Kapazitätsplanung gleicht den geplanten Arbeitsbedarf mit der verfügbaren Kapazität von Mitarbeitern ab. Dabei berücksichtigt sie, wie viel Arbeitszeit tatsächlich zur Verfügung steht und welche Kapazitäten bereits für andere Aufgaben oder Projekte eingeplant sind.
Das Wichtigste in Kürze
- Verfügbare Kapazität: Arbeitszeitmodelle, Feiertage, Abwesenheiten und bereits eingeplante Aufgaben beeinflussen, wie viel Arbeitszeit für neue Projekte frei ist.
- Kapazitätsengpässe: Übersteigt der geplante Arbeitsbedarf die verfügbare Kapazität, wird eine Überplanung sichtbar. Ob und wie die Planung angepasst wird, ist eine gesonderte Entscheidung.
- Planungstiefe: Kapazitäten können zunächst grob und bei näher rückenden Aufgaben detaillierter bis auf Tagesebene geplant werden.
01 Wie wird die verfügbare Kapazität berechnet?
Ausgangspunkt der Kapazitätsplanung ist die vorgesehene Arbeitszeit innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Werden Feiertage, Urlaub und weitere relevante Abwesenheiten berücksichtigt, ergibt sich die verfügbare Kapazität.
Davon werden die bereits für Aufgaben und Projekte eingeplanten Stunden abgezogen. Das Ergebnis ist die freie Kapazität, die für zusätzliche Arbeiten zur Verfügung steht.
Freie Kapazität = verfügbare Kapazität − bereits verplante Kapazität
Wichtig ist, dass alle Werte denselben Planungszeitraum betreffen und Abwesenheiten nicht mehrfach abgezogen werden.
02 Kapazitätsplanung: Beispiel aus der Praxis
Eine Mitarbeiterin verfügt in einer Woche über 32 Stunden Arbeitskapazität. Davon sind bereits 24 Stunden für bestehende Projekte eingeplant. Für ein zusätzliches Projekt werden weitere 12 Stunden benötigt.
Die Kapazitätsplanung zeigt folgende Situation:
| Kennzahl | Stunden |
|---|---|
| Verfügbare Wochenkapazität | 32 |
| Bereits für Projekte verplant | 24 |
| Freie Kapazität | 8 |
| Zusätzlicher Kapazitätsbedarf | 12 |
| Fehlende Kapazität | 4 |
Ergebnis: Für das zusätzliche Projekt stehen nur acht der benötigten zwölf Stunden zur Verfügung. Es besteht ein Kapazitätsengpass von vier Stunden.
Die Projektverantwortlichen können nun prüfen, ob sich Aufgaben verschieben, anders verteilen oder zeitlich neu planen lassen.
03 Warum ist Kapazitätsplanung wichtig?
Kapazitätsplanung hilft Unternehmen, den geplanten Arbeitsbedarf mit den verfügbaren personellen Kapazitäten abzustimmen. So können Projektverantwortliche frühzeitig erkennen, ob ausreichend Arbeitszeit für bestehende und neue Aufgaben vorhanden ist.
Für die Projektsteuerung ergeben sich drei wesentliche Vorteile:
- Engpässe frühzeitig erkennen: Die Kapazitätsplanung zeigt, wenn der geplante Arbeitsbedarf die verfügbaren Kapazitäten übersteigt.
- Projektzusagen prüfen: Vor der Übernahme zusätzlicher Aufgaben oder Projekte lässt sich beurteilen, ob die benötigte Arbeitszeit zur Verfügung steht.
- Planung anpassen: Bei fehlenden Kapazitäten können Verantwortliche Aufgaben anders verteilen, Prioritäten verändern oder Termine verschieben.
Wichtig: Kapazitätsplanung macht Engpässe und Überplanungen sichtbar. Sie ersetzt jedoch nicht die Entscheidung darüber, welche Aufgaben Vorrang haben und wie verfügbare Kapazitäten eingesetzt werden.
04 Kapazitätsplanung mit TimO
TimO unterstützt die Kapazitätsplanung mit unterschiedlichen Planungssichten – von einer groben Stunden- und Prozentplanung bis zur detaillierten Tagesplanung. Dadurch lässt sich die Planungstiefe an den jeweiligen Projektbedarf anpassen.
Bei der Ermittlung freier Kapazitäten können außerdem Urlaub, weitere Abwesenheiten und bereits eingeplante Projektarbeit berücksichtigt werden. So erhalten Projektverantwortliche eine bessere Grundlage, um verfügbare Arbeitszeit und geplanten Kapazitätsbedarf aufeinander abzustimmen.
Grobe Kapazitätsplanung in TimO®
Detaillierte Tagesplanung in TimO®
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