Mit welchen anderen TimO-Modulen ist die digitale Zeiterfassung kombinierbar?
Die digitale Zeiterfassung von TimO lässt sich nahtlos mit zahlreichen weiteren Modulen kombinieren – je nach Anwendungsfall und Unternehmensgröße.
Häufig genutzte Kombinationen sind:
- Zeiterfassungsterminal
- Schichtplaner
- Projektzeiterfassung
Zusätzlich kann das Zeiterfassungsmodul in folgende TimO-Komponenten integriert werden:
- Auslagenerstattung
- Reisekostenerfassung
- Gruppenkalender
- Ticketsystem
Auch größere TimO-Lösungen wie die Projektmanagement-Software beinhalten die digitale Zeiterfassung bereits als integrierten Bestandteil, einschließlich Anwesenheits- und Arbeitszeittracking.
Für wie viele Mitarbeiter ist die TimO-Zeiterfassung-Software ausgelegt?
Die elektronische Zeiterfassung von TimO ist für Unternehmen jeder Größe ausgelegt. Sie eignet sich für:
- Kleine Teams ab wenigen Mitarbeitenden
- Mittlere Unternehmen mit 50–500 Nutzern
- Große Organisationen mit mehreren tausend Mitarbeitenden
Dank ihrer skalierbaren Architektur bleibt das System auch bei hoher Nutzerzahl zuverlässig, stabil und leistungsfähig. Die Software passt sich flexibel an wachsende Strukturen und Unternehmensanforderungen an – ohne Performanceverluste.
Was ist Zeiterfassung?
Zeiterfassung ist die systematische Aufzeichnung der Arbeitszeit von Mitarbeitenden. Sie kann manuell per Stundenzettel oder digital über Software, Apps oder Terminals erfolgen. Ziel ist es, Arbeitsstunden, Pausen und projektbezogene Zeiten präzise zu dokumentieren.
Unternehmen nutzen Zeiterfassung zur Lohnabrechnung, Projektkalkulation und zur Kontrolle von Arbeitskosten und Produktivität. Moderne Zeiterfassungslösungen ermöglichen auch die automatische Erstellung von Stundenzetteln, Berichten und Rechnungen – rechtssicher und DSGVO-konform.
Warum ist Zeiterfassung wichtig?
Zeiterfassung ist für Unternehmen unerlässlich, da sie rechtliche Vorgaben erfüllt, Transparenz schafft und Prozesse optimiert. In Deutschland besteht eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Sie ermöglicht eine genaue, rechtssichere Abrechnung von Arbeitszeiten und hilft, Personalkosten zu überwachen. Mitarbeitende können ihre Zeiten einfach nachvollziehen, während Unternehmen Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden klar dokumentieren. So verbessert Zeiterfassung auch die Planung und Organisation im Betrieb.
Wie funktioniert Zeiterfassung?
Zeiterfassung kann auf verschiedene Weise erfolgen – von klassischen Stundenzetteln bis hin zu modernen, digitalen Systemen:
- Stundenzettel: Mitarbeitende notieren Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende manuell auf Papier oder in Excel-Tabellen.
- Hardwarelösungen: Terminals, Stempeluhren oder RFID-Systeme erfassen Zeiten elektronisch beim Kommen und Gehen.
- Digitale Zeiterfassung: Software- und App-basierte Lösungen ermöglichen eine präzise, gesetzeskonforme Erfassung – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Moderne Zeiterfassungssysteme erfassen Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden und Projektzeiten in Echtzeit. Die Daten werden zentral gespeichert, automatisch ausgewertet und können projektbezogen zugeordnet werden.
Erweiterte Funktionen wie Mitarbeiter-Self-Service, Korrekturanträge, Urlaubsverwaltung und automatisierte Genehmigungsprozesse sorgen für Transparenz, reduzieren Rückfragen und entlasten die Personalabteilung. Benachrichtigungen und Workflows unterstützen Führungskräfte bei der Verwaltung offener Buchungen und Anträge.
Welche Vorteile bietet die digitale Zeiterfassung?
Digitale Zeiterfassungssysteme bieten zahlreiche Vorteile, die über das reine Erfassen von Arbeitszeiten hinausgehen:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand, vermeiden Doppelerfassungen und beschleunigen Genehmigungsabläufe.
- Genauigkeit: Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden werden minutengenau und fehlerfrei dokumentiert – unabhängig vom Arbeitsort.
- Transparenz: Mitarbeitende und Führungskräfte erhalten jederzeit eine klare Übersicht über An- und Abwesenheiten, Zeitkonten und projektbezogene Arbeitsstunden.
- Kosteneinsparung: Durch präzise Arbeitszeiterfassung lassen sich unnötige Überstunden, Fehlzeiten und Personalengpässe frühzeitig erkennen und vermeiden.
- Rechtssicherheit: Digitale Systeme unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie Pausenregelungen, Ruhezeiten und die Anforderungen der DSGVO.
- Flexibilität: Ob im Büro, im Homeoffice oder im Außendienst – moderne Zeiterfassung funktioniert standortunabhängig über verschiedene Endgeräte.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Durch nachvollziehbare Zeiterfassung und transparente Abrechnung entsteht Vertrauen und Fairness – die Basis für eine gesunde Arbeitskultur.
Ist die Zeiterfassung in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben?
Ja, in Deutschland sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Diese Pflicht wurde durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 sowie durch die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 bestätigt.
Die Arbeitszeiterfassung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – inklusive Pausen. Die Zeiterfassung muss minutengenau erfolgen.
Ein Verstoß gegen die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kann zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen und Bußgeldern führen, insbesondere bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Unternehmen sind daher verpflichtet, ein rechtskonformes System zur Arbeitszeiterfassung bereitzustellen – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.
Für welche Branchen ist die TimO-Zeiterfassung geeignet?
Die Personalzeiterfassung von TimO ist branchenunabhängig und wird bereits in vielen verschiedenen Branchen erfolgreich eingesetzt. Dazu gehören unter anderem:
Die Software passt sich den spezifischen Bedürfnissen jeder Branche optimal an.
Welche Arten von Arbeitszeitmodellen unterstützt die TimO-Zeiterfassung?
Die TimO-Zeiterfassung unterstützt eine Vielzahl gängiger Arbeitszeitmodelle und lässt sich flexibel an unterschiedliche Beschäftigungsformen anpassen. Dazu gehören unter anderem:
- Vollzeit
- Teilzeit
- Minijob
- Midijob
- Werkstudentenmodell
- Gleitzeit
- Schichtarbeit
- Arbeitszeitkonto
- Vertrauensarbeitszeit
- Remote-Arbeitszeit / Homeoffice
- Jahresarbeitszeit
- Befristete Teilzeit
- Rufbereitschaft
- Bereitschaftsdienst
- Job-Sharing
- Kurzarbeit
- 4-Tage-Woche
- Variable Arbeitszeiten
- Selbstständigenmodell
Diese breite Unterstützung macht die Zeiterfassung mit TimO besonders geeignet für Unternehmen mit flexiblen oder gemischten Arbeitszeitregelungen.