Pflichtangaben auf Rechnungen in anderen Amtssprachen der EU: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die neue Sprachregelung für Pflichtangaben auf Rechnungen klingt nach Vereinfachung – doch in der Buchhaltung stellt sie viele vor neue Herausforderungen. Welche Begriffe dürfen übersetzt werden? Was bedeutet das für Vorlagen, Software und interne Prüfprozesse? Dieser Artikel gibt einen kompakten Überblick über die aktuelle Gesetzeslage, den offiziellen Begriffskatalog und die konkreten Auswirkungen auf Ihre Rechnungsstellung im internationalen Geschäft.

Warum die neue Regelung zur Rechnungsstellung in EU-Sprachen so relevant ist

Unternehmen dürfen Pflichtangaben auf Rechnungen künftig auch in anderen Amtssprachen der EU ausweisen – eine scheinbar kleine Änderung mit großer Wirkung für den Geschäftsalltag. Besonders im grenzüberschreitenden Dienstleistungsverkehr bringt die Neuregelung mehr Flexibilität, aber auch neue Anforderungen an die Rechnungsstellung.

Denn wer internationale Kund:innen hat, muss jetzt nicht mehr zwingend alle Pflichtangaben auf Deutsch aufführen – sofern die verwendeten Begriffe im offiziellen Katalog der EU-Sprachen laut UStAE enthalten sind. Das klingt nach Erleichterung, erfordert aber klare Prozesse: Welche Begriffe sind zulässig? Was bedeutet das für interne Prüfprozesse und eingesetzte Software?

Für viele Unternehmen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, ihre Rechnungsprozesse zu prüfen und digitale Lösungen so zu konfigurieren, dass sie auch sprachlich korrekt arbeiten – besonders mit Blick auf § 14 UStG und die Einhaltung steuerlicher Pflichten.

Rechtlicher Hintergrund: Was sagt der Gesetzgeber?

Änderung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE)

Mit der Änderung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) im September 2025 wurde offiziell festgelegt, dass bestimmte Pflichtangaben auf Rechnungen auch in anderen Amtssprachen der EU zulässig sind. Entscheidend ist: Die verwendeten Begriffe müssen in Anlage 8 des UStAE enthalten sein, die einheitliche Übersetzungen zentral festlegt.

Ziel ist es, die Rechnungsstellung im europäischen Binnenmarkt zu erleichtern, ohne auf Rechtssicherheit zu verzichten. So können Unternehmen z. B. statt „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auch den englischen Begriff „Reverse charge“ nutzen – sofern dieser korrekt verwendet wird.

Diese Klarstellung im UStAE betrifft nicht nur große, international tätige Konzerne. Auch kleine Unternehmen, die regelmäßig mit ausländischen Geschäftskund:innen zusammenarbeiten, müssen sich mit den Vorgaben vertraut machen.

BMF‑Schreiben vom 17. September 2025

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) konkretisiert die Änderungen im Anwendungserlass durch ein Schreiben vom 17.09.2025. Darin wird unter anderem erläutert, wie die Pflichtangaben in fremden Sprachen zu verwenden sind und welche Begrifflichkeiten eindeutig zugeordnet sein müssen.

Das BMF betont, dass eine fehlerhafte Übersetzung steuerlich riskant sein kann – vor allem, wenn dadurch Inhalt, Bedeutung oder Zuordenbarkeit der Angabe verfälscht werden. Unternehmen sollen deshalb ausschließlich auf die Begriffe aus dem offiziellen Sprachkatalog zurückgreifen. Gleichzeitig eröffnet das BMF-Schreiben mehr Rechtssicherheit bei der internationalen Rechnungsstellung, indem es eindeutige Kriterien und Beispiele nennt. Das ist besonders hilfreich für Unternehmen, die ihre Rechnungen automatisiert über eine Softwarelösung wie TimO erstellen – denn hier lassen sich die zulässigen Begriffe systemseitig sicherstellen.

Welche Pflichtbegriffe dürfen übersetzt werden?

Begriffskatalog in Anlage 8 des UStAE

Die zulässigen fremdsprachigen Pflichtangaben sind im neu geschaffenen Anhang – Anlage 8 zum UStAE – klar definiert. Dieser Begriffskatalog enthält Übersetzungen zentraler steuerlicher Begriffe in alle 24 Amtssprachen der EU. Das Ziel: Einheitlichkeit, Verständlichkeit und Rechtssicherheit in der Rechnungsstellung über Landesgrenzen hinweg.

Wichtig ist: Nur Begriffe aus diesem offiziellen Katalog dürfen verwendet werden. Eigene Übersetzungen oder abweichende Formulierungen sind nicht erlaubt, selbst wenn sie fachlich korrekt erscheinen. Denn bei steuerlichen Pflichtangaben zählt nicht die Intuition, sondern die exakte Übereinstimmung mit den Vorgaben. Für Unternehmen bedeutet das: Die verwendete Rechnungssoftware muss diese Begriffe korrekt hinterlegen und automatisiert einsetzen können, um Fehler zu vermeiden – ein entscheidender Vorteil integrierter Lösungen wie TimO, die rechtssichere Standardtexte mitliefern.

Zu den bekanntesten zulässigen Pflichtbegriffen gehören etwa:

Diese Begriffe dürfen auf Rechnungen künftig auch alleinstehend in ihrer Originalsprache verwendet werden, sofern sie mit den hinterlegten Übersetzungen im UStAE übereinstimmen. Unternehmen mit mehrsprachiger Kundschaft profitieren damit von klareren Dokumenten – ohne rechtliche Unsicherheiten. In Kapitel “dfsdfsdf” wird noch näher auf zulässige Begriffe eingegangen.

Diese Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung

§ 14 UStG im Überblick – die Muss-Felder

Das deutsche Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) regelt klar, welche Angaben auf einer Rechnung zwingend vorhanden sein müssen. Diese Pflichtfelder gelten unabhängig davon, ob die Rechnung auf Deutsch oder in einer anderen EU-Amtssprache erstellt wird – sie müssen inhaltlich korrekt und maschinenlesbar sein.

Werden Pflichtangaben weggelassen oder falsch angegeben, kann das zu erheblichen steuerlichen Konsequenzen führen: etwa dem Verlust des Vorsteuerabzugs oder Rückfragen durch das Finanzamt.

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen auf folgende Angaben achten:

✅ Pflichtangaben laut § 14 UStG:

• Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und -empfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Beschreibung der Leistung

Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf den Grund (z. B. § 19 UStG bei Kleinunternehmern)

Rechnungsnummer, Steuernummer, Leistungsbeschreibung & Co.

Besonders häufig fehlen oder sind fehlerhaft:

• die Rechnungsnummer
• die Leistungsbeschreibung
• der Hinweis auf Steuerbefreiungen

Diese drei Angaben zählen zu den häufigsten Prüfgründen bei Betriebsprüfungen.

Ein weiterer kritischer Punkt ist die korrekte Zuordnung der Leistungen – etwa bei projektbezogenen Dienstleistungen oder gemischten Rechnungsarten (z. B. Material + Arbeitszeit). Hier kommt es auf präzise Beschreibungen an, die steuerlich eindeutig sind.Mit TimO können Unternehmen Rechnungen direkt aus den erfassten Projektzeiten und Leistungen generieren, inklusive aller Pflichtfelder nach § 14 UStG – das reduziert Fehlerquellen und spart manuellen Aufwand.

Welche Pflichtangaben gelten für Kleinunternehmer-Rechnungen?

Auch Kleinunternehmer:innen müssen bestimmte Pflichtangaben auf ihren Rechnungen machen – allerdings gelten vereinfachte Regeln gemäß § 19 UStG. Der entscheidende Unterschied: Es darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, dafür muss ein klarer Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten sein.

Dieser Hinweis lautet in der Regel:
„Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Fehlt dieser Vermerk, kann das zu unnötigen Rückfragen oder sogar steuerlichen Risiken führen – etwa wenn der Rechnungsempfänger fälschlich Vorsteuer geltend macht. Daher ist auch für Kleinunternehmer eine strukturierte Rechnungsvorlage essenziell.

Den vollständigen Namen und die Anschrift von Rechnungsaussteller und -empfänger, das Ausstellungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer sowie eine Beschreibung der gelieferten Produkte oder erbrachten Leistungen. Statt eines gesonderten Umsatzsteuerausweises wird der Bruttobetrag ohne Umsatzsteuer angegeben, ergänzt durch den Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG.

Kleinbetragsrechnungen und ihre Grenzen

Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen gelten nochmals vereinfachte Anforderungen – sofern der Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. In diesem Fall müssen bestimmte Angaben wie die Steuernummer oder Rechnungsnummer nicht enthalten sein.

Auch hier gibt es klare Regeln:

Vergleich: Pflichtangaben Kleinbetragsrechnung vs. sonstige Rechnungen

Pflichtangabe	Normale Rechnung (§ 14 UStG)	Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV)
Name & Anschrift des Rechnungsausstellers	✓ Pflicht	✓ Pflicht
Name & Anschrift des Rechnungsempfängers	✓ Pflicht	Nicht erforderlich
Ausstellungsdatum	✓ Pflicht	✓ Pflicht
Fortlaufende Rechnungsnummer	✓ Pflicht	Nicht erforderlich
Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers	✓ Pflicht	✓ Pflicht
Beschreibung der Lieferung/Leistung	✓ Pflicht	✓ Pflicht
Zeitpunkt der Lieferung/Leistung	✓ Pflicht	Nicht erforderlich (aber empfohlen)
Nettobetrag (Entgelt ohne USt)	✓ Pflicht	Nicht erforderlich
Umsatzsteuerbetrag & -satz	✓ Pflicht	✓ Pflicht (im Bruttobetrag enthalten)
Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. § 19 UStG)	✓ Pflicht bei Kleinunternehmen	✓ Pflicht bei Kleinunternehmen

Tipp
Mit einer Software wie TimO können Unternehmen automatisch erkennen, ob es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt – die entsprechenden Felder werden angepasst und der § 19-Hinweis automatisch eingefügt.

Was gilt bei grenzüberschreitenden Leistungen konkret?

Bei grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU gelten die gleichen Pflichtangaben – aber ihre sprachliche Ausgestaltung darf seit 2025 an die Amtssprache des Empfängerlandes angepasst werden. Das bedeutet: Begrifflichkeiten wie „Reverse charge“ oder „Intra-Community supply“ dürfen in der jeweiligen Originalsprache verwendet werden, sofern sie im UStAE-Katalog gelistet sind.

Voraussetzung ist, dass der Leistungsempfänger die gewählte Sprache versteht – oder es sich um eine in der Geschäftskommunikation etablierte Sprache handelt (etwa Englisch bei B2B-Transaktionen). Eine komplette Übersetzung der Rechnung ist aber nicht erforderlich.

Besonderheiten gelten bei Leistungen an Unternehmen mit Sitz im EU-Ausland, z. B. im Reverse-Charge-Verfahren. Hier ist es besonders wichtig, dass die verwendeten Begriffe steuerlich eindeutig sind – um Missverständnisse und Vorsteuerprobleme zu vermeiden. Softwarelösungen wie TimO helfen dabei, rechtssichere Angaben automatisch vorzubelegen, abhängig vom Empfängerland und der Leistungskategorie.

So vermeiden Sie Fehler bei der Sprachwahl auf Rechnungen

Fehler bei der Sprachwahl in Rechnungen entstehen meist durch gut gemeinte, aber unzulässige Übersetzungen. Häufig werden Begriffe wie „tax-free“ oder „customer billing“ verwendet, obwohl sie nicht im offiziellen Katalog des UStAE gelistet sind. Solche Formulierungen können zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs oder zu Nachfragen durch das Finanzamt führen.

Auch automatische Übersetzungstools in Rechnungssoftware oder ERP-Systemen sind kritisch: Sie liefern oft keine rechtskonformen Begriffe – insbesondere wenn es um steuerlich sensitive Begriffe wie „Reverse charge“ oder „Self-billing“ geht.

Damit Ihre Rechnungen auch sprachlich rechtssicher sind, sollten Sie folgende Punkte beachten:

✅ Sprachwahl-Check für Ihre Rechnungen:

• Verwenden Sie nur Begriffe aus Anlage 8 des UStAE
  
• Keine freien Übersetzungen von Pflichtangaben – auch nicht sinngemäß
  
• Achten Sie auf einheitliche Begrifflichkeit in allen Rechnungsdokumenten
  
• Prüfen Sie, ob die Rechnungssoftware kontrollierte Begriffe verwendet
  

Dokumentieren Sie ggf. Sprachvereinbarungen mit internationalen Kunden.

Praxistipp: So passen Sie Ihre Rechnungssoftware korrekt an

Damit Rechnungen sprachlich und inhaltlich den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, muss Ihre Rechnungssoftware bestimmte Funktionen mitbringen – vor allem bei internationalen Geschäftskund:innen. Entscheidend ist: Die Software muss in der Lage sein, Pflichtbegriffe aus dem UStAE-Katalog automatisch zu erkennen und korrekt darzustellen.

Stammdaten, Vorlagen und länderspezifische Einstellungen sollten so gepflegt sein, dass keine manuellen Eingriffe nötig sind. Das reduziert Fehlerquellen – besonders in der Projektabrechnung, wo Rechnungen oft direkt aus Zeit- und Leistungsdaten generiert werden.

Mit TimO können Sie Ihre Projektabrechnung automatisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass alle gesetzlichen Pflichtangaben – inklusive sprachspezifischer Begriffe – korrekt abgebildet sind. Die Lösung integriert Projektzeiten, Leistungen und Rechnungsstellung in einem System und unterstützt u. a.:

• den Einsatz zulässiger EU-Begriffe (z. B. „Reverse charge“, „Self-billing“)
  
• automatisierte Vorlagen für Kleinunternehmer und E-Rechnungen
  
• rechtskonforme Dokumentation gemäß § 14 UStG & BMF-Vorgaben
  

Tipp
Wer mehrere Projekte, Kundensprachen oder Standorte managt, spart mit TimO nicht nur Zeit – sondern senkt auch das Risiko steuerlicher Fehler deutlich.

Was die neuen Vorgaben für die Zukunft bedeuten

Die Freigabe fremdsprachiger Pflichtbegriffe auf Rechnungen ist ein weiterer Schritt in Richtung eines einheitlichen, digitalen Binnenmarktes in der EU. Unternehmen, die international tätig sind, profitieren von klareren Vorgaben – müssen aber gleichzeitig ihre Systeme frühzeitig anpassen.

In Zukunft ist davon auszugehen, dass weitere steuerliche Regelungen vereinheitlicht oder digitalisiert werden – z. B. über EU-weite Standards für E-Rechnungen oder automatisierte Prüfmechanismen. Auch das Zusammenspiel mit Plattformen wie PEPPOL oder die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Geschäfte wird an Bedeutung gewinnen.

Wer heute in eine flexible und rechtskonforme Softwarelösung investiert – wie TimO –, schafft die Grundlage für langfristige Compliance und kann auf regulatorische Veränderungen schnell reagieren. Damit wird Rechnungsstellung nicht zur Fehlerquelle, sondern zur Stärke im internationalen Wettbewerb.

FAQ – Häufige Fragen zur Rechnungsstellung in anderen EU-Sprachen

Muss jede Rechnung jetzt mehrsprachig sein?

Nein. Rechnungen dürfen, aber müssen nicht in mehreren Sprachen verfasst sein. Entscheidend ist, dass die verwendeten Pflichtbegriffe entweder auf Deutsch oder in einer EU-Amtssprache erscheinen – und aus dem offiziellen Begriffskatalog stammen. § 14 UStG regelt die Pflichtangaben. Viele Unternehmen nutzen daher freiwillig zweisprachige Rechnungsvorlagen, etwa auf Deutsch und Englisch.
Das erhöht die Transparenz und beschleunigt oft die Zahlungsabwicklung.

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Gilt die Regelung auch für Privatkund:innen?

Die Neuregelung bezieht sich primär auf B2B-Rechnungen – also Geschäftskund:innen mit Umsatzsteuer-ID. Für Privatkund:innen (also B2C-Geschäfte) ändert sich durch das BMF-Schreiben vom 17.09.2025 nichts. Rechnungen an Endverbraucher müssen weiterhin alle Pflichtangaben enthalten und steuerlich prüfbar sein, jedoch nicht in einer bestimmten Sprache verfasst sein. Im Privatkundengeschäft (B2C) empfiehlt es sich, weiterhin auf Deutsch zu fakturieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

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Können Firmen freiwillig weitere Begriffe übersetzen?

Nein – steuerlich relevante Pflichtangaben dürfen nur in der exakten Form laut UStAE-Katalog verwendet werden. Eigene Übersetzungen oder abweichende Formulierungen sind nicht zulässig, auch wenn sie verständlich wären.

Referenzen:

§ 14 Umsatzsteuergesetz (UStG)

• Regelt die Pflichtangaben für Rechnungen in Deutschland

§ 19 UStG – Kleinunternehmerregelung

• Steuerbefreiung und Hinweis auf Rechnungen

§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)

• Vereinfachte Angaben bei Kleinbetragsrechnungen

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