E-Rechnung: Pflicht, Fristen und Anforderungen für Unternehmen

Die E-Rechnung verändert die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Deutschland grundlegend. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, während für die Ausstellung gestaffelte Übergangsfristen gelten. In diesem Artikel erfahren Sie, welcher Rechtsstand gilt, welche Formate zulässig sind und wie Sie die Umstellung in Ihrem Betrieb praktisch umsetzen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller noch Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers einfache PDF-Rechnungen verwenden. Ab 2027 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle betroffenen inländischen B2B-Umsätze. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

01 Das Wichtigste zur E-Rechnung 2026

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht rechtlich grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach.
• Für die Ausstellung dürfen Rechnungsaussteller bis zum 31. Dezember 2026 noch sonstige Rechnungen verwenden. Dazu zählen Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – einfache PDF-Rechnungen.
• Im Jahr 2027 gilt die verlängerte Übergangsregel insbesondere für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro.
• Ab 2028 ist bei betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
• Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können.
• Übliche Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1; bei ZUGFeRD gelten die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht als umsatzsteuerlich geeignete E-Rechnungsprofile.
• E-Rechnungen sind umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren. Mindestens der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

02 Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format muss eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglichen. Maßgeblich ist nicht der Versand per E-Mail, sondern die strukturierte Datenform. Für die Einordnung gilt grundsätzlich der Zeitpunkt des zugrunde liegenden Umsatzes.

E-Rechnung, PDF und Papierrechnung im Vergleich

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Ein PDF kann weiterhin elektronisch versendet werden, ist ohne strukturierte Rechnungsdaten aber keine E-Rechnung.

Rechnungsart	Technische Form	Einordnung seit 2025	Elektronische Weiterverarbeitung
XRechnung	Reine XML-Datei	E-Rechnung, sofern die Anforderungen erfüllt sind	Direkt maschinell verarbeitbar
ZUGFeRD	PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei	E-Rechnung in geeigneter Version und geeignetem Profil	XML-Daten sind maschinell verarbeitbar
Einfaches PDF	Unstrukturierte PDF-Datei	Sonstige Rechnung	Regelmäßig nur mit zusätzlicher Erkennung oder manueller Erfassung
Papierrechnung	Papierdokument	Sonstige Rechnung	Keine unmittelbare elektronische Verarbeitung

XRechnung, ZUGFeRD und weitere zulässige Formate

XRechnung und ZUGFeRD sind in Deutschland verbreitete E-Rechnungsformate. Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und benötigt für die menschliche Ansicht einen Viewer. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten; bei Abweichungen ist der strukturierte Teil maßgeblich.

Nach der Verwaltungsauffassung erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen. Ausgenommen sind bei ZUGFeRD die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Auch ein zwischen den Geschäftspartnern vereinbartes anderes Format, etwa ein EDI-Verfahren, kann zulässig sein, wenn sich die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig daraus extrahieren lassen.

03 Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Inländische B2B-Umsätze

Die neue Regelung betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Als inländisch gilt ein Unternehmen insbesondere, wenn es seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland hat. Zur Unternehmereigenschaft können auch Freiberufler, Vermieter, Ärzte, Kleinunternehmer oder unternehmerisch tätige Vereine gehören.

Die bloße umsatzsteuerliche Registrierung eines ausländischen Unternehmens in Deutschland führt nicht automatisch dazu, dass es für diesen Zweck als inländisches Unternehmen gilt. Bei grenzüberschreitenden Fällen müssen Sitz, feste Niederlassung und Beteiligung der Betriebsstätte am konkreten Umsatz geprüft werden.

Ausnahmen von der Ausstellungspflicht

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung greift nicht in jedem Fall. Keine obligatorische E-Rechnung ist insbesondere erforderlich:

• bei Rechnungen an private Endverbraucher und anderen B2C-Umsätzen,
• für viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG,
• bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
• bei Fahrausweisen, die als Rechnung gelten,
• für Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden,
• bei Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind,
• bei bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Eine Ausnahme von der Ausstellungspflicht bedeutet nicht automatisch, dass ein unternehmerisch tätiger Empfänger keine E-Rechnungen empfangen können muss. Empfang und Ausstellung sind getrennt zu prüfen.

Kleinunternehmer und die 800.000-Euro-Grenze

Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen seit dem 1. Januar 2025 dennoch E-Rechnungen empfangen können. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gelten ab diesem Zeitpunkt die allgemeinen Vorgaben, soweit keine andere Ausnahme oder Übergangsregel greift.

Davon zu unterscheiden ist die Umsatzgrenze von 800.000 Euro. Sie definiert nicht den Kleinunternehmerstatus, sondern verlängert für bestimmte Rechnungsaussteller die allgemeine Übergangsfrist bis zum Ende des Jahres 2027. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027, soweit keine andere Ausnahme greift.

Unterschiede zwischen B2B und B2G

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzlichen Regeln des Bundes oder der Länder unterliegen. Im B2G-Bereich gelten je nach öffentlichem Auftraggeber zusätzliche Vorgaben. Dazu können besondere Übermittlungsportale, das Format XRechnung und eine Leitweg-ID gehören. Diese Vorgaben gelten neben den umsatzsteuerlichen B2B-Regeln und müssen für den jeweiligen öffentlichen Auftraggeber gesondert geprüft werden.

Für gewöhnliche B2B-Rechnungen ist grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich. Ein Unternehmen kann im dafür vorgesehenen Datenfeld stattdessen eine interne Käuferreferenz verwenden, wenn der Geschäftspartner dies verlangt.

04 Welche Fristen gelten von 2025 bis 2028?

Zeitraum	Empfang	Ausstellung
Seit 1. Januar 2025	Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.	Übergangsregel: Sonstige Rechnungen bleiben bis Ende 2026 allgemein zulässig.
2026	Keine allgemeine Empfangsübergangsfrist.	Papier weiterhin möglich; unstrukturierte elektronische Rechnungen wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
2027	Empfangspflicht besteht fort.	Verlängerte Übergangsregel bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro; außerdem Übergang für bestimmte EDI-Verfahren.
Ab 1. Januar 2028	Empfangspflicht besteht fort.	E-Rechnung bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich verpflichtend, sofern keine Ausnahme greift.

Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025

Für die Empfangsfähigkeit sieht das Umsatzsteuerrecht keine allgemeine Übergangsfrist vor. Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt rechtlich grundsätzlich, doch für die betriebliche Verarbeitung sind zusätzlich ein sicherer Eingangskanal, ein Viewer, Prüfregeln und eine geordnete Ablage sinnvoll.

Übergangsregelungen für 2025 und 2026

Bis zum 31. Dezember 2026 können alle Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen. Eine Papierrechnung ist in diesem Zeitraum ohne besondere Zustimmung möglich. Für ein einfaches PDF oder ein anderes unstrukturiertes elektronisches Format ist weiterhin die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Verlängerte Übergangsregel im Jahr 2027

Im Jahr 2027 dürfen Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Daneben können bestimmte EDI-Verfahren, die noch nicht alle Voraussetzungen einer E-Rechnung erfüllen, bis zum Ablauf des Jahres 2027 weitergenutzt werden. Unternehmen sollten die Umstellung dennoch nicht bis zum letzten möglichen Zeitpunkt verschieben, weil Stammdaten, Prozesse und Schnittstellen häufig Vorlauf benötigen.

Ausstellungspflicht ab 2028

Nach Ablauf der Übergangsfristen ist bei den betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinbeträge oder Leistungen von Kleinunternehmern, bleiben bestehen. Unternehmen sollten daher nicht pauschal jede Rechnung umstellen, sondern ihre Rechnungstypen und Geschäftspartner systematisch einordnen.

05 Welche Anforderungen muss eine E-Rechnung erfüllen?

Pflichtangaben im strukturierten Rechnungsteil

Eine ordnungsgemäße E-Rechnung muss die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten. Dazu gehören je nach Fall beispielsweise Name und Anschrift der Beteiligten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.

Die Leistungsbeschreibung muss im strukturierten Teil eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen. Ein bloßer Verweis auf eine unstrukturierte Anlage genügt nicht, wenn die Pflichtangaben erst dort vollständig werden.

Leistungsnachweise und ergänzende Anlagen

Anlagen bleiben möglich, wenn sie die strukturierten Rechnungsdaten ergänzen. Bei Dienstleistungen kann eine PDF-Anlage etwa detaillierte Stundennachweise, Tätigkeitsbeschreibungen oder Aufstellungen enthalten. Der strukturierte Teil muss dennoch die erforderliche Leistungsbeschreibung und alle übrigen Pflichtangaben tragen.

Unternehmen sollten festlegen, welche Informationen als Rechnungsdaten strukturiert übertragen werden und welche Nachweise ergänzend beigefügt werden. Das verhindert, dass wichtige Angaben nur in Anhängen stehen und automatisierte Prüfungen ins Leere laufen.

Validierung und Rechnungsprüfung

Eine technische Validierung kann prüfen, ob eine Datei dem vorgesehenen Format und den zugehörigen Geschäftsregeln entspricht. Sie kann etwa fehlende Pflichtfelder, falsche Datentypen oder unlogische Angaben erkennen. Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) empfiehlt eine Validierung bereits bei Erstellung und Versand, macht sie aber nicht zu einer eigenständigen Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung.

Die technische Prüfung ersetzt keine inhaltliche Rechnungsprüfung. Unternehmen müssen weiterhin kontrollieren, ob Leistung, Preise, Steuerangaben, Empfänger, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen sachlich stimmen. Sinnvoll ist deshalb ein zweistufiger Prozess aus technischer und fachlicher Prüfung.

06 Wie werden E-Rechnungen versendet, empfangen und gelesen?

E-Mail, Schnittstelle und Rechnungsportal

Das Umsatzsteuerrecht schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. In Betracht kommen insbesondere E-Mail, eine elektronische Schnittstelle, ein Download über ein Rechnungsportal oder ein gemeinsam genutzter Speicherort. Welcher Weg verwendet wird, können die Vertragspartner im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehung abstimmen.

Für den Alltag empfiehlt sich eine zentrale Empfangsadresse mit klaren Zugriffsrechten. Eingehende Dateien sollten automatisiert oder manuell auf Schadsoftware, Format, Dubletten und inhaltliche Plausibilität geprüft werden. Fehlgeschlagene Übermittlungen und Rückfragen sollten nachvollziehbar dokumentiert sein.

XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellen

Eine XRechnung enthält keine zusätzliche PDF-Ansicht. Für die menschliche Prüfung wird daher ein Viewer benötigt, der die XML-Daten lesbar darstellt. Auch die Finanzverwaltung bietet über ELSTER einen Viewer für XRechnung und ZUGFeRD an.

Bei einem hybriden ZUGFeRD-Dokument ist der strukturierte XML-Teil führend. Weicht die sichtbare PDF-Darstellung davon ab, sind die strukturierten Daten maßgeblich. Für die Rechnungsprüfung sollte deshalb nicht ausschließlich die PDF-Ansicht verwendet werden.

07 E-Rechnung in Buchhaltung und Archivierung

Aufbewahrungsfrist und Originalformat

Ein- und ausgehende Rechnungen sind umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil so gespeichert werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck oder eine neu erzeugte PDF-Datei ersetzen die originale strukturierte Rechnung nicht.

Die Ablage sollte Suchbarkeit, Zugriffsschutz, Nachvollziehbarkeit und die Verbindung zu Buchung und Geschäftsvorfall unterstützen. Daneben sind die jeweils anwendbaren GoBD-Anforderungen an elektronische Unterlagen und Verfahrensdokumentation zu beachten. Dieser Artikel ersetzt keine Prüfung des konkreten Archivierungsverfahrens.

Vorsteuerabzug und fehlerhafte Rechnungen

Eine formal oder inhaltlich fehlerhafte E-Rechnung kann den Vorsteuerabzug gefährden und eine Berichtigung erforderlich machen. Eine technische Warnung bedeutet jedoch nicht automatisch, dass die Rechnung steuerlich unwirksam ist. Umgekehrt ist eine technisch valide Datei nicht automatisch inhaltlich richtig.

Während der gesetzlichen Übergangsfristen kann eine zulässige sonstige Rechnung weiterhin eine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug sein. Nach Beginn der verpflichtenden Ausstellung sollte ein falsches Rechnungsformat ebenso wie eine fehlende Pflichtangabe zeitnah mit dem Rechnungsaussteller geklärt werden.

Berichtigungen, Sammelrechnungen und Verträge

Muss eine Rechnung nach Beginn der verpflichtenden Ausstellung als E-Rechnung erstellt werden, gilt dies grundsätzlich auch für ihre Berichtigung. Während der Übergangsfristen kann eine Berichtigung weiterhin in einem zulässigen anderen Format erfolgen. Sie muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen.

Sammelrechnungen bleiben möglich, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Auch Verträge oder Dauerrechnungen können Rechnungsfunktion haben, wenn sie die notwendigen Angaben enthalten. Ändern sich abrechnungsrelevante Daten, sollte geprüft werden, ob eine neue oder berichtigte E-Rechnung erforderlich ist.

08 So führen Unternehmen die E-Rechnung ein

Die rechtliche Empfangsfähigkeit ist nur der erste Schritt. Für einen stabilen Prozess müssen Unternehmen Rechnungsausgang, Rechnungseingang, Buchhaltung, Einkauf, Projektarbeit und Archivierung gemeinsam betrachten.

1. Rechnungstypen und Geschäftspartner erfassen

Erstellen Sie eine Übersicht über B2B-, B2C- und B2G-Rechnungen, steuerfreie Umsätze, Kleinbeträge, Gutschriften, Abschlagsrechnungen, Dauerrechnungen und ausländische Geschäftspartner. Ordnen Sie jedem Fall die geltende Pflicht, eine mögliche Ausnahme und den benötigten Übermittlungsweg zu.

2. Software und Datenqualität prüfen

Prüfen Sie, welche Formate die eingesetzte Rechnungssoftware erzeugen, empfangen, anzeigen und exportieren kann. Ebenso wichtig sind vollständige Kundenstammdaten, Steuernummern, Leistungszeiträume, Einheiten, Zahlungsbedingungen und eindeutige Leistungsbeschreibungen. Fehlerhafte Ausgangsdaten werden durch das strukturierte Format nicht automatisch richtig.

3. Empfang, Prüfung und Freigabe organisieren

Legen Sie eine zentrale Empfangsadresse oder Schnittstelle fest und bestimmen Sie Vertretungen. Definieren Sie, wer technische Fehler bearbeitet, wer die Leistung prüft und wer Rechnungen freigibt. Dokumentieren Sie außerdem, wie mit abgelehnten Dateien, Dubletten und Rechnungsberichtigungen umzugehen ist.

4. Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation anpassen

Beschreiben Sie, wie E-Rechnungen unverändert gespeichert, mit Buchungen verknüpft und während der Aufbewahrungsfrist wiedergefunden werden. Berechtigungen, Protokollierung, Datensicherung und Systemwechsel gehören ebenfalls in das Konzept. Bestehende GoBD- und Datenschutzdokumentationen sollten auf den neuen Prozess abgestimmt werden.

5. Testphase und Schulung durchführen

Testen Sie XRechnung und ZUGFeRD mit ausgewählten Geschäftspartnern, bevor große Mengen verarbeitet werden. Nutzen Sie typische und schwierige Fälle, etwa Anlagen, Teilrechnungen, Gutschriften oder lange Leistungsbeschreibungen. Schulen Sie Mitarbeitende darin, E-Rechnung, PDF und Papierrechnung zu unterscheiden und Fehlermeldungen richtig einzuordnen.

09 Vorteile und Grenzen der E-Rechnung

Strukturierte Rechnungsdaten können manuelle Erfassung reduzieren, Prüfungen beschleunigen und Medienbrüche zwischen Rechnungsstellung, Buchhaltung und Controlling vermeiden. Einheitliche Daten erleichtern außerdem die Zuordnung zu Bestellungen, Projekten, Kostenstellen und Zahlungen.

Die Vorteile entstehen jedoch nicht allein durch das Dateiformat. Unvollständige Stammdaten, unklare Zuständigkeiten, fehlende Schnittstellen oder ungeprüfte Automatisierungen können neue Fehlerquellen schaffen. Eine erfolgreiche Einführung verbindet deshalb Technik, Fachprozess, interne Kontrolle und Aufbewahrung.

10 E-Rechnungen mit TimO erstellen

Rechnungsstellung in XRechnung und ZUGFeRD

Wenn Sie Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten, bietet Ihnen TimO eine integrierte E-Rechnungsfunktion. Mit der TimO Rechnungssoftware lassen sich E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format erstellen. Die Software unterstützt die Norm EN 16931 und verbindet die Rechnungsstellung mit der Projektarbeit: Erfasste Projektzeiten, Leistungen, Reisekosten oder Materialkosten können als Grundlage für die Abrechnung übernommen werden. Angebote, Rechnungen, Teilabrechnungen und Gutschriften lassen sich im System erstellen und Rechnungen direkt aus der Software versenden.

E-Rechnung direkt aus der Projektabrechnung

Für Dienstleister und projektorientierte Unternehmen verbindet die TimO Projektabrechnung Projektzeiten, Leistungen, Material und Reisekosten mit der Rechnungsstellung. Das unterstützt insbesondere Agenturen, Beratungen und andere Unternehmen, die mehrere Kundenprojekte parallel verwalten und deren Leistungen nachvollziehbar abrechnen möchten.

11 Fazit

Die E-Rechnungspflicht besteht nicht seit 2025 in jeder Hinsicht vollständig. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, während für die Ausstellung Übergangsregeln bis Ende 2026 und teilweise bis Ende 2027 gelten. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um Formate, Stammdaten, Prüfprozesse und Aufbewahrung so vorzubereiten, dass die reguläre Ausstellungspflicht ab 2028 zuverlässig erfüllt werden kann.

12 Häufige Fragen (FAQ)

Quellenverzeichnis