Ein Soll-Ist-Vergleich stellt geplante Werte (Soll) den tatsächlich erreichten Werten (Ist) gegenüber. Dadurch werden Abweichungen bei Kosten, Arbeitsaufwänden oder Terminen sichtbar, die anschließend bewertet werden können.
Das Wichtigste in Kürze
- Vergleichbare Werte: Soll- und Ist-Werte müssen dieselbe Größe und einen vergleichbaren Zeitraum oder Leistungsstand betreffen.
- Abweichungen richtig einordnen: Ein Soll-Ist-Vergleich zeigt Unterschiede zwischen Planung und Realität. Die Ursachen müssen anschließend untersucht werden.
- Entwicklung regelmäßig prüfen: Wiederholte Vergleiche helfen, Veränderungen im Projektverlauf frühzeitig zu erkennen und möglichen Handlungsbedarf festzustellen.
01 Welche Werte werden beim Soll-Ist-Vergleich verglichen?
Bei einem Soll-Ist-Vergleich werden geplante oder vorgegebene Werte (Sollwerte) den tatsächlich festgestellten Werten (Istwerte) gegenübergestellt. Im Projektmanagement wird dafür häufig auch der Begriff Plan-Ist-Vergleich verwendet.
Typische Vergleichsgrößen sind:
| Vergleichsgröße | Sollwert | Istwert |
|---|---|---|
| Projektkosten | Geplante Kosten für einen bestimmten Projektstand | Tatsächlich angefallene Kosten |
| Arbeitsaufwand | Vorgesehene Arbeitsstunden für eine Aufgabe | Tatsächlich geleistete Arbeitsstunden |
| Termine | Geplanter Fertigstellungstermin | Tatsächlicher Fertigstellungstermin |
| Erlöse | Erwartete Projekterlöse | Tatsächlich erzielte Projekterlöse |
Wichtig: Aussagekräftig ist der Vergleich nur, wenn Soll- und Ist-Werte dieselbe Größe sowie einen vergleichbaren Zeitraum oder Leistungsstand betreffen.
02 Wie berechnet man eine Soll-Ist-Abweichung?
Die Soll-Ist-Abweichung zeigt, wie stark ein tatsächlicher Wert von der Planung abweicht. Sie kann als absoluter Unterschied oder als prozentuale Abweichung berechnet werden.
Absolute Abweichung:
Soll-Ist-Abweichung = Istwert − Sollwert
Prozentuale Abweichung:
Soll-Ist-Abweichung in % = (Istwert − Sollwert) / Sollwert × 100
Die prozentuale Berechnung setzt einen Sollwert ungleich null voraus.
Beispiel: Für eine Projektaufgabe sind 100 Arbeitsstunden geplant. Tatsächlich werden 120 Stunden benötigt. Die absolute Abweichung beträgt +20 Stunden, die prozentuale Abweichung +20 %.
Wichtig: Ein positives Rechenergebnis bedeutet nicht automatisch eine günstige Entwicklung. Bei Kosten oder Arbeitsaufwänden zeigt ein positiver Wert einen Mehrverbrauch an. Bei Erlösen kann eine positive Abweichung dagegen vorteilhaft sein.
03 Soll-Ist-Vergleich: Beispiel aus der Praxis
Ein Dienstleistungsunternehmen führt ein Kundenprojekt mit einem Gesamtbudget von 30.000 Euro durch. Für einen bestimmten Projektstand waren Kosten von 12.000 Euro geplant. Tatsächlich sind zu diesem Zeitpunkt bereits 15.000 Euro angefallen.
Der Soll-Ist-Vergleich ergibt:
| Vergleichsgröße | Betrag |
|---|---|
| Gesamtbudget des Projekts | 30.000 € |
| Soll-Kosten zum betrachteten Projektstand | 12.000 € |
| Ist-Kosten zum betrachteten Projektstand | 15.000 € |
| Absolute Abweichung | +3.000 € |
| Prozentuale Abweichung | +25 % |
Die tatsächlichen Kosten liegen damit 3.000 Euro beziehungsweise 25 % über dem geplanten Kostenstand.
Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass das Gesamtbudget überschritten wird. Dafür muss zusätzlich geprüft werden, welche Projektleistungen bereits erbracht wurden und welche Kosten bis zum Abschluss voraussichtlich noch entstehen.
Das Beispiel zeigt: Ein Soll-Ist-Vergleich macht Abweichungen sichtbar. Ob daraus Handlungsbedarf entsteht, lässt sich erst durch die Bewertung des Projektfortschritts und der Ursachen beurteilen.
04 Wie funktioniert ein Soll-Ist-Vergleich im Projekt?
Ein Soll-Ist-Vergleich wird während eines Projekts regelmäßig durchgeführt, um Abweichungen zwischen Planung und tatsächlicher Entwicklung zu erkennen. Der Ablauf umfasst vier Schritte:
- Sollwerte festlegen: Geplante Kosten, Arbeitsstunden oder Termine als Vergleichsgrundlage bestimmen.
- Istwerte erfassen: Tatsächlich angefallene Kosten, geleistete Arbeitsstunden oder erreichte Termine dokumentieren.
- Abweichungen berechnen: Soll- und Istwerte auf vergleichbarer Grundlage gegenüberstellen und Unterschiede ermitteln.
- Ergebnisse bewerten: Ursachen wesentlicher Abweichungen untersuchen und prüfen, ob Anpassungen erforderlich sind.
Entscheidend ist die regelmäßige Auswertung: So lässt sich erkennen, ob Abweichungen einmalig auftreten oder sich im Projektverlauf wiederholen beziehungsweise verstärken.
05 Welche Bedeutung hat der Soll-Ist-Vergleich im Projektcontrolling?
Der Soll-Ist-Vergleich ist ein wichtiges Instrument des Projektcontrollings. Er macht sichtbar, ob tatsächliche Kosten, Arbeitsaufwände oder Termine von der Planung abweichen.
Das Projektcontrolling nutzt diese Informationen, um Abweichungen zu untersuchen, ihre Auswirkungen auf den weiteren Projektverlauf einzuschätzen und Entscheidungsgrundlagen für die Projektsteuerung bereitzustellen.
Der Unterschied: Der Soll-Ist-Vergleich zeigt, wo Abweichungen bestehen. Das Projektcontrolling bewertet diese im Zusammenhang mit Projektfortschritt, Budget und erwarteter weiterer Entwicklung.
06 Soll-Ist-Vergleich mit TimO®
TimO® unterstützt Soll-Ist-Vergleiche von Projektzeiten und Projektkosten. Geplante Werte können den tatsächlich erfassten Zeiten und angefallenen Kosten gegenübergestellt werden, um Abweichungen sichtbar zu machen.
Projektbezogene Auswertungen helfen Verantwortlichen, die Entwicklung ihrer Projekte nachzuvollziehen und möglichen Handlungsbedarf zu erkennen.
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