Pendlerpauschale 2026 – Was ändert sich, wie wird sie berechnet und wer profitiert?

Wussten Sie, dass Sie ab 2026 für jeden Kilometer Arbeitsweg 0,38 Euro steuerlich geltend machen können – unabhängig von der Entfernung? Was einfach klingt, wirft in der Praxis viele Fragen auf: Wie genau wird gerechnet? Wer profitiert tatsächlich? Und welche Sonderregeln gelten für Dienstwagen oder Homeoffice? Dieser Artikel erklärt, was sich bei der Pendlerpauschale ändert, wie Sie davon profitieren – und was HR-Teams, Selbstständige und Geschäftsführer:innen jetzt wissen müssen.

Was ist die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale – offiziell Entfernungspauschale – ist ein steuerlicher Freibetrag für Fahrten zur Arbeitsstätte. Sie gilt für Arbeitnehmer:innen, Selbstständige, Auszubildende und Studierende, die regelmäßig zur Arbeit oder Ausbildungsstätte pendeln. Ziel ist es, beruflich bedingte Fahrtkosten zu entlasten und steuerlich absetzbar zu machen.

Unabhängig davon, ob Sie mit dem Auto, Fahrrad, Bus oder zu Fuß unterwegs sind: Die Pendlerpauschale gilt für jede einfache Wegstrecke zur „ersten Tätigkeitsstätte“. Abgedeckt wird dabei nicht die tatsächliche Fahrt, sondern die Distanz – daher der Begriff Entfernungspauschale.

In der Steuererklärung wird sie als Teil der Werbungskosten in der Anlage N eingetragen. Sie wirkt sich steuermindernd nur aus, wenn die gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmerpauschbetrag von derzeit 1.230 Euro (Stand 2025) übersteigen.

Steuerlicher Zweck & Funktionsweise

Die Pendlerpauschale reduziert das zu versteuernde Einkommen und senkt damit direkt die Steuerlast. Die Berechnung erfolgt pro Arbeitstag und basiert auf der einfachen Strecke in Kilometern zwischen Wohnung und Arbeitsort.

Ein Beispiel: 

Bei 220 Arbeitstagen und 30 km einfacher Strecke ergibt sich 2025 ein Gesamtbetrag von rund 2.156 Euro. Ab 2026 steigt dieser Betrag durch die neue Pauschale noch weiter – Details dazu im nächsten Abschnitt.

Wer kann die Pendlerpauschale nutzen?

Die Pauschale gilt für:

• Arbeitnehmer:innen, die täglich oder regelmäßig pendeln
  
• Selbstständige & Freelancer, die eine regelmäßige erste Tätigkeitsstätte haben
  
• Azubis und Studierende, sofern sie eine Steuererklärung abgeben
  
• Mitarbeitende mit Dienstwagen, wenn sie zusätzlich private Kosten tragen
  

Wichtig:
Auch bei Sammelstellen, Homeoffice-Regelungen oder wechselnden Einsatzorten gelten besondere Regelungen. Unternehmen profitieren ebenfalls – etwa durch digitale Lösungen wie TimO, die Fahrtstrecken dokumentieren und steuerlich relevante Daten korrekt erfassen.

Die neue Pendlerpauschale ab 2026 – Einheitlicher Satz ab dem ersten Kilometer

Ab dem Jahr 2026 gilt in Deutschland ein einheitlicher Kilometersatz von 0,38 Euro für alle Pendlerwege. Damit entfällt die bisherige Staffelung, die zwischen den ersten 20 Kilometern und darüber hinaus unterschied. Die Neuregelung soll besonders Pendler:innen mit kürzeren Strecken entlasten und das System vereinfachen.

Das bedeutet: Jeder Kilometer einfacher Arbeitsweg wird ab 2026 mit 0,38 Euro vergütet – unabhängig von der Distanz. Diese Erhöhung kann sich spürbar auf die jährliche Steuerersparnis auswirken, vor allem für Berufspendler mit regelmäßigem Arbeitsweg.

Vergleich: bisherige Regelung vs. neue Regelung ab 2026

Jahr	1.–20. Kilometer	ab 21. Kilometer
bis 2025	0,30 €/km	0,38 €/km
ab 2026	0,38 €/km	0,38 €/km

Ein Beispiel: Bei 15 km einfache Strecke an 220 Arbeitstagen ergibt sich

• 2025: 15 km × 0,30 € × 220 Tage = 990 €
  
• 2026: 15 km × 0,38 € × 220 Tage = 1.254 €
  

Gerade bei kurzen Strecken steigt die steuerliche Entlastung deutlich an.

Warum diese Änderung kommt

Die Erhöhung ist politisch motiviert und soll sowohl Inflationseffekte als auch die gestiegenen Mobilitätskosten auffangen. Gleichzeitig stellt sie eine Vereinfachung im Steuersystem dar, da nur noch ein Pauschalwert pro Kilometer gilt.

Kritiker weisen darauf hin, dass die Maßnahme keine ökologische Lenkungswirkung entfaltet. Aus ökonomischer Sicht jedoch verbessert sie Planbarkeit und Transparenz – sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen mit interner Fahrtkostenabrechnung.

Digitale Abrechnungslösungen wie TimO® Faktura können diese neuen Pauschalen bereits hinterlegen und so steuerlich korrekte Dokumentationen automatisieren.

Pendlerpauschale berechnen – Schritt für Schritt mit Beispiel

Die Berechnung der Pendlerpauschale ist einfach, aber steuerlich relevant – insbesondere ab 2026 mit dem neuen einheitlichen Satz. Sie multiplizieren die einfache Strecke (in Kilometern) mit den Arbeitstagen und dem geltenden Pauschbetrag.

Wichtig: Es zählt nur die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – nicht Hin- und Rückweg. Maßgeblich ist der kürzeste verkehrsübliche Weg; nur bei nachweislich verkehrsgünstigeren Alternativen dürfen Sie abweichen.

Formel und Beispielrechnung

Formel:
Einfache Kilometer * Arbeitstage * Pauschale pro km = Gesamtbetrag

Beispielrechnung für 2026:

• Einfache Strecke: 30 km
  
• Arbeitstage im Jahr: 220
  
• Kilometersatz ab 2026: 0,38 €/km
  

→ 30 km × 220 Tage × 0,38 € = 2.508 Euro jährlich

Damit liegt die Pendlerpauschale deutlich über dem Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.230 Euro, sodass sich eine Angabe in der Steuererklärung lohnen kann.

Eintrag in der Steuererklärung – so funktioniert’s

Sie tragen die Pendlerpauschale in Ihrer Einkommensteuererklärung, Anlage N, Zeile „Entfernungspauschale“ ein. Es ist kein Einzelnachweis nötig, wenn Sie die einfache Strecke und Anzahl der Arbeitstage plausibel machen.

Nutzen Sie öffentliche Verkehrsmittel und übersteigen die Kosten den jährlichen Höchstbetrag von 4.500 Euro, können Sie die tatsächlichen Kosten geltend machen – mit Belegnachweis.

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Mit digitalen Reisekostentools wie dem TimO®-Modul für Fahrtkosten und Faktura lässt sich dieser Vorgang vereinfachen: Pendlerstrecken und Kilometerpauschalen werden automatisch hinterlegt, Dokumentationen exportiert und Abrechnungen direkt vorbereitet.

Sonderfälle & Praxisfragen zur Pendlerpauschale 2026

Nicht jede Pendelsituation ist eindeutig – doch auch bei Dienstwagen, Fahrrädern oder Bahnreisen können Sie die Pendlerpauschale geltend machen. Entscheidend ist immer, dass der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte beruflich bedingt ist.

Hier finden Sie Antworten auf häufige Sonderfälle, die besonders für HR und Buchhaltung wichtig sind.

Firmenwagen und Tankkarte – gilt die Pendlerpauschale trotzdem?

Ja, auch mit Dienstwagen oder Tankkarte kann die Pendlerpauschale geltend gemacht werden – sofern Sie selbst Kosten tragen. Wird der geldwerte Vorteil des Firmenwagens versteuert, steht Ihnen zusätzlich die Entfernungspauschale zu.

Nutzen Sie allerdings einen Firmenwagen ohne Eigenbeteiligung, entfällt in der Regel der Anspruch auf die Pendlerpauschale.

Fahrrad & öffentliche Verkehrsmittel – was gilt?

Die Entfernungspauschale ist verkehrsmittelunabhängig. Egal ob Fahrrad, E-Bike, Bus, Bahn oder zu Fuß – Sie erhalten 0,38 € pro Kilometer (ab 2026), solange Sie die Strecke regelmäßig zur Arbeit zurücklegen.

Nutzen Sie ausschließlich öffentliche Verkehrsmittel und Ihre Kosten liegen über 4.500 Euro jährlich, können Sie alternativ die tatsächlichen Ticketkosten mit Nachweis angeben.

Pendlerpauschale für Hin- und Rückweg – wie wird gerechnet?

Die Pauschale gilt nur für die einfache Strecke – also entweder Hin- oder Rückweg, nicht beide. Der Gesetzgeber spricht deshalb bewusst von „Entfernungspauschale“, nicht von Kilometerpauschale.

Für eine 30 km lange Pendelstrecke dürfen Sie also nicht 60 km pro Tag ansetzen, sondern ausschließlich 30 km – multipliziert mit den tatsächlichen Arbeitstagen.

Digitale Lösungen wie TimO® bieten die Möglichkeit, solche Sonderregelungen regelkonform zu hinterlegen und automatisch in Reisekosten- oder Projektabrechnungen zu übernehmen – inklusive Kilometerpauschalen, Arbeitstage und Fahrtarten.

Kritik, Chancen & Begrenzungen der neuen Regelung

Die Pendlerpauschale 2026 bringt steuerliche Vorteile, sorgt aber auch für Diskussionen. Besonders in Bezug auf soziale Gerechtigkeit und Klimaschutz gehen die Meinungen auseinander.

Wer täglich pendelt, profitiert – andere sehen eine verpasste Chance für eine nachhaltigere Verkehrspolitik.

Kritik aus Steuer- und Klimaschutzsicht

Kritiker monieren, dass die Pauschale Pendeln mit dem Auto finanziell attraktiver macht und damit klimapolitisch ein falsches Signal setzt. Gleichzeitig profitieren höhere Einkommen überproportional, weil sie stärker von Steuerentlastungen profitieren.

Zudem bleibt die steuerliche Wirkung bei Geringverdienenden unterhalb des Arbeitnehmerpauschbetrags oft aus, was Fragen nach sozialer Fairness aufwirft.

Chancen für Pendler mit kurzen vs. langen Distanzen

Die neue Pauschale entlastet vor allem Pendler mit kurzen Arbeitswegen, da der erhöhte Satz ab dem ersten Kilometer gilt. Für viele Berufstätige mit 10–30 km einfacher Strecke bedeutet das eine spürbare Steuerersparnis.

Längere Strecken bleiben weiterhin begünstigt, aber der relativ stärkere Effekt liegt bei kürzeren Distanzen – was auch dem Trend zu regionaler Beschäftigung entgegenkommt.

Pendlerpauschale & Reisekosten in der Praxis – Tipps für Unternehmen

Für Unternehmen ist die Pendlerpauschale zwar keine Betriebsausgabe, aber dennoch relevant – etwa bei der Beratung von Mitarbeitenden oder der internen Reisekostenpolitik. Viele Missverständnisse lassen sich vermeiden, wenn Abrechnung, HR und Buchhaltung klare Prozesse haben.

Besonders sinnvoll: Digitale Tools zur Erfassung von Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen und Abwesenheiten, die gesetzliche Regeln automatisch berücksichtigen.

Unterschied Pendlerpauschale vs. Verpflegungsmehraufwand

Die Pendlerpauschale gilt für den täglichen Arbeitsweg – der Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen. Während Erstere in der Steuererklärung des Arbeitnehmenden auftaucht, betrifft Letztere direkt die Arbeitgeberabrechnung.

Beide Pauschalen sind kombinierbar – jedoch nicht für denselben Tag und dieselbe Strecke. Wichtig für HR: klare Trennung in der internen Abrechnung und im Reisekostenformular.

Wie das TimO-Reisekostenmodul hilft, Fahrtkosten korrekt zu erfassen

Mit dem Reisekostenmodul von TimO® lassen sich Fahrten, Distanzen, Projektbezüge und Kostenarten strukturiert erfassen – mobil oder im Web. Das System unterscheidet zwischen pendlerähnlichen Wegen und echten Dienstreisen.

Reisekosten können direkt Kunden, Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden – inklusive GPS-Nachweis, Beleganhang und Pauschalenregelung.

Faktura: Reisekosten korrekt abrechnen und dokumentieren

Für projektbezogene Reisekosten bietet TimO® eine nahtlose Integration mit der Abrechnung – inklusive E-Rechnung, DATEV-Export und ZUGFeRD-Unterstützung. Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegungspauschalen fließen automatisiert in Rechnungen ein.

Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für rechtskonforme Dokumentation und transparente Abrechnung gegenüber Auftraggebern oder internen Stellen.

Häufige Fragen (FAQ) zum Thema “Pendlerpauschale”

Ab wann kann ich die Pendlerpauschale geltend machen?

Sie können die Pendlerpauschale geltend machen, sobald Sie regelmäßig eine erste Tätigkeitsstätte aufsuchen. Ab dem Steuerjahr 2026 erhalten Sie 0,38 € pro Kilometer einfacher Strecke – unabhängig vom Verkehrsmittel. Die Pauschale gilt pro tatsächlichem Arbeitstag.

Gilt die Pendlerpauschale auch bei Nutzung eines Firmenwagens?

Wenn Sie einen Firmenwagen nutzen und dafür einen geldwerten Vorteil versteuern oder anteilige Kosten selbst zahlen (z. B. bei Tankkarte mit Eigenbeteiligung), steht Ihnen zusätzlich die Pendlerpauschale zu. Wird der Wagen vollständig vom Arbeitgeber gestellt und nicht versteuert, entfällt der Anspruch.

Kann ich Hin- und Rückweg ansetzen?

Die Pauschale gilt nur für den einfachen Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – also Hin- oder Rückweg, nicht beides.

Wie hoch ist die maximale Pendlerpauschale?

Die Pauschale ist bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel auf 4.500 € pro Jahr begrenzt – es sei denn, Sie können höhere tatsächliche Kosten nachweisen. Wenn Sie mit dem eigenen Pkw oder einem versteuerten Dienstwagen fahren, gilt keine Begrenzung: Sie können also beliebig hohe Entfernungen abrechnen.

Wie trage ich die Pauschale in die Steuererklärung ein?

Die Pendlerpauschale wird im Formular „Anlage N“ Ihrer Einkommensteuererklärung im Abschnitt Werbungskosten eingetragen. Dort geben Sie die einfache Entfernung, die Anzahl der Arbeitstage sowie die Art des Verkehrsmittels an. Einzelnachweise sind nicht nötig – außer bei tatsächlichen Kosten über der Pauschale oder bei besonderen Fahrtwegen.

Kann ich auch Fahrrad- oder Bahnfahrtkosten absetzen?

Die Entfernungspauschale gilt unabhängig vom Verkehrsmittel – auch für Fahrrad, Bahn oder zu Fuß. Bei der Bahn können Sie wahlweise die tatsächlichen Kosten ansetzen, wenn sie über 4.500 € liegen.

Wo hilft mir Software wie TimO konkret?

Mit TimO können Sie Fahrten, Kilometerpauschalen und projektbezogene Reisekosten digital erfassen und korrekt abrechnen – mobil oder am Desktop. Das System berechnet Pauschalen automatisch, trennt zwischen Pendelweg und Dienstreise, erstellt Nachweise und übergibt Daten direkt an Abrechnung, Faktura oder Steuerberatung. So sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und erfüllen gesetzliche Anforderungen.

Mehr zum Thema lesen:

• Pflichtangaben auf Rechnungen in anderen Amtssprachen der EU
• Resturlaub berechnen: Fristen, Pflichten & Sonderfälle verständlich erklärt
• Raucherpausen als Arbeitszeit: Ein Streitthema

Referenzen:

•  9 Abs. 1 Nr. 4 EStG – gesetzliche Grundlage der Entfernungspauschale
• § 9 Abs. 2 EStG – Höchstgrenze & Ausnahmen (öffentliche Verkehrsmittel, mehr als 4.500 €)
• BMF‑Schreiben zur Entfernungspauschale – Auslegung durch Finanzverwaltung
• Einheitlicher Satz ab 2026 (0,38 €/km) – Teil geplanter Steueränderungen (Klimaschutzprogramm)
• Bundestag‑Analyse & verfassungsrechtliche Aspekte – wissenschaftliche Begründung der Regelung
• Rechtsprechung zu § 9 EStG – Entscheidungen zur Anwendung in Einzelfällen
• Wikipedia‑Zusammenfassung – Übersicht zur gesetzlichen Entwicklung bis 2026

Die aufgeführten Urteile, Tipps und Beiträge sind nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschließlichkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung.