Wer Arbeitszeiten digital erfasst, muss die abrechnungsrelevanten Daten häufig auch für die Lohnabrechnung bereitstellen. Eine DATEV-Anbindung der Zeiterfassung kann diesen Datenaustausch unterstützen. Entscheidend ist, dass die benötigten Daten, das verwendete DATEV-System und der Übertragungsweg zusammenpassen.
Mit dem DATEV Lohnaustauschdatenservice unterstützt TimO® die Übertragung von Arbeitszeit- beziehungsweise Bewegungsdaten an DATEV. Welche Informationen im Einzelnen übergeben werden, richtet sich nach dem eingerichteten Datenaustausch und den Anforderungen der Lohnabrechnung.
In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Zeitdaten relevant sein können, wie der Datenfluss grundsätzlich funktioniert und welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen Unternehmen vor der Einrichtung prüfen sollten.
01 Welche Zeiterfassungsdaten sind für DATEV relevant?
Für die Lohnabrechnung werden je nach Unternehmen unterschiedliche Informationen aus der Zeiterfassung benötigt. Neben den geleisteten Arbeitsstunden können beispielsweise Abwesenheiten, Überstunden oder zuschlagsrelevante Zeiten eine Rolle spielen.
Welche Daten an DATEV übergeben werden sollen, hängt von den Arbeitszeitmodellen, den Abrechnungsregeln und dem eingesetzten DATEV-Lohnprogramm ab.
| Datenart | Beispiele | Bedeutung für die Lohnabrechnung |
|---|---|---|
| Arbeitszeiten | Geleistete Stunden, abrechnungsrelevante Zeitmengen | Grundlage für die Abrechnung zeitabhängiger Vergütungsbestandteile |
| Überstunden und Mehrarbeit | Vergütungspflichtige Mehrarbeitsstunden | Berücksichtigung vereinbarter Überstundenvergütungen |
| Zuschlagsrelevante Zeiten | Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit | Grundlage für die Berechnung entsprechender Zuschläge |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krankheit oder andere Fehlzeiten | Berücksichtigung abrechnungsrelevanter Abwesenheitsinformationen |
| Mitarbeiterzuordnung | Personalnummer oder andere vereinbarte Zuordnungsmerkmale | Eindeutige Zuordnung der Daten zur richtigen Person |
| Abrechnungszeitraum | Monat oder definierter Abrechnungsabschnitt | Zuordnung der übergebenen Informationen zur richtigen Abrechnungsperiode |
Welche Daten werden tatsächlich übertragen?
Nicht jede Information, die in einer Zeiterfassung gespeichert ist, muss auch an DATEV übergeben werden. Beispielsweise kann für die Lohnabrechnung eine bestimmte Anzahl zuschlagsrelevanter Stunden benötigt werden, ohne dass dafür sämtliche einzelnen Zeitbuchungen übertragen werden müssen.
TimO® unterstützt die Übertragung von Arbeitszeit- beziehungsweise Bewegungsdaten über den DATEV Lohnaustauschdatenservice. Welche Datenfelder und Informationen im konkreten Fall genutzt werden, wird bei der Einrichtung der Anbindung abgestimmt.
Unternehmen sollten deshalb vorab mit ihrer Lohnbuchhaltung oder Steuerkanzlei klären, welche Informationen benötigt werden und wie diese im verwendeten DATEV-System verarbeitet werden sollen.
02 Wie funktioniert der Datenfluss zwischen Zeiterfassung und DATEV?
Bei einer DATEV-Anbindung werden abrechnungsrelevante Informationen aus der Zeiterfassung für die Weiterverarbeitung in einem DATEV-Lohnprogramm bereitgestellt. Welche Schritte dabei erforderlich sind, hängt vom eingesetzten System, den benötigten Daten und dem Übertragungsverfahren ab.
Der grundlegende Datenfluss lässt sich in vier Schritte unterteilen.
1. Arbeitszeiten digital erfassen
Beschäftigte dokumentieren ihre Arbeitszeiten über die vorgesehenen Erfassungswege, beispielsweise im Browser, per App oder an einem Zeiterfassungsterminal.
Die Buchungen werden im Zeiterfassungssystem den jeweiligen Beschäftigten zugeordnet und nach den eingerichteten Arbeitszeitregeln verarbeitet.
2. Abrechnungsrelevante Daten vorbereiten
Vor der Übergabe wird festgelegt, welche Informationen die Lohnabrechnung benötigt. Dazu können beispielsweise geleistete Stunden, abrechnungsrelevante Mehrarbeit oder bestimmte Abwesenheitsinformationen gehören.
Je nach betrieblichem Ablauf müssen Buchungen geprüft, Korrekturen abgeschlossen und die erforderlichen Daten dem richtigen Abrechnungszeitraum zugeordnet werden.
3. Daten an DATEV übertragen
Anschließend werden die vorgesehenen Informationen über den eingerichteten Übertragungsweg an DATEV übergeben.
Je nach eingesetzter Lösung kann dies beispielsweise über einen strukturierten Dateiimport oder einen DATEV-Datenservice erfolgen. Die Verfahren unterscheiden sich hinsichtlich Einrichtung, technischer Anbindung und unterstütztem Datenaustausch.
4. Daten in der Lohnabrechnung prüfen
Nach der Übertragung kontrolliert die zuständige Lohnbuchhaltung oder Steuerkanzlei, ob die benötigten Informationen vollständig und korrekt zugeordnet vorliegen.
Erst danach werden die Daten im vorgesehenen Abrechnungsprozess weiterverarbeitet. Die Datenübertragung ersetzt somit nicht die fachliche Prüfung der Lohnabrechnung.
Welche Möglichkeiten der DATEV-Anbindung gibt es?
Der Begriff DATEV-Schnittstelle bezeichnet nicht immer dasselbe Übertragungsverfahren.
| Übertragungsweg | Grundprinzip | Worauf Unternehmen achten sollten |
|---|---|---|
| Dateiexport und -import | Abrechnungsdaten werden in einer strukturierten Datei bereitgestellt und in das Zielsystem importiert. | Dateiformat, Datenfelder, Zuordnung und Importablauf |
| DATEV Lohnimportdatenservice | Daten werden über einen DATEV-Datenservice aus einem Vorsystem für die Lohnabrechnung bereitgestellt. | Unterstütztes DATEV-Produkt, Partneranbindung und übertragbare Daten |
| DATEV Lohnaustauschdatenservice | Unterstützt den Datenaustausch zwischen angebundenen Systemen und DATEV-Lohnanwendungen. | Konkrete Implementierung, Datenumfang, Berechtigungen und Einrichtung |
Wichtig: Diese Übertragungswege sind nicht gleichzusetzen. Welche Daten übertragen werden können und welche Einrichtung erforderlich ist, muss für die jeweilige Anbindung geprüft werden.
TimO® unterstützt den DATEV Lohnaustauschdatenservice und kann darüber Arbeitszeit- beziehungsweise Bewegungsdaten an DATEV übertragen. Wie diese Anbindung konkret genutzt wird, erläutert der folgende Abschnitt.
03 Welche DATEV-Anbindung bietet TimO®?
Die TimO® Zeiterfassung unterstützt den DATEV Lohnaustauschdatenservice. Darüber können Arbeitszeit- beziehungsweise Bewegungsdaten aus TimO® an DATEV übertragen und für die weitere Verarbeitung in der Lohnabrechnung bereitgestellt werden.
Die DATEV-Integration gehört ebenso wie die Upload- und Download-APIs zum regulären TimO®-Leistungsumfang. Welche Daten im konkreten Fall übertragen werden, richtet sich nach der eingerichteten Anbindung und den Anforderungen des Unternehmens.
Was leistet die TimO®-DATEV-Anbindung?
Die Anbindung unterstützt den Datenaustausch zwischen der Zeiterfassung und der nachgelagerten Lohnabrechnung.
| Bereich | TimO®-Unterstützung |
|---|---|
| DATEV-Anbindung | Unterstützung des DATEV Lohnaustauschdatenservice |
| Arbeitszeitdaten | Übertragung von Arbeitszeit- beziehungsweise Bewegungsdaten an DATEV |
| Datenumfang | Abhängig von der eingerichteten Anbindung und den abgestimmten Datenfeldern |
| Weitere Schnittstellen | Upload- und Download-APIs im regulären TimO-Leistungsumfang |
| Einrichtung | Abstimmung der benötigten Daten, Zuordnungen und technischen Voraussetzungen |
Was muss vor der Nutzung geklärt werden?
Auch bei einer vorhandenen DATEV-Anbindung müssen die beteiligten Systeme und Abläufe aufeinander abgestimmt werden.
Klären Sie insbesondere, welches DATEV-Lohnprogramm eingesetzt wird, welche Bewegungsdaten die Lohnabrechnung benötigt und wie diese den richtigen Beschäftigten und Abrechnungszeiträumen zugeordnet werden.
Stimmen Sie außerdem mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder Steuerkanzlei ab, wer die übertragenen Daten kontrolliert und wie Korrekturen vor dem Abrechnungsabschluss behandelt werden.
Wichtig: Die Übertragung von Arbeitszeitdaten an DATEV ist nicht mit einer vollständig automatisierten Lohnabrechnung gleichzusetzen. Die fachliche Prüfung und Weiterverarbeitung der Abrechnungsdaten bleiben Bestandteil des Lohnabrechnungsprozesses.
Weitere Informationen zu den Erfassungswegen und Funktionen finden Sie auf der Seite zur TimO®-Zeiterfassung.
04 Welche Voraussetzungen müssen für die DATEV-Anbindung erfüllt sein?
Damit Arbeitszeitdaten aus TimO® für die DATEV-Lohnabrechnung bereitgestellt werden können, müssen das eingesetzte DATEV-System, die benötigten Daten und der technische Übertragungsweg aufeinander abgestimmt sein.
Vor der Einrichtung sollten Unternehmen deshalb gemeinsam mit ihrer Lohnbuchhaltung oder Steuerkanzlei die folgenden sechs Punkte klären.
1. Verwendetes DATEV-Lohnprogramm prüfen
Klären Sie zunächst, welches DATEV-Lohnprogramm für die Abrechnung eingesetzt wird und ob die vorgesehene Anbindung damit genutzt werden kann.
Die Bezeichnung „DATEV-Schnittstelle“ allein reicht für diese Prüfung nicht aus. Entscheidend ist, dass das konkrete Zielsystem den vorgesehenen Datenaustausch unterstützt.
2. Benötigte Abrechnungsdaten festlegen
Ermitteln Sie gemeinsam mit der Lohnbuchhaltung, welche Arbeitszeit- beziehungsweise Bewegungsdaten benötigt werden.
Dazu können beispielsweise geleistete Stunden, abrechnungsrelevante Mehrarbeit oder zuschlagsrelevante Zeiten gehören.
Legen Sie fest, welche Datenfelder tatsächlich übertragen werden sollen und wie sie im DATEV-System weiterverarbeitet werden.
3. Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten zuordnen
Damit die übergebenen Informationen korrekt verarbeitet werden können, müssen sie den richtigen Beschäftigten und Abrechnungszeiträumen zugeordnet werden.
Prüfen Sie insbesondere:
- Welche Personalnummern oder anderen Zuordnungsmerkmale verwendet werden.
- Ob die benötigten Mitarbeiterdaten in den beteiligten Systemen übereinstimmen.
- Wie abrechnungsrelevante Zeitarten zugeordnet werden.
- Für welchen Abrechnungszeitraum die Daten bereitgestellt werden.
Fehlerhafte Zuordnungen sollten vor dem ersten regulären Datenaustausch behoben werden.
4. Technische Berechtigungen und Einrichtung klären
Für die Nutzung des DATEV Lohnaustauschdatenservice müssen die technischen und organisatorischen Voraussetzungen der konkreten Anbindung erfüllt sein.
Klären Sie deshalb mit den zuständigen Ansprechpartnern:
- Welche DATEV-Zugänge und Berechtigungen benötigt werden.
- Wer die Einrichtung der Anbindung übernimmt.
- Welche Freigaben oder technischen Einstellungen erforderlich sind.
- Wer bei Übertragungsfehlern oder Zugriffsproblemen unterstützt.
Die genauen Einrichtungsschritte richten sich nach den beteiligten Systemen und der vorgesehenen Anbindung.
5. Verantwortlichkeiten für den Datenaustausch festlegen
Eine funktionierende technische Verbindung allein gewährleistet noch keine korrekte Lohnabrechnung.
Legen Sie deshalb fest, wer Arbeitszeitbuchungen kontrolliert, Korrekturen freigibt und die Daten für den jeweiligen Abrechnungszeitraum vorbereitet.
Ebenso sollte geklärt sein, wer die übertragenen Informationen in DATEV prüft und wie mit fehlenden oder fehlerhaften Datensätzen umgegangen wird.
6. Testübertragung vor dem Produktivstart durchführen
Bevor der Datenaustausch regulär für die Lohnabrechnung verwendet wird, sollte eine Testübertragung mit geeigneten Beispieldaten erfolgen.
Prüfen Sie dabei, ob die vorgesehenen Daten vollständig ankommen, den richtigen Beschäftigten zugeordnet sind und im DATEV-System wie erwartet verarbeitet werden können.
Dokumentieren Sie festgestellte Abweichungen und wiederholen Sie den Test nach notwendigen Anpassungen.
Checkliste: Ist die DATEV-Anbindung vorbereitet?
- Das eingesetzte DATEV-Lohnprogramm ist bekannt und die vorgesehene Anbindung wurde auf Eignung geprüft.
- Die benötigten Arbeitszeit- und Bewegungsdaten sind abgestimmt.
- Personalnummern, Zeitarten und Abrechnungszeiträume sind korrekt zugeordnet.
- Erforderliche Zugänge, Berechtigungen und technische Einstellungen sind geklärt.
- Verantwortliche für Datenprüfung, Übertragung und Fehlerbearbeitung sind benannt.
- Eine Testübertragung und der fachliche Datenabgleich sind vorgesehen.
Ergebnis dieses Schritts: Die fachlichen, organisatorischen und technischen Voraussetzungen für den DATEV-Datenaustausch sind geklärt. Damit kann die konkrete Einrichtung und Prüfung der Anbindung vorbereitet werden.
05 DATEV-Datenübertragung testen und Ergebnisse abgleichen
Bevor Arbeitszeitdaten aus TimO® regulär für die DATEV-Lohnabrechnung verwendet werden, sollte die eingerichtete Anbindung mit geeigneten Testfällen geprüft werden.
Entscheidend ist nicht allein, ob eine Übertragung technisch erfolgreich war. Die Daten müssen auch den richtigen Beschäftigten und Abrechnungszeiträumen zugeordnet sein und im DATEV-Lohnprogramm wie vorgesehen verarbeitet werden können.
1. Geeignete Testfälle auswählen
Stellen Sie gemeinsam mit der Lohnbuchhaltung oder Steuerkanzlei eine kleine Auswahl typischer Abrechnungsfälle zusammen.
Berücksichtigen Sie beispielsweise:
- Einen Beschäftigten mit regelmäßig erfassten Arbeitsstunden.
- Einen Fall mit abrechnungsrelevanter Mehrarbeit.
- Einen Fall mit zuschlagsrelevanten Zeiten, sofern diese übertragen werden sollen.
- Einen Fall mit einer nachträglich korrigierten Zeitbuchung.
- Unterschiedliche Mitarbeiter- oder Abrechnungszuordnungen.
Verwenden Sie nur Datenarten, die für die konkrete Anbindung vorgesehen sind. Nicht jede der genannten Informationen muss Bestandteil des eingerichteten DATEV-Datenaustauschs sein.
2. Testübertragung durchführen
Führen Sie die Übertragung über den eingerichteten DATEV Lohnaustauschdatenservice durch.
Dokumentieren Sie dabei den verwendeten Abrechnungszeitraum, die berücksichtigten Beschäftigten und die erwarteten Daten.
Prüfen Sie anschließend, ob der Übertragungsvorgang wie vorgesehen abgeschlossen wurde und ob Hinweise auf Fehler oder unvollständige Datensätze vorliegen.
Welche technischen Rückmeldungen verfügbar sind, hängt von der konkreten Implementierung ab.
3. Übertragene Daten fachlich abgleichen
Vergleichen Sie die Ausgangsdaten aus der Zeiterfassung mit den Informationen, die im DATEV-Lohnprogramm für die Weiterverarbeitung vorliegen.
| Prüfpunkt | Kontrollfrage |
|---|---|
| Mitarbeiterzuordnung | Sind die Daten der richtigen Person zugeordnet? |
| Abrechnungszeitraum | Gehören die übertragenen Werte zum vorgesehenen Zeitraum? |
| Arbeitszeitmengen | Stimmen die übergebenen Stunden mit den geprüften Ausgangsdaten überein? |
| Zeitarten und Zuordnungen | Werden die vorgesehenen Datenarten korrekt verarbeitet? |
| Korrekturen | Sind freigegebene Änderungen in den übergebenen Daten berücksichtigt? |
| Vollständigkeit | Fehlen erwartete Datensätze oder sind Werte mehrfach vorhanden? |
Die Prüfung sollte durch die Personen erfolgen, die auch für die fachliche Kontrolle der späteren Lohnabrechnung zuständig sind.
4. Abweichungen korrigieren und erneut testen
Werden Unterschiede festgestellt, sollte zunächst geklärt werden, an welcher Stelle sie entstehen.
Mögliche Ursachen sind beispielsweise unvollständige Zeitbuchungen, fehlerhafte Mitarbeiterzuordnungen, nicht abgestimmte Zeitarten oder Einstellungen der Datenübertragung.
Dokumentieren Sie die Abweichungen, nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor und wiederholen Sie den betroffenen Testfall.
Wichtig: Eine erfolgreich abgeschlossene technische Übertragung ist noch kein Nachweis dafür, dass alle Abrechnungsdaten fachlich korrekt sind.
Checkliste: Ist die DATEV-Datenübertragung geprüft?
- Relevante Testfälle wurden ausgewählt.
- Die erwarteten Ausgangsdaten sind dokumentiert.
- Die Testübertragung wurde durchgeführt.
- Mitarbeiter- und Abrechnungszuordnungen wurden kontrolliert.
- Übertragene Zeitmengen und Datenarten wurden abgeglichen.
- Fehlende, doppelte oder fehlerhafte Werte wurden geprüft.
- Festgestellte Abweichungen wurden korrigiert und erneut getestet.
- Die zuständige Lohnbuchhaltung hat die Ergebnisse fachlich geprüft.
Ergebnis: Die eingerichtete DATEV-Anbindung wurde anhand konkreter Abrechnungsfälle getestet. Die Verantwortlichen können beurteilen, ob die vorgesehenen Arbeitszeitdaten korrekt übertragen werden und der Datenaustausch für den regulären Abrechnungsprozess bereit ist.
06 Häufige Fragen zur Zeiterfassung mit DATEV
Ja. Die TimO® Zeiterfassung unterstützt die Übertragung von Arbeitszeit- beziehungsweise Bewegungsdaten an DATEV über den DATEV Lohnaustauschdatenservice. Welche Daten im Einzelfall übergeben werden, hängt von der eingerichteten Anbindung und den abgestimmten Anforderungen der Lohnabrechnung ab.
TimO® unterstützt den DATEV Lohnaustauschdatenservice. Dieser ermöglicht den Datenaustausch zwischen angebundenen Systemen und DATEV-Lohnanwendungen. Er ist vom DATEV Lohnimportdatenservice und von dateibasierten Importverfahren zu unterscheiden.
Die Kompatibilität muss für das konkret eingesetzte DATEV-Lohnprogramm geprüft werden. Entscheidend sind die Unterstützung des vorgesehenen DATEV-Datenservice, die technischen Voraussetzungen und die benötigten Datenarten. Lassen Sie die konkrete Kombination vor der Einrichtung bestätigen.
Ob diese Informationen übertragen werden, hängt vom eingerichteten Datenaustausch ab. TimO® unterstützt die Übertragung von Arbeitszeit- beziehungsweise Bewegungsdaten. Welche Zeitarten, Abwesenheitsinformationen und Zuordnungen tatsächlich übergeben werden, muss für die jeweilige Anbindung abgestimmt werden. Eine automatische Übertragung sämtlicher Datenarten lässt sich daraus nicht ableiten.
Ja. Die DATEV-Integration sowie die Upload- und Download-APIs gehören zum regulären TimO®-Leistungsumfang. Welche Einrichtung und Abstimmung für den konkreten Datenaustausch erforderlich sind, richtet sich nach den beteiligten Systemen und den betrieblichen Anforderungen.
Ja. Auch bei einer technisch erfolgreichen Datenübertragung sollten die zuständigen Personen kontrollieren, ob die Werte vollständig, korrekt zugeordnet und für den richtigen Abrechnungszeitraum bereitgestellt wurden. Die DATEV-Anbindung unterstützt die Datenübergabe, ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung der Lohnabrechnung.
Fazit: DATEV-Anbindung der Zeiterfassung sorgfältig vorbereiten
Eine funktionierende Zeiterfassung mit DATEV-Anbindung setzt voraus, dass Arbeitszeitdaten, Mitarbeiterzuordnungen und Abrechnungsprozesse aufeinander abgestimmt sind. Entscheidend ist nicht allein die technische Verbindung, sondern auch, dass die benötigten Daten vollständig und korrekt für die Lohnabrechnung bereitgestellt werden.
Klären Sie deshalb vor der Einrichtung gemeinsam mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder Steuerkanzlei, welche Bewegungsdaten benötigt werden, wie diese zugeordnet werden und wer die Ergebnisse kontrolliert. Eine Testübertragung mit anschließender fachlicher Prüfung hilft, Fehler vor dem regulären Abrechnungsprozess zu erkennen.