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Arbeitszeiterfassung: Alles was Sie wissen müssen

Das Thema Arbeitszeiterfassung ist nach dem Stechuhr-Urteil in aller Munde. Für viele Unternehmen war das Urteil ein echter Paukenschlag. Einige Betriebe möchten schnell handeln und eine passende Lösung einführen, andere zögern noch. Aber wie soll die Arbeitszeiterfassung erfolgen? Online, per Stechuhr oder in einer Excel-Liste? Worauf müssen sich Arbeitgeber künftig einstellen? Für Unternehmen ist der aktuelle Stand der gesetzlichen Vorschriften oftmals nicht so einfach zu durchschauen? Welche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung gibt es in Deutschland? Worauf müssen sich Arbeitgeber künftig einstellen? Diese Fragen und viele weitere beantwortet Ihnen dieser Ratgeber.

Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Der Begriff Arbeitszeiterfassung umfasst die Dokumentation der täglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmern. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist die Arbeitszeiterfassung dem Aufgabengebiet der HR zugeordnet. Die Arbeitszeiterfassung dient als Ausgangspunkt für die Ermittlung von Basisdaten zur Entgeltabrechnung, die Bezahlung von Überstunden und Zuschlägen für Nachtarbeit. Pausenzeiten gehören als Arbeitsunterbrechung nicht zur Arbeitszeit. Arbeitszeit wird die Zeit genannt, in der ein Mensch einer Arbeit nachgeht. In einem engeren Sinne ist Arbeitszeit die Zeit, in der Arbeitnehmer im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses tätig sind

Pflicht Arbeitszeiterfassung – ab wann Pflicht in Deutschland?

Allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Das Bundesarbeitsgericht schafft Fakten und überrumpelt den Gesetzgeber! Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13.9.2022 – Az. 1 ABR 22/21 – festgestellt, dass Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet sind, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen. In Deutschland herrschte lange Zeit Unklarheit, ob deutsche Unternehmen handeln müssen. Jetzt haben die Richter des höchsten deutschen Arbeitsgerichts (Bundesarbeitsgericht BAG) mit dem Grundsatzurteil Fakten geschaffen. Im Kern argumentiert die Präsidentin des Bundesarbeitsgerichts, Inken Gallner, mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Er hatte schon 2019 entschieden, dass Arbeitgeber in der Europäischen Union ein Zeiterfassungssystem einführen müssen. Experten rechnen mit einer Auswirkung auf die Vertrauensarbeitszeit und das Homeoffice.

Wer ist zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Basierend auf dem Urteil des EuGHs aus dem Jahre 2019 hat am 13.09.2022 das Bundesarbeitsgericht in einem Rechtstreit grundsätzlich entschieden, dass für alle Arbeitnehmende in der Bundesrepublik die Erfassung der Arbeitszeiten verpflichtend ist.

Pflicht elektronische Arbeitszeiterfassung ab wann?

Ob es bereits im Oktober 2022 eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung gibt, ist noch unklar, die schriftliche Begründung des BAG steht noch aus.

EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung

Jedes EU-Land hat eigene nationale Gesetze für die Arbeitsbedingungen. Parallel dazu gibt es das Europarecht – das Recht der Europäischen Union. Als überstaatliches Recht hat es Auswirkungen auf die nationalen Gesetze. So wie auch beim Thema Arbeitszeiterfassung. Arbeitgeber der EU-Mitgliedstaaten sind dazu verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer systematisch zu erfassen. Das entschied am 14. Mai 2019 der Europäische Gerichtshof (EuGH). Entsprechende Gesetze sollten von jedem EU-Mitgliedsstaat verabschiedet werden. Für die Umsetzung in nationales Recht hat das EuGH den EU-Ländern keine Fristen vorgegeben.

Wie kam es zu dem Urteil?

Das Bundesarbeitsgericht verhandelte im September 2022 einen Fall aus Nordrhein-Westfalen (Aktenzeichen: 1 ABR 22/21). In dem Verfahren ging es um eine Pflegeeinrichtung. Der Betriebsrat scheiterte mit der Forderung, ein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems zu bekommen. In den Vorinstanzen hatten das Arbeitsgericht und das Landesarbeitsgericht unterschiedlich entschieden. Der Betriebsrat wollte die elektronische Stempeluhr einführen, damit Überstunden korrekt vergütet werden. Die Pflegeeinrichtung bestritt, dass der Betriebsrat ein Initiativrecht zur Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems hat. Eine Mitbestimmung des Betriebsrates sei ausgeschlossen, wenn es bereits eine gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gibt. So begründete der BGA in dem Grundsatzurteil seine Entscheidung.

Ist der Arbeitnehmer verpflichtet Stundennachweis zu führen?

Seit dem 1. Oktober 2022 gilt in Deutschland der gesetzliche Mindestlohn von 12 Euro je Stunde. In bestimmten Branchen besteht deshalb die Pflicht, die Stundenzettel zu führen (Dokumentationspflicht). Arbeitgeber sind für die Aufzeichnung verantwortlich.

Dazu zählen alle Branchen nach Ansicht des Gesetzgebers eine erhöhte Gefahr von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung aufweisen: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Speditions-, Transport und Logistikbereich, Schausteller sowie Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Personenbeförderung, Gebäudereinigung, und Fleischwirtschaft.

Was bedeutet das Stechuhr-Urteil?

Die BAG-Urteil (Aktenzeichen: 1 ABR 22/21) trifft Beschäftige und Arbeitgeber deutschlandweit. Experten rechnen deshalb auch mit Auswirkungen auf Vertrauensarbeitszeitmodelle, mobile Arbeit und Homeoffice. Die Corona-Pandemie krempelte die Arbeitswelt um – Arbeitsmodelle mit flexibler Arbeitszeit sind Kern der modernen Arbeitswelt. Die deutschen Richter stützen sich in ihrer Urteilsbegründung auf ein Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), das 2019 für Aufsehen sorgte. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich nach ihrer Ansicht schon aus dem Arbeitsschutzgesetz. Doch was heißt das konkret?

  • Die Rechte der Beschäftigten werden massiv gestärkt
  • Das Urteil trifft alle Beschäftigten, also auch leitende Angestellte 
  • Die Umsetzung im Einzelnen ist noch unklar, die schriftliche Erläuterung steht noch aus
  • Möglich sind Auswirkungen auf Vertrauensarbeitszeitmodelle, mobile Arbeit und Homeoffice
  • Betriebsräte haben kein Initiativrecht zur Einführung eines Zeiterfassungssystems 
  • Wenn die gesamte Arbeitszeit einschließlich Pausen dokumentiert wird, kann auch die Bezahlung von Überstunden leichter eingefordert werden.

Unternehmen, die jetzt eine Einführung einer digitale Arbeitszeiterfassung planen, sollten die geplanten Neuregelungen berücksichtigen.

Das Arbeitsgericht (ArbG) Emden hatte bereits im Februar 2020 festgelegt, dass es eine Pflicht zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystems gibt. Diese Pflicht bestehe auch ohne Tätigwerden des Gesetzgebers. Die Entscheidung in Emden war ein Wegweiser für andere Gerichte.

Wie ist die Arbeitszeiterfassung gesetzlich geregelt?

Im Arbeitszeitgesetz ist derzeit keine bestimmte Form der Zeiterfassung vorgeschrieben. Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt vor allem die Arbeitsbedingungen am Arbeitsplatz und im Homeoffice. Dazu gehören neben den Arbeitszeiten, den geleisteten Überstunden, den einzuhaltenden Pausenzeiten auch der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers. Aus den den Aufzeichnungen muss der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit hervorgehen. Die Aufzeichnung der Überstunden wird in Paragraph § 16 geregelt. die Aufzeichnung, der Überstunden.

  • Regelungen für die Aufzeichnung der Überstunden – § 16 ArbZG
  • Arbeitszeit pro Tag – maximal 8 Stunden – § 3 ArbZG
  • Ausnahme: Arbeitszeit pro Tag – maximal 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten bzw. 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden

Welche Methoden gibt es, Arbeitszeiten aufzuzeichnen?

Für die Arbeitszeiterfassung gibt es verschiedene Methoden. Unternehmen profitieren einfach ungemein, wenn die Zeiterfassung schnell und unkompliziert abläuft. Eine elektronische Zeiterfassung kann dafür sorgen, dass jeder Zeitstempel (Beginn, Arbeitsende, Pausenzeit) minutengenau dokumentiert wird. Systematische Erfassung bedeutet, dass Unternehmen geleistete Arbeitsstunden verlässlich erfassen. Nur so kann überprüft werden, ob zulässige Arbeitszeiten überschritten und Ruhezeiten eingehalten werden.

Moderne Zeiterfassungssysteme kombinieren verschiedene Endgeräte miteinander und lassen sich beliebig um weitere Funktionen wie Urlaubsmanagement, Teamkalender und Projektzeiterfassung erweitern.

  • Vertrauensarbeitszeit

    Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell der modernen Arbeitswelt. Es basiert auf dem Vertrauen des Arbeitgebers. Arbeitnehmer erledigt die Aufgaben, ohne dass Anwesenheitszeiten kontrolliert werden.

  • Stundenzettel

    Der Stundenzettel ist ein beliebtes und kostenloses Mittel zur einfachen Arbeitszeiterfassung.

  • Stationäre Zeiterfassung mit Terminal

    Die stationäre Stempeluhr bleibt weiterhin beliebt und bietet mit dem Fingerprint-Verfahren höchsten Schutz vor Missbrauch. Zur Identifikation wird der Fingerabdruck jedes Mitarbeiters gescannt. Im Gegensatz dazu funktionieren RFID-Chips kontaktlos. Moderne Terminal-Hardware kann problemlos mit der Online-Zeiterfassung und der mobilen Zeiterfassung per App kombiniert werden. Die Zeiterfassungsterminals haben ungefähr die Größe eines Tischtelefons werden im Büro, im Lager, in der Werkstatt oder in der Produktion an einer Wand im Eingangsbereich installiert.

  • Stationäre Zeiterfassung am PC

    Der Klassiker im Büro ist die Zeiterfassung mit der digitalen Stempeluhr. Mitarbeiter erfassen die Arbeitszeiten und Pausen stationär am Arbeitsplatz-PC. Bei der Online-Zeiterfassung loggen sich Mitarbeiter über den Web-Browser in die Software ein – das funktioniert sowohl im Büro als auch im Homeoffice.

  • Mobile Zeiterfassungssyteme

    Mobile Zeiterfassungssysteme sind digitale Applikationen, die per Smartphone, Notebook und Tablet genutzt werden. Die mobile Zeiterfassung App kann mit einer Echtzeitüberwachung durch GPS-Ortung ergänzt werden.

Welche Voraussetzungen gelten für die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?

Für eine Arbeitszeiterfassung im Home Office ist Kombination der digitalen Zeiterfassung mit klassischen Stempeluhren im Büro möglich. So erhalten Arbeitgeber und Mitarbeiter einen Überblick der täglichen Arbeitszeit.

Arbeitsgericht Emden (Aktenzeichen: 2 Ca 94/19)

Arbeitsgericht Emden (Aktenzeichen: 2 Ca 94/19)
Mittelpunkt des Streits war der zeitliche Umfang der erbrachten Arbeitsleistungen. Das Unternehmen konnte keine objektiven und verlässlichen Daten für die Arbeitszeiten des Klägers – einem Bauhelfer – vorlegen. Der Beklagte hat für den Kläger kein entsprechendes Zeiterfassungssystem eingerichtet. Die tatsächlichen Arbeitszeiten des Klägers ließen sich nicht nachvollziehen.

Die Entscheidung des Arbeitsgerichtes Emden ist das erste Urteil nach der Entscheidung des EuGHs vom 14. Mai 2019 (C-5518).

  • Arbeitgeber sind verpflichtet Zeiterfassungssysteme einzuführen
  • die Systeme müssen objektiv und verlässlich sein
  • Arbeitszeiten müssen ab Stunden null (komplett) erfasst werden
  • der Arbeitnehmer muss dokumentieren: an welchen Tagen er von wann bis wann Arbeit geleistet oder sich auf Weisung des Arbeitgebers zur Arbeit bereitgehalten hat

Als Grund nennt das ArbG Emden die unmittelbare Anwendbarkeit des Art. 31 Abs. 2 der EU Grundrechte-Charta. Die Grundrechtecharta der Union (GrCh) definiert die Rechte und Freiheiten der Menschen, die in der Europäischen Union leben. Jeder Arbeitnehmer habe das Recht auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit, auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten sowie bezahlten Jahresurlaub. Daraus lasse sich auch die Pflicht des Arbeitgebers (Artikel 3,5,6 GrCh) zur Errichtung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung entnehmen.

Minijobs: Wie erfolgt die Arbeitszeiterfassung 2022 für Minijobber?

Bei geringfügiger Beschäftigung müssen Arbeitgeber Zeiten dokumentieren.  Die Aufzeichnungspflicht bleibt aber weiterhin bestehen. Zur Bekämpfung der Schwarzarbeit gibt es für bestimmte Branchen eine Aufzeichnungspflicht. Vorerst wird für Minijobs keine gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Zeiterfassung geben. Die im Gesetzentwurf enthaltene Verpflichtung wurde aus dem Mindestlohnerhöhungsgesetz gestrichen.

Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Nach den gesetzlichen Regelungen müssen Unternehmen die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Einhaltung von Pausenzeiten, Länge der Pause
Ruhepausen für Arbeitszeiten von mehr als sechs (30 Minuten) und mehr als neun Stunden (45 Minuten)
Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 4 Ruhepausen

Sonderregelung Minijobber
Regelungen für Minijobber im Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG)

Sonderregelung für Handwerker und Baugewerbe
Bauhaupt- und Nebengewerbe
Regelungen für viele Handwerksbranchen Arbeitnehmerentsendegesetz (§ 19 AEntG)
Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit, Aufbewahrung für mindestens 2 Jahre

Welche Vorteile hat die systematische Erfassung für Arbeitnehmer?

Arbeitnehmer haben das Grundrecht auf die Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf die Einhaltung der täglichen Pausen- und Ruhezeiten.  Damit Arbeitnehmer ihre Grundrechte auch wirklich wahrnehmen können, ist die transparente Dokumentation von täglichen Arbeitsstunden und Pausenzeiten notwendig. Nur so lässt sich objektiv und verlässlich die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ermitteln.

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