Ein Mitarbeiter arbeitet acht Stunden, bucht davon aber nur fünfeinhalb Stunden auf Kundenprojekte. Fehlen zweieinhalb Stunden in der Zeiterfassung? Nicht unbedingt. Denn Arbeitszeit und Projektzeit erfassen unterschiedliche Informationen.
Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert, wann und wie lange Beschäftigte arbeiten. Die Projektzeiterfassung zeigt dagegen, wie viel Zeit für bestimmte Projekte, Aufgaben oder Tätigkeiten aufgewendet wird. Beide Werte können übereinstimmen, müssen es aber nicht.
Für Unternehmen ist diese Unterscheidung wichtig: Nur wenn Arbeitsstunden und Projektstunden richtig eingeordnet werden, lassen sich Zeitbuchungen sinnvoll prüfen, Projektaufwände auswerten und mögliche Erfassungslücken erkennen.
Kurzantwort: Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeit und Projektzeit?
Arbeitszeit beschreibt die Zeit, in der Beschäftigte ihre Arbeitsleistung erbringen. Sie bildet unter anderem die Grundlage für Arbeitszeitkonten und die Dokumentation der täglichen Arbeitszeit.
Projektzeit beschreibt den Zeitaufwand, der einem bestimmten Projekt oder einer projektbezogenen Tätigkeit zugeordnet wird. Sie dient beispielsweise der Aufwandsermittlung, Projektkontrolle und gegebenenfalls der Kundenabrechnung.
Der entscheidende Unterschied: Arbeitszeit beantwortet die Frage „Wie lange wurde gearbeitet?“ Projektzeit beantwortet die Frage „Wofür wurde gearbeitet?“
Beispielsweise kann ein Mitarbeiter an einem Tag acht Stunden arbeiten, davon fünfeinhalb Stunden auf Kundenprojekte buchen und zweieinhalb Stunden mit internen Tätigkeiten verbringen.
Die Differenz ist nicht automatisch ein Fehler. Entscheidend ist, welche Tätigkeiten als Projektzeit erfasst werden und welche Zeiten die jeweilige Auswertung berücksichtigt.
01 Arbeitszeit: Wann und wie lange wurde gearbeitet?
Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert, wann die Arbeit beginnt und endet und wie lange gearbeitet wurde. Sie umfasst grundsätzlich die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen. Damit ist sie nicht automatisch mit der gesamten Anwesenheitszeit im Unternehmen gleichzusetzen.
Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert, wann die Arbeit beginnt und endet und wie lange gearbeitet wurde. Je nach Erfassungssystem können auch Pausen, Überstunden und Arbeitszeitkonten berücksichtigt werden.
Beispiel: Eine Mitarbeiterin beginnt um 8:00 Uhr und beendet ihre Arbeit um 16:30 Uhr. Dazwischen liegt eine Pause von 30 Minuten.
| Zeitangabe | Dauer |
|---|---|
| Anwesenheitszeit von 8:00 bis 16:30 Uhr | 8,5 Stunden |
| Pause | 0,5 Stunden |
| Arbeitszeit | 8,0 Stunden |
Die Arbeitszeiterfassung zeigt damit, wie lange die Mitarbeiterin gearbeitet hat. Sie beantwortet jedoch nicht automatisch die Frage, für welche Projekte oder Tätigkeiten diese acht Stunden eingesetzt wurden.
Dafür wird eine zusätzliche Zuordnung der geleisteten Zeit benötigt – beispielsweise über die Projektzeiterfassung.
02 Projektzeit: Wofür wurde gearbeitet?
Die Projektzeit beschreibt den Zeitaufwand, den Beschäftigte für ein bestimmtes Projekt oder eine zugehörige Aufgabe aufwenden. Bei der Projektzeiterfassung werden geleistete Stunden einem Projekt, einer Tätigkeit oder einem Vorgang zugeordnet.
Während die Arbeitszeiterfassung dokumentiert, wie lange gearbeitet wurde, zeigt die Projektzeiterfassung, wofür die Zeit eingesetzt wurde. Dadurch können Unternehmen nachvollziehen, wie viel Aufwand für einzelne Projekte entsteht und wie sich dieser auf unterschiedliche Aufgaben verteilt.
Beispiel: Die Mitarbeiterin aus unserem Arbeitszeitbeispiel hat acht Stunden gearbeitet. Davon entfallen drei Stunden auf Kundenprojekt A und zweieinhalb Stunden auf Kundenprojekt B.
| Projekt | Erfasste Projektzeit |
|---|---|
| Kundenprojekt A | 3,0 Stunden |
| Kundenprojekt B | 2,5 Stunden |
| Projektzeit für Kundenprojekte gesamt | 5,5 Stunden |
Die übrigen zweieinhalb Arbeitsstunden wurden für interne Tätigkeiten verwendet. Sie erscheinen in dieser Auswertung nicht, weil ausschließlich die beiden Kundenprojekte betrachtet werden.
Wichtig: Projektzeit ist nicht automatisch abrechenbare Zeit. Auch interne Projekte oder nicht fakturierbare Tätigkeiten innerhalb eines Kundenprojekts können als Projektzeit erfasst werden. Ob Stunden einem Kunden berechnet werden dürfen, hängt unter anderem von den vertraglichen Vereinbarungen und der Art der erbrachten Leistung ab.
Für das Projektcontrolling liefert die Projektzeiterfassung damit eine wichtige Grundlage: Sie zeigt, wie viel Arbeitsaufwand tatsächlich auf bestimmte Projekte entfällt. Ob die erfassten Stunden innerhalb des geplanten Budgets liegen, lässt sich durch den Vergleich mit den vorgesehenen Projektaufwänden beurteilen.
03 Arbeitszeit und Projektzeit im direkten Vergleich
Arbeitszeit und Projektzeit beschreiben unterschiedliche Perspektiven auf geleistete Arbeit. Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert die zeitliche Dauer der Arbeit. Die Projektzeiterfassung ordnet geleistete Stunden bestimmten Projekten, Aufgaben oder Tätigkeiten zu.
Die wichtigsten Unterschiede im Überblick:
| Merkmal | Arbeitszeit | Projektzeit |
|---|---|---|
| Zentrale Frage | Wann und wie lange wurde gearbeitet? | Wofür wurde gearbeitet? |
| Erfassung | Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen | Zeitaufwand für Projekte, Aufgaben oder Vorgänge |
| Zuordnung | Beschäftigte und Arbeitstage | Projekte und zugehörige Tätigkeiten |
| Typische Auswertung | Geleistete Arbeitsstunden, Arbeitszeitkonten und Überstunden | Projektaufwände, Stundenverteilung und Budgetverbrauch |
| Zweck | Dokumentation und Verwaltung der Arbeitszeit | Planung, Kontrolle und Auswertung von Projektaufwänden |
| Abrechnung | Nicht automatisch Grundlage für abrechenbare Projektleistungen | Kann bei entsprechender Vereinbarung als Grundlage für die Projektabrechnung dienen |
Beide Zeitwerte müssen nicht identisch sein. Eine Person kann beispielsweise acht Stunden arbeiten, aber nur fünfeinhalb Stunden auf Kundenprojekte buchen. Die übrige Arbeitszeit kann auf interne Aufgaben, allgemeine Verwaltung oder andere Tätigkeiten entfallen.
Entscheidend ist deshalb, welche Tätigkeiten erfasst werden und welche Zeitbuchungen in der jeweiligen Auswertung enthalten sind.
04 Praxisbeispiel: Acht Arbeitsstunden, 5,5 Stunden Kundenprojektzeit
Wie unterscheiden sich Arbeitszeit und Projektzeit im Arbeitsalltag? Das folgende fiktive Beispiel zeigt, warum beide Werte nicht zwangsläufig übereinstimmen.
Eine Mitarbeiterin arbeitet von 8:00 bis 16:30 Uhr. Nach Abzug einer 30-minütigen Pause ergibt sich eine Arbeitszeit von acht Stunden.
Während dieses Arbeitstags verteilt sich ihre Arbeitszeit auf folgende Tätigkeiten:
| Tätigkeit | Erfasste Zeit | Zuordnung |
|---|---|---|
| Kundenprojekt A | 3,0 Stunden | Kundenprojekt |
| Kundenprojekt B | 2,5 Stunden | Kundenprojekt |
| Internes Teammeeting | 1,0 Stunde | Interne Tätigkeit |
| Allgemeine Verwaltung | 1,5 Stunden | Interne Tätigkeit |
| Gesamt | 8,0 Stunden | Gesamte Arbeitszeit |
Aus den Zeitbuchungen ergeben sich zwei unterschiedliche Werte:
- Arbeitszeit: 8,0 Stunden
- Projektzeit für Kundenprojekte: 5,5 Stunden
Die Differenz beträgt 2,5 Stunden. Sie entsteht durch das interne Teammeeting und die allgemeine Verwaltung.
Diese Differenz ist kein Erfassungsfehler. Die Mitarbeiterin hat ihre acht Arbeitsstunden vollständig auf Tätigkeiten verteilt. In der betrachteten Projektauswertung werden jedoch ausschließlich die beiden Kundenprojekte berücksichtigt.
Würden auch interne Tätigkeiten entsprechenden Projekten oder Aufträgen zugeordnet, könnte die Summe aller erfassten Projekt- und Tätigkeitszeiten ebenfalls acht Stunden betragen.
Entscheidend ist deshalb, welche Zeiten miteinander verglichen werden: Die gesamte Arbeitszeit lässt sich nicht ohne Weiteres mit den Stunden einzelner Kundenprojekte gleichsetzen.
05 Warum Arbeitszeit und Projektzeit voneinander abweichen
Arbeitszeit und Projektzeit müssen nicht übereinstimmen. Ob eine Differenz nachvollziehbar ist oder auf fehlerhafte Buchungen hinweist, hängt davon ab, welche Tätigkeiten erfasst und welche Zeiten in der Auswertung berücksichtigt werden.
Typische Ursachen sind:
| Ursache | Auswirkung auf die Zeitwerte | Einordnung |
|---|---|---|
| Interne Tätigkeiten | Meetings, Verwaltung oder interne Abstimmungen werden nicht auf Kundenprojekte gebucht. | Eine geringere Kundenprojektzeit ist nachvollziehbar. |
| Nicht projektbezogene Aufgaben | Arbeitszeit wird für Tätigkeiten verwendet, die keinem Projekt zugeordnet sind. | Die Differenz kann der vorgesehenen Erfassungslogik entsprechen. |
| Fehlende Projektbuchungen | Geleistete Projektarbeit wurde nicht oder nur teilweise erfasst. | Die Projektzeiten sind möglicherweise unvollständig. |
| Doppelte oder überlappende Buchungen | Derselbe Zeitraum wird mehrfach auf Projekte oder Tätigkeiten gebucht. | Die Summe der zugeordneten Zeiten kann zu hoch ausfallen. |
| Unterschiedliche Auswertungszeiträume | Arbeitszeit und Projektzeit werden für verschiedene Tage oder Zeiträume verglichen. | Die Werte sind ohne Angleichung der Zeiträume nicht direkt vergleichbar. |
Wann sollte eine Differenz geprüft werden?
Eine Abweichung ist besonders dann auffällig, wenn sie sich nicht durch dokumentierte Tätigkeiten oder die vereinbarte Erfassungslogik erklären lässt.
Drei Fragen helfen bei der ersten Prüfung:
- Sind die Zeiträume identisch? Arbeitsstunden und Projektstunden müssen sich auf denselben Auswertungszeitraum beziehen.
- Welche Tätigkeiten sind enthalten? Werden nur Kundenprojekte betrachtet oder auch interne Projekte und sonstige Aufgaben?
- Sind die Buchungen vollständig und plausibel? Fehlen Zuordnungen oder wurden Zeiten möglicherweise doppelt erfasst?
In unserem Praxisbeispiel sind die 2,5 Stunden Differenz nachvollziehbar: Eine Stunde entfällt auf ein internes Teammeeting, weitere 1,5 Stunden auf allgemeine Verwaltung.
Wären diese Tätigkeiten dagegen nicht dokumentiert, könnte dieselbe Differenz auf eine Erfassungslücke hindeuten.
Entscheidend ist deshalb nicht allein die Höhe der Abweichung, sondern ob sich die erfassten Stunden vollständig und nachvollziehbar erklären lassen.
06 Arbeitszeit und Projektzeit richtig abgleichen
Wer Arbeitszeit und Projektzeit vergleichen möchte, sollte nicht nur die erfassten Stundensummen gegenüberstellen. Entscheidend ist, ob sich die Buchungen auf denselben Zeitraum beziehen und welche Tätigkeiten in den jeweiligen Auswertungen enthalten sind.
Ein systematischer Abgleich lässt sich in fünf Schritten durchführen:
1. Gleichen Auswertungszeitraum festlegen: Zunächst werden Arbeitszeit und Projektzeit für denselben Zeitraum betrachtet, beispielsweise für einen Arbeitstag, eine Kalenderwoche oder einen Monat. Auch der betrachtete Personenkreis muss übereinstimmen.
2. Arbeitsstunden ermitteln: Anschließend wird festgestellt, wie viele Arbeitsstunden im ausgewählten Zeitraum tatsächlich erfasst wurden. Ruhepausen werden dabei nicht als geleistete Arbeitszeit berücksichtigt.
3. Projekt- und Tätigkeitszeiten zusammenstellen: Die erfassten Stunden werden nach Kundenprojekten, internen Projekten und sonstigen Tätigkeiten aufgeschlüsselt. So wird sichtbar, welche Arbeitszeit bereits einer Tätigkeit zugeordnet wurde.
4. Differenzen berechnen und einordnen: Die Summe der zugeordneten Zeiten wird mit der erfassten Arbeitszeit verglichen. Dabei ist zu unterscheiden, ob eine Differenz durch nicht projektbezogene Tätigkeiten entsteht oder ob möglicherweise Buchungen fehlen beziehungsweise doppelt erfasst wurden.
5. Auffällige Buchungen überprüfen: Nicht erklärbare Abweichungen werden anhand der einzelnen Zeitbuchungen geprüft. Falls erforderlich, werden fehlende oder fehlerhafte Zuordnungen nach den festgelegten betrieblichen Regeln korrigiert.
Beispiel: Was zeigt der Abgleich?
In unserem Praxisbeispiel wurden acht Arbeitsstunden erfasst. Davon entfallen 5,5 Stunden auf Kundenprojekte und 2,5 Stunden auf interne Tätigkeiten.
| Kennzahl | Erfasste Zeit |
|---|---|
| Arbeitszeit gesamt | 8,0 Stunden |
| Kundenprojektzeiten | 5,5 Stunden |
| Differenz zur Kundenprojektzeit | 2,5 Stunden |
| Summe aller zugeordneten Tätigkeitszeiten | 8,0 Stunden |
| Nicht zugeordnete Arbeitszeit | 0,0 Stunden |
| Begriff | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Arbeitszeit | Tatsächlich geleistete Arbeitszeit | 8,0 Stunden |
| Projektzeit | Einem Projekt zugeordneter Zeitaufwand | Kann Kunden- und interne Projekte umfassen |
| Kundenprojektzeit | Auf Kundenprojekte gebuchte Zeit | 5,5 Stunden |
| Abrechenbare Projektzeit | Projektzeit, die gemäß Vereinbarung berechnet werden kann | Im Beispiel nicht bestimmt |
Die Auswertung zeigt zwei unterschiedliche Ergebnisse:
Die Differenz zur Kundenprojektzeit ist durch interne Tätigkeiten erklärbar. Werden alle dokumentierten Tätigkeiten berücksichtigt, sind die acht Arbeitsstunden vollständig zugeordnet.
07 Freigaben und Leistungsnachweise sinnvoll einsetzen
Ein rechnerisch vollständiger Abgleich von Arbeitszeit und Projektzeit bedeutet nicht automatisch, dass alle Zeitbuchungen korrekt sind. Stunden können beispielsweise einem falschen Projekt zugeordnet oder Tätigkeiten ungenau beschrieben worden sein.
Deshalb ist es sinnvoll, Projektzeiten vor ihrer weiteren Verwendung zu prüfen. Ein geregelter Freigabeprozess kann dabei helfen, fehlerhafte oder unvollständige Angaben frühzeitig zu erkennen.
Von der Zeiterfassung zur geprüften Projektzeit
Ein möglicher Ablauf besteht aus vier Schritten:
1. Projektzeiten erfassen: Beschäftigte dokumentieren ihre geleisteten Stunden und ordnen diese den entsprechenden Projekten oder Tätigkeiten zu.
2. Buchungen prüfen: Projektverantwortliche kontrollieren, ob die erfassten Zeiten plausibel sind, zum richtigen Projekt gehören und ausreichend beschrieben wurden.
3. Projektzeiten freigeben: Nach der Prüfung werden die Buchungen entsprechend den betrieblichen Vorgaben bestätigt. Unklare oder fehlerhafte Einträge können zuvor zur Klärung zurückgegeben werden.
4. Zeiten auswerten oder nachweisen: Die geprüften Daten können anschließend beispielsweise für Projektauswertungen, Aufwandvergleiche oder projektbezogene Leistungsnachweise verwendet werden.
Welche Rolle spielen Leistungsnachweise?
Ein Leistungsnachweis dokumentiert, welche Arbeiten für ein Projekt erbracht wurden. Er kann beispielsweise Tätigkeiten, Zeitaufwände und Leistungszeiträume enthalten. Geprüfte Projektzeiten bilden dafür eine nachvollziehbare Datengrundlage.
Wichtig: Freigegebene Projektstunden sind nicht automatisch abrechenbar. Entscheidend sind die jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen.
Freigaben verbessern damit die Nachvollziehbarkeit der Projektzeitdaten. Sie ersetzen jedoch weder die Prüfung der zugrunde liegenden Buchungen noch die Entscheidung darüber, welche Leistungen tatsächlich abgerechnet werden können.
Arbeitszeit und Projektzeit mit TimO auswerten
Wer Arbeitszeit und Projektzeit getrennt erfasst, kann sowohl die geleisteten Arbeitsstunden als auch den Zeitaufwand für einzelne Projekte nachvollziehen. Die TimO Zeiterfassungssoftware unterstützt Unternehmen dabei, beide Perspektiven zu dokumentieren und für unterschiedliche Auswertungen zu nutzen.
Mit der Arbeitszeiterfassung lassen sich Arbeitszeiten dokumentieren. Über die TimO Projektzeiterfassung können Beschäftigte ihre geleisteten Stunden Projekten und zugehörigen Vorgängen zuordnen. So wird sichtbar, wie viel Zeit für bestimmte Projekte und Aufgaben aufgewendet wurde.
Projektbezogene Auswertungen helfen dabei, erfasste Aufwände nachzuvollziehen. Freigaben und Leistungsnachweise können den weiteren Prozess ergänzen, beispielsweise wenn Projektstunden geprüft oder gegenüber Kunden dokumentiert werden sollen.
Der Vorteil: Arbeitszeit und Projektzeit werden nicht miteinander gleichgesetzt, sondern entsprechend ihrem jeweiligen Zweck erfasst und ausgewertet.
Fazit: Arbeitszeit und Projektzeit richtig interpretieren
Arbeitszeit und Projektzeit beantworten unterschiedliche Fragen: Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert, wie lange Beschäftigte gearbeitet haben. Die Projektzeiterfassung zeigt, für welche Projekte und Tätigkeiten Zeit aufgewendet wurde.
Beide Werte müssen nicht übereinstimmen. Entscheidend ist, welche Tätigkeiten erfasst werden und welche Stunden in der jeweiligen Auswertung enthalten sind.
Ein systematischer Abgleich hilft Unternehmen, nachvollziehbare Differenzen von möglichen Erfassungslücken zu unterscheiden. Werden zusätzlich die einzelnen Zeitbuchungen geprüft, entsteht eine verlässlichere Grundlage für die Auswertung von Projektaufwänden und die weitere Projektsteuerung.