Projektcontrolling: Definition & Beispiel

Projektcontrolling verbindet Planungs- und Ist-Daten, um die wirtschaftliche und operative Entwicklung eines Projekts nachvollziehbar zu machen. Dazu gehören insbesondere Budgets, Kosten, Erlöse, Aufwände, Abweichungen, Prognosen und Nachkalkulation.

Das Wichtigste in Kürze

Plan-Ist-Vergleich: Projektcontrolling stellt geplante und tatsächliche Kosten, Termine und Fortschritte gegenüber. Wichtig ist, dass die verglichenen Werte denselben Zeitraum und Leistungsstand betreffen.
Abweichungen und Prognosen: Die Analyse zeigt, wo ein Projekt von der Planung abweicht und welche Auswirkungen auf den weiteren Projektverlauf zu erwarten sind.
Entscheidungsunterstützung: Projektcontrolling liefert Informationen für die Steuerung eines Projekts. Die Verantwortung für Entscheidungen bleibt bei der zuständigen Projektleitung.

01 Welche Aufgaben hat das Projektcontrolling?

Projektcontrolling unterstützt die Projektsteuerung, indem es die geplante und tatsächliche Entwicklung eines Projekts gegenüberstellt und bewertet. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

Prognosen und Entscheidungsgrundlagen erstellen: Die voraussichtliche weitere Projektentwicklung einschätzen und Handlungsbedarf für die Projektleitung aufzeigen.
Budgets und Planwerte überwachen: Prüfen, ob sich Kosten, Termine und Projektfortschritt im Rahmen der Planung entwickeln.
Ist-Daten auswerten: Tatsächliche Kosten, geleistete Arbeitsstunden und den erreichten Projektfortschritt analysieren.
Abweichungen untersuchen: Unterschiede zwischen Plan- und Ist-Werten erkennen, ihre Ursachen prüfen und mögliche Auswirkungen bewerten.

02 Wie funktioniert Projektcontrolling?

Projektcontrolling ist ein fortlaufender Prozess, bei dem geplante und tatsächliche Projektwerte regelmäßig verglichen werden. Der grundlegende Ablauf umfasst vier Schritte:

Planwerte festlegen: Budget, geplante Kosten, Termine und Leistungsziele als Grundlage für spätere Vergleiche bestimmen.
Ist-Daten erfassen: Tatsächliche Kosten, geleistete Arbeitsstunden und den erreichten Projektfortschritt ermitteln.
Abweichungen analysieren: Plan- und Ist-Werte auf vergleichbarer Grundlage gegenüberstellen und die Ursachen wesentlicher Abweichungen untersuchen.
Prognosen und Maßnahmen ableiten: Die voraussichtliche weitere Projektentwicklung bewerten und mögliche Steuerungsmaßnahmen mit der Projektleitung abstimmen.

Entscheidend ist die Vergleichbarkeit der Daten: Eine Kostenabweichung ist nur aussagekräftig, wenn die zugrunde liegenden Plan- und Ist-Werte sachlich und zeitlich zusammenpassen.

03 Welche Kennzahlen sind im Projektcontrolling wichtig?

Im Projektcontrolling werden verschiedene Kennzahlen und Steuerungsgrößen genutzt, um die wirtschaftliche und operative Entwicklung eines Projekts zu beurteilen.

Kennzahl	Bedeutung
Projektbudget	Der finanzielle Rahmen, der für das gesamte Projekt vorgesehen ist.
Ist-Kosten	Die Kosten, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich angefallen sind.
Plan-Ist-Abweichung	Der Unterschied zwischen geplanten und tatsächlichen Werten für einen vergleichbaren Zeitraum oder Leistungsstand.
Projektfortschritt	Der Stand der tatsächlich erbrachten Projektleistung im Verhältnis zur Planung.
Kostenprognose	Die Einschätzung, welche Gesamtkosten bis zum Projektabschluss voraussichtlich entstehen.

Wichtig: Einzelne Kennzahlen sind nur begrenzt aussagekräftig. Erst ihr Zusammenhang zeigt, ob ein Projekt wirtschaftlich und zeitlich im Plan liegt.

04 Projektcontrolling: Beispiel aus der Praxis

Ein IT-Dienstleister führt ein Kundenprojekt mit einem Gesamtbudget von 40.000 Euro durch. Zu einem festgelegten Projektstand waren Kosten von 20.000 Euro geplant. Tatsächlich sind bereits 24.000 Euro angefallen.

Der Plan-Ist-Vergleich zeigt:

Kennzahl	Betrag
Gesamtbudget	40.000 €
Geplante Kosten zum betrachteten Projektstand	20.000 €
Tatsächliche Kosten	24.000 €
Kostenabweichung	+4.000 €

Die tatsächlichen Kosten liegen damit 4.000 Euro beziehungsweise 20 % über dem geplanten Kostenstand.

Ob auch das Gesamtbudget überschritten wird, lässt sich daraus allein nicht ableiten. Dafür muss das Projektcontrolling den erreichten Leistungsstand und die voraussichtlich noch anfallenden Kosten berücksichtigen.

Das Beispiel zeigt: Ein Plan-Ist-Vergleich macht Kostenabweichungen sichtbar. Erst die zusätzliche Bewertung des Projektfortschritts und der erwarteten Restkosten ermöglicht eine fundierte Kostenprognose.

05 Projektcontrolling und Projektmanagement: Was ist der Unterschied?

Projektmanagement umfasst die gesamte Planung, Organisation und Steuerung eines Projekts. Projektcontrolling konzentriert sich dagegen auf die Analyse von Projektinformationen, Abweichungen und Prognosen, um die Projektsteuerung zu unterstützen.

Kriterium	Projektmanagement	Projektcontrolling
Schwerpunkt	Planung, Durchführung und Steuerung des Projekts	Überwachung und Analyse der Projektentwicklung
Zentrale Frage	Wie erreichen wir die Projektziele?	Entwickelt sich das Projekt wie geplant?
Typische Aufgaben	Aufgaben, Termine und Ressourcen koordinieren	Plan-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen und Prognosen erstellen
Ergebnis	Entscheidungen und Maßnahmen zur Projektsteuerung	Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen

Beide Bereiche ergänzen sich: Das Projektcontrolling liefert Informationen über den Projektverlauf. Die Projektleitung nutzt diese Erkenntnisse, um bei Bedarf steuernd einzugreifen.

06 Projektcontrolling mit TimO®

TimO® unterstützt das Projektcontrolling, indem Projektbudgets, Kosten und erfasste Projektzeiten gemeinsam ausgewertet werden können. Plan-Ist-Vergleiche machen Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Werten sichtbar.

Projektverantwortliche können projektbezogene Auswertungen nutzen, um die wirtschaftliche Entwicklung ihrer Projekte zu beurteilen und mögliche Steuerungsmaßnahmen vorzubereiten.