmigungsstufen durchlaufen werden.
04 Wie funktioniert das Vier-Augen-Prinzip bei der Rechnungsfreigabe?
Beim Vier-Augen-Prinzip wird eine Rechnung nicht ausschließlich von einer einzelnen Person erstellt und abschließend freigegeben. Eine weitere berechtigte Person übernimmt einen zusätzlichen Prüfschritt, bevor der Beleg für den weiteren Prozess freigegeben wird.
Bei der digitalen Rechnungsfreigabe lässt sich dieses Prinzip organisatorisch abbilden, indem Erstellung und Genehmigung unterschiedlichen Personen oder Rollen zugeordnet werden. So sind Verantwortlichkeiten klar getrennt und der vorgesehene Kontrollschritt wird Bestandteil des Freigabeprozesses.
Das Vier-Augen-Prinzip ist dabei nicht mit einer mehrstufigen Freigabe gleichzusetzen. Für ein Vier-Augen-Prinzip genügt grundsätzlich die Beteiligung einer zweiten Person am Kontroll- und Freigabeprozess. Eine mehrstufige Freigabe kann darüber hinaus mehrere Genehmiger beziehungsweise Genehmigungsstufen umfassen.
Mit den Rollen, Berechtigungen sowie ein- und mehrstufigen Freigabeprozessen in TimO® können Unternehmen Verantwortlichkeiten bei der Belegerstellung und -freigabe voneinander trennen und entsprechende Prüfabläufe organisatorisch abbilden.
05 Kommentare, Anhänge und Rückfragen bei der Rechnungsfreigabe
Bei der Prüfung einer Rechnung entstehen häufig Rückfragen oder Hinweise zu einzelnen Positionen, Beträgen oder Belegdaten. Ein digitaler Freigabeprozess sollte deshalb ermöglichen, Informationen zur Prüfung direkt im Prozess bereitzustellen und Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren.
In der TimO® Rechnungssoftware können bei der Beantragung einer Freigabe sowie in den einzelnen Genehmigungsstufen Texte und Anhänge hinterlegt werden. Dadurch können Beteiligte zusätzliche Informationen innerhalb des Freigabeprozesses bereitstellen.
Wird ein Fakturaobjekt abgelehnt, kann es korrigiert und anschließend erneut zur Freigabe eingereicht werden. So lässt sich auch eine notwendige Überarbeitung innerhalb des definierten Prüfprozesses abbilden.
06 Was passiert nach der Freigabe einer Rechnung?
Eine Rechnungsfreigabe sollte klar vom eigentlichen Versand des Belegs unterschieden werden. Die Rechnungsfreigabe ist dabei ein Teil der digitalen Auftragsabwicklung, in der Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnung durchgängig bearbeitet werden. Die Freigabe dokumentiert die Genehmigung innerhalb des vorgesehenen Prüfprozesses; anschließend kann der Beleg im weiteren Fakturaprozess verarbeitet und versendet werden.
In TimO® können Rechnungen und weitere Fakturaobjekte in einen Freigabeprozess einbezogen werden. Bei aktiviertem Freigabeprozess kann ein Fakturaobjekt in TimO® erst nach der erforderlichen Genehmigung per E-Mail versendet werden.
Muss ein bereits freigegebenes Fakturaobjekt noch korrigiert werden, kann die Freigabe zurückgenommen werden. Der Beleg lässt sich anschließend bearbeiten und erneut in den Freigabeprozess geben.
07 Welche Rolle spielen Berechtigungen bei der Rechnungsfreigabe?
Freigabeprozesse und Benutzerberechtigungen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Ein Freigabeprozess legt fest, welche Genehmigungsschritte ein Beleg durchlaufen soll. Rollen und Berechtigungen steuern dagegen, welche Benutzer Belege sehen oder bearbeiten dürfen.
Beide Ebenen sollten bei der digitalen Rechnungsfreigabe zusammengedacht werden. Ein definierter Genehmigungsprozess allein beantwortet noch nicht, welche Mitarbeiter Zugriff auf die betreffenden Belege erhalten.
In TimO® können Rollen und Berechtigungen verwendet werden, um den Zugriff auf Fakturaobjekte zu steuern. Dadurch lässt sich die Arbeit mit Belegen entsprechend der jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Team organisieren.
08 Worauf sollten Unternehmen bei einer digitalen Rechnungsfreigabe achten?
Ein Freigabeprozess sollte zu den tatsächlichen Verantwortlichkeiten im Unternehmen passen und für die beteiligten Mitarbeiter nachvollziehbar bleiben. Bei der Auswahl einer digitalen Lösung sind insbesondere folgende Punkte relevant:
- Ein- und mehrstufige Freigaben: Lassen sich einfache und mehrstufige Prüfprozesse abbilden?
- Rollen und Berechtigungen: Kann gesteuert werden, wer Belege sehen, bearbeiten und am Freigabeprozess teilnehmen darf?
- Nachvollziehbarer Status: Ist erkennbar, in welchem Bearbeitungs- beziehungsweise Freigabestatus sich ein Beleg befindet?
- Kommentare und Anhänge: Können zusätzliche Informationen für die Prüfung innerhalb des Freigabeprozesses bereitgestellt werden?
- Ablehnung und Korrektur: Können abgelehnte Belege korrigiert und erneut zur Freigabe eingereicht werden?
- Freigabe vor dem Versand: Wird die erforderliche Genehmigung in den anschließenden Versandprozess einbezogen?
09 Fazit
Eine digitale Rechnungsfreigabe schafft einen definierten Ablauf zwischen Erstellung, Prüfung, Genehmigung und Versand. Besonders wenn mehrere Mitarbeiter am Fakturaprozess beteiligt sind, helfen klare Rollen und Freigabestufen dabei, Verantwortlichkeiten voneinander zu trennen und den Bearbeitungsstatus nachvollziehbar zu halten.
Entscheidend ist nicht, möglichst viele Genehmigungsstufen einzurichten. Der Freigabeprozess sollte zu den tatsächlichen Verantwortlichkeiten im Unternehmen passen. Ein- und mehrstufige Freigaben, Rollen und Berechtigungen sowie die Möglichkeit, Informationen zur Prüfung bereitzustellen und abgelehnte Belege erneut einzureichen, sind dafür wichtige Bausteine.
TimO® unterstützt diese Abläufe innerhalb der Faktura mit Rollen und Berechtigungen sowie ein- und mehrstufigen Freigabeprozessen.