Arbeitszeiterfassung bezeichnet die systematische Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeit von Beschäftigten. Dabei werden insbesondere Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die für die Ermittlung der Arbeitsdauer relevanten Pausen berücksichtigt. Die Arbeitszeiterfassung kann manuell, beispielsweise auf Papier, oder digital über eine Software, eine App oder ein Zeiterfassungsterminal erfolgen. Ziel ist es, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nachvollziehbar zu dokumentieren.
Der Begriff beschreibt den Vorgang der Arbeitszeitdokumentation, nicht ein bestimmtes technisches System. Welche Erfassungsmethode geeignet ist, hängt unter anderem von den Arbeitsabläufen und den betrieblichen Anforderungen ab.
01 Wozu dient Arbeitszeiterfassung?
Die erfassten Arbeitszeitdaten bilden eine Grundlage für betriebliche Auswertungen, die Verwaltung von Zeitkonten und die Vorbereitung zeitbezogener Abrechnungsprozesse.
Zu den wichtigsten Anwendungsbereichen gehören:
- Arbeitszeitdokumentation: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit werden festgehalten und können bei Bedarf nachvollzogen werden.
- Zeitkonten und Arbeitszeitregelungen: Erfasste Zeiten können zur Berechnung von Zeitguthaben und zur Prüfung vereinbarter Arbeitszeitmodelle herangezogen werden.
- Lohnabrechnung und Verwaltung: Abrechnungsrelevante Arbeitszeitdaten können als Grundlage für die weitere Verarbeitung in der Personalverwaltung oder Lohnabrechnung dienen.
Welche Auswertungen und Weiterverarbeitungen möglich sind, hängt vom eingesetzten Verfahren und den betrieblichen Anforderungen ab.
02 Welche Methoden der Arbeitszeiterfassung gibt es?
Arbeitszeiten lassen sich manuell oder digital erfassen. Die Verfahren unterscheiden sich vor allem darin, wie Beschäftigte ihre Zeiten dokumentieren und wie die erfassten Daten anschließend verwaltet werden.
| Methode | Funktionsweise |
|---|---|
| Papierbasierte Arbeitszeiterfassung | Beschäftigte tragen Arbeitsbeginn, Arbeitsende und gegebenenfalls Pausen handschriftlich in Stundenzettel oder Listen ein. |
| Tabellenbasierte Arbeitszeiterfassung | Arbeitszeiten werden beispielsweise in Excel-Tabellen dokumentiert und bei Bedarf ausgewertet. |
| Browserbasierte Zeiterfassung | Beschäftigte erfassen ihre Arbeitszeiten über eine webbasierte Anwendung am Computer oder einem anderen geeigneten Gerät. |
| Mobile Zeiterfassung per App | Arbeitszeiten werden über eine Anwendung auf dem Smartphone oder Tablet erfasst. |
| Stationäre Zeiterfassung am Terminal | Beschäftigte buchen ihre Arbeitszeiten an einem fest installierten Erfassungsgerät, beispielsweise am Unternehmenseingang. |
Welche Methode geeignet ist, hängt unter anderem von den Arbeitsorten, der Anzahl der Beschäftigten und den betrieblichen Abläufen ab. Unternehmen können auch mehrere Erfassungswege miteinander kombinieren.
03 Arbeitszeiterfassung, Zeiterfassungssystem und Projektzeiterfassung: Was ist der Unterschied?
Die Begriffe Arbeitszeiterfassung, Zeiterfassungssystem und Zeiterfassungssoftware werden im Alltag häufig ähnlich verwendet. Sie bezeichnen jedoch nicht genau dasselbe. Auch die Projektzeiterfassung verfolgt einen anderen Zweck als die reine Dokumentation der Arbeitszeit.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Arbeitszeiterfassung | Der Vorgang, bei dem die geleistete Arbeitszeit von Beschäftigten erfasst und dokumentiert wird. |
| Zeiterfassungssystem | Eine organisatorische oder technische Lösung, mit der Arbeitszeiten erfasst, zugeordnet und verwaltet werden. |
| Zeiterfassungssoftware | Eine digitale Anwendung, die die Erfassung und Verarbeitung von Zeitdaten unterstützt. |
| Projektzeiterfassung | Die Erfassung und Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten, Tätigkeiten oder Aufgaben, beispielsweise für das Projektcontrolling oder die Projektabrechnung. |
Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung
Bei der Arbeitszeiterfassung steht im Vordergrund, wie lange Beschäftigte gearbeitet haben. Die Projektzeiterfassung dokumentiert dagegen, wofür Arbeitszeit innerhalb bestimmter Projekte oder Aufgaben eingesetzt wurde.
Beide Formen können miteinander kombiniert werden. Sie erfüllen jedoch unterschiedliche Dokumentations- und Auswertungszwecke.
04 Ist Arbeitszeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?
In Deutschland besteht für Arbeitgeber grundsätzlich die Pflicht, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) klargestellt. Die Verpflichtung ergibt sich nach der Entscheidung aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG).
Zu erfassen sind grundsätzlich Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und damit auch deren Dauer einschließlich der Überstunden. Die Arbeitszeiterfassung muss dabei nicht in jedem Fall elektronisch erfolgen. Je nach Tätigkeit und betrieblichen Gegebenheiten können auch Aufzeichnungen auf Papier geeignet sein.
Bei der konkreten Umsetzung sind die geltenden gesetzlichen Vorgaben sowie mögliche Ausnahmen und Sonderregelungen zu berücksichtigen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Ratgeber zur Zeiterfassungspflicht und ihren gesetzlichen Grundlagen.
05 Digitale Arbeitszeiterfassung mit TimO®
Mit der TimO® Zeiterfassung können Unternehmen Arbeitszeiten digital erfassen und zentral verwalten. Je nach Arbeitsumgebung stehen unterschiedliche Erfassungswege zur Verfügung, beispielsweise über den Browser, eine mobile App oder ein Zeiterfassungsterminal.
So lassen sich Arbeitszeiten unabhängig vom jeweiligen Erfassungsweg in einem gemeinsamen System dokumentieren und für die weitere Verwaltung bereitstellen. Welche Erfassungsmethode und welche Funktionen geeignet sind, hängt von den Arbeitsabläufen und Anforderungen des Unternehmens ab.