Reisekostenpauschale 2025: Das hat sich geändert
Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Regelungen für die Reisekostenabrechnung von Geschäftsreisen. Aktualisierte Pauschalen für Verpflegungs- und Übernachtungskosten werden eingeführt, die auf den neuesten wirtschaftlichen Entwicklungen und Inflationsraten basieren. Dieser Artikel bietet einen Überblick über die neuen Sätze, erläutert bedeutende Anpassungen in verschiedenen Ländern und gibt Tipps zur Integration dieser Änderungen in Ihre Reisekostenabrechnung. Bleiben Sie informiert, um 2025 reibungslos zu meistern.
Inhalt
- 1 Geschäftsreisen im Inland
- 2 Auslandspauschalen: Pauschalen für internationale Reisen
- 3 Gesetzliche Grundlagen der Reisekostenpauschale
- 4 Was versteht man unter der Reisekostenpauschale?
- 5 Fahrtkostenpauschalen für nachhaltigere Mobilität
- 6 Übernachtungspauschalen steuerlich geltend machen
- 7 Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Geschäftsreisen im Inland
Die Verpflegungspauschalen regeln, wie beruflich bedingte Kosten für Mahlzeiten steuerlich geltend gemacht werden können. Sie ermöglichen eine vereinfachte Abrechnung ohne Belege und basieren auf gesetzlich festgelegten Beträgen. Für 2025 gelten unveränderte Sätze, die je nach Reisedauer und -art variieren.
Die Verpflegungspauschalen im Inland bleiben unverändert bei 14 € für Abwesenheiten zwischen 8 und 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. Bei voller Abwesenheit von 24 Stunden sind weiterhin 28 € anwendbar. Trotz gestiegener Inflationsrate und Lebenshaltungskosten blieben die inländischen Sätze stabil.
Geschäftsreisen im Inland: Aktuelle Verpflegungspauschale 2025
Die Verpflegungspauschalen regeln, in welcher Höhe beruflich bedingte Mehraufwendungen für Mahlzeiten steuerlich pauschal berücksichtigt werden können. Sie ermöglichen eine vereinfachte Abrechnung ohne Einzelnachweise und gelten ausschließlich bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten.
Für das Jahr 2025 bleiben die inländischen Verpflegungspauschalen unverändert:
| Abwesenheit | Verpflegungsmehraufwand 2025 |
|---|---|
| Ab 8 bis unter 24 Stunden | 14 Euro |
| Volle 24 Stunden | 28 Euro |
| An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen | jeweils 14 Euro |
Diese Pauschalen gelten bundesweit und sind unabhängig von den tatsächlich entstandenen Verpflegungskosten.
Pauschalen für eintägige Reisen
Bei eintägigen Dienstreisen ohne Übernachtung kann eine Verpflegungspauschale von 14 Euro angesetzt werden, wenn die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mehr als acht Stunden beträgt.
Eine Außendienstmitarbeiterin besucht einen Kunden und ist insgesamt neun Stunden unterwegs. Sie kann eine Verpflegungspauschale von 14 Euro steuerlich geltend machen.
Pauschalen für mehrtägige Reisen
Für mehrtägige Reisen gelten gestaffelte Pauschalen. Der An- und Abreisetag wird jeweils mit 14 Euro berücksichtigt. Für jeden vollen Kalendertag während der Reise beträgt die Verpflegungspauschale 28 Euro. Diese Sätze gelten für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands.
Ein Projektmanager reist für eine zweitägige Schulung. Für den Anreisetag und den Abreisetag kann er jeweils 14 Euro ansetzen. Für den vollen Tag vor Ort stehen ihm 28 Euro zu. Insgesamt ergibt sich eine Verpflegungspauschale von 56 Euro für diese Reise.
Kürzung der Pauschalen bei gestellter Verpflegung
Die Verpflegungspauschalen werden gekürzt, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten bereitstellt oder diese in den Übernachtungskosten enthalten sind. Die Kürzung wird auch dann angewendet, wenn der Arbeitnehmer die ihm angebotenen Mahlzeiten nicht konsumiert. Ziel dieser Regelung ist es, Doppelerstattungen zu vermeiden und eine gerechte steuerliche Behandlung sicherzustellen. Die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen – die Verpflegungspauschale ist also maximal bis auf 0 EUR zu kürzen. Für eine detaillierte Erklärung der gesetzlichen Grundlagen der Verpflegungsmehraufwendungen, siehe auch § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG.
| Kostenart | Betrag (in Euro) | Kürzung |
|---|---|---|
| Kürzung für Frühstück | – 5,60 Euro | Kürzung um 20 % der ganztägigen Tagespauschale (28 Euro). |
| Kürzung für Mittag- und Abendessen | -11,20 Euro (jeweils pro Mahlzeit) | Kürzung um 40 % der ganztägigen Tagespauschale (28 Euro). |
Ein Arbeitnehmer nimmt an einem Seminar teil, bei dem Frühstück und Mittagessen gestellt werden. Von der Tagespauschale von 28 Euro werden 5,60 Euro für das Frühstück und 11,20 Euro für das Mittagessen abgezogen. Somit bleiben 11,20 Euro übrig, die steuerlich geltend gemacht werden können.
Die Kürzungen gelten auch für Pauschalen an An- und Abreisetagen. Hier wird der Prozentsatz auf die volle Verpflegungspauschale angewendet. Die Kürzung der Verpflegungspauschale muss bei mehrtätigen Reisen tagesbezogen vorgenommen werden.
An einem Anreisetag wird dem Reisenden ein Mittagessen gestellt. Die Kürzung beträgt 40 % von 28 Euro, also 11,20 Euro. Für diesen Tag bleiben 2,80 Euro ansetzbar (14 Euro minus 11,20). An dem Abreisetag wird dem Reisenden kein Frühstück und kein Mittagessen gestellt. Für diesen Tag bleiben 14,00 Euro ansetzbar.
Wo kann ich das PDF für 2025 finden?
Das PDF mit den aktualisierten Pauschalen für Reisekosten ab dem 1. Januar 2025 ist auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums verfügbar. Sie können es direkt unter www.bundesfinanzministerium.de im Bereich der Veröffentlichungen oder spezifisch bei den Informationen zu Reisekosten und Spesen finden. Es steht dort zur freien Ansicht und zum Download bereit.
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Auslandspauschalen: Pauschalen für internationale Reisen
Gesetzliche Grundlagen der Reisekostenpauschale
Die Reisekostenpauschalen basieren insbesondere auf:
- § 9 Einkommensteuergesetz (EStG)
- den Lohnsteuer-Richtlinien
- den jährlichen BMF-Schreiben zu Auslandsreisekosten
Für Dienstreisen ins Ausland gelten länder- und ortsabhängige Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung. Diese werden jährlich vom Bundesfinanzministerium (BMF) festgelegt und regelmäßig angepasst und berücksichtigen die typischen Kostenstrukturen der jeweiligen Länder. 2025 wurden die Pauschalen für viele Länder aufgrund gestiegener Preise angepasst. Die jeweils gültigen Beträge ergeben sich aus der amtlichen Reisekostentabelle 2025, die auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums veröffentlicht ist.
Wichtig:
- Die Verpflegungspauschalen sind Pauschbeträge. Sie werden in der Reisekostenabrechnung angesetzt (keine Belege für Mahlzeiten nötig).
- Bei Übernachtungen gilt: Arbeitnehmer (und entsprechend auch Betriebsausgaben) können nur die tatsächlichen Übernachtungskosten mit Rechnung ansetzen; die Übernachtungspauschbeträge sind nur für die steuerfreie Arbeitgebererstattung vorgesehen.
- Die Formulierung „Die Pauschalen gelten nur, wenn diese nicht überschritten werden“ ist so nicht richtig: Wenn die tatsächlichen Übernachtungskosten höher sind, kann der Arbeitgeber statt der Pauschale auch die tatsächlichen Kosten steuerfrei erstatten – dann aber mit Rechnung/Beleg.
Die jeweils gültigen Beträge ergeben sich aus der amtlichen BMF-Reisekostentabelle (Auslandsreisekosten).
| Europa | Verpflegungs-pauschale 2024 (24 Std./>8 Std.) | Verpflegungs-pauschale 2025 (24 Std./>8 Std.) | Übernachtungs-pauschale 2024 | Übernachtungs-pauschale 2025 |
|---|---|---|---|---|
| Türkei – Izmir | 29 € / 20 € | 44 € / 29 € | 55€ | 120 € |
| Asien | Verpflegungs-pauschale 2024 (24 Std./>8 Std.) | Verpflegungs-pauschale 2025 (24 Std./>8 Std.) | Übernachtungs-pauschale 2024 | Übernachtungs-pauschale 2025 |
|---|---|---|---|---|
| Singapur | 54 € / 36 € | 71 € / 48 € | 197 € | 277 € |
| Thailand | 38 € / 25 € | 36 € / 24 € | 110 € | 114 € |
| Vietnam | 41€ / 28 € | 36 € / 24 € | 86€ | 111 € |
| Afrika | Verpflegungs-pauschale 2024 (24 Std./>8 Std.) | Verpflegungs-pauschale 2025 (24 Std./>8 Std.) | Übernachtungs-pauschale 2024 | Übernachtungs-pauschale 2025 |
|---|---|---|---|---|
| São Tomé und Príncipe | 47 € / 32 € | 36 € / 24 € | 80 € | 147 € |
| Simbabwe | 45 € / 30 € | 63 € / 42 € | 140 € | 198 € |
| Südamerika | Verpflegungs-pauschale 2024 (24 Std./>8 Std.) | Verpflegungs-pauschale 2025 (24 Std./>8 Std.) | Übernachtungs-pauschale 2024 | Übernachtungs-pauschale 2025 |
|---|
| Uruguay | 48 € / 32 € | 40 € / 27 € | 90 € | 113 € |
Reduzierte Pauschalen 2025 im Vergleich zu 2024
In einzelnen Ländern und Regionen wurden die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und/oder Übernachtungskosten für 2025 gegenüber 2024 abgesenkt. Diese Anpassungen beruhen auf der jährlichen Neubewertung durch das Bundesfinanzministerium und spiegeln die vom BMF zugrunde gelegten Kostenstrukturen der jeweiligen Länder und Orte wider.
Eine Absenkung der Pauschbeträge bedeutet nicht zwingend, dass die tatsächlichen Preise vor Ort gesunken sind. Vielmehr handelt es sich um eine administrative Anpassung der Pauschalen, die auf den dem BMF vorliegenden Erkenntnissen und Vergleichsdaten basiert. Maßgeblich sind stets die amtlich veröffentlichten Pauschbeträge für das jeweilige Land bzw. den konkreten Ort.
Beispiele für reduzierte Pauschalen im Jahr 2025 finden sich unter anderem in der Türkei sowie in der Russischen Föderation, wo die Pauschbeträge für bestimmte Städte und Regionen im Vergleich zum Vorjahr angepasst wurden.
| Europa | Verpflegungs-pauschale 2024 (24 Std./>8 Std.) | Verpflegungs-pauschale 2025 (24 Std./>8 Std.) | Übernachtungs-pauschale 2024 | Übernachtungs-pauschale 2025 |
|---|
| Türkei – Ankara | 33 € / 22 € | 32 € / 21 € | 112 € | 110 € |
| Türkei – übrige Gebiete | 25 € / 17 € | 24 € / 16 € | 105 € | 100 € |
| Europa/Asien | Verpflegungspauschale 2024 (24 Std./>8 Std.) | Verpflegungspauschale 2025 (24 Std./>8 Std.) | Übernachtungspauschale 2024 | Übernachtungspauschale 2025 |
|---|
| Russische Föderation – Moskau | 31 € / 21 € | 30 € / 20 € | 240 € | 235 € |
| Russische Föderation – St. Petersburg | 29 € / 20 € | 28 € / 19 € | 135 € | 133 € |
| Russische Föderation – übrige Gebiete | 29 € / 20 € | 28 € / 19 € | 135 € | 133 € |
Was versteht man unter der Reisekostenpauschale?
Die Reisekostenpauschale ist eine gesetzlich festgelegte Regelung, die Arbeitnehmern und Selbstständigen ermöglicht, beruflich bedingte Reisekosten steuerlich abzusetzen. Sie dient dazu, die Kosten für Verpflegung, Fahrt und Übernachtung ohne aufwendige Einzelnachweise zu pauschalieren. Dies spart Zeit und minimiert den bürokratischen Aufwand sowohl für Reisende als auch für das Finanzamt.
Das Prinzip hinter der Pauschale ist einfach: Für bestimmte Reisekategorien, wie eintägige oder mehrtägige Reisen, gibt es festgelegte Beträge. Diese können in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Voraussetzung ist, dass die Reise beruflich veranlasst war und die Reisekosten nicht bereits vom Arbeitgeber vollständig erstattet wurden. Eine Reisekostenabrechnung Vorlage hilft, alle Kosten für Dienstreisen klar und übersichtlich zusammenzufassen.
Ein Arbeitnehmer fährt für eine Tagung in eine andere Stadt. Die Verpflegungspauschale deckt die Kosten für Mahlzeiten ab, während die Kilometerpauschale die Fahrtkosten berücksichtigt. Übernachtungskosten können entweder über eine Pauschale oder anhand von Rechnungen abgerechnet werden.
Die Pauschalen werden regelmäßig angepasst, um Inflation und steigenden Lebenshaltungskosten Rechnung zu tragen. Für 2025 hat das Wachstumschancengesetz die Reisekostenpauschale in wichtigen Bereichen modernisiert. Diese Änderungen erleichtern die Abrechnung beruflicher Reisen weiter und sorgen für eine gerechte steuerliche Behandlung.
Gesetzliche Grundlagen der Reisekostenpauschale 2025
Die Reisekostenpauschale basiert auf den Einkommensteuerrichtlinien und wird regelmäßig durch das Bundesfinanzministerium angepasst. 2025 greifen neue Regelungen, die durch das Wachstumschancengesetz eingeführt wurden. Diese zielen darauf ab, berufliche Mobilität steuerlich zu fördern und den aktuellen Lebenshaltungskosten gerecht zu werden.
Aktuelle gesetzliche Regelungen
Die Reisekostenpauschale regelt, wie beruflich bedingte Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden können. Voraussetzung ist immer eine berufliche Veranlassung der Reise. Pauschalen gibt es für Verpflegung, Fahrtkosten und Übernachtungen.
Für eintägige Reisen ohne Übernachtung gilt eine Pauschale ab mehr als acht Stunden Abwesenheit. Für mehrtägige Reisen gibt es höhere Sätze, die auch den An- und Abreisetag berücksichtigen. Arbeitnehmer profitieren von einer vereinfachten Abrechnung ohne Belege, solange die Pauschalen nicht überschritten werden.
Änderungen durch das Wachstumschancengesetz
2025 bringt das Wachstumschancengesetz höhere Verpflegungspauschalen für mehrtägige Reisen und eine Anpassung der Kilometerpauschale. Für private PKW-Nutzung liegt diese bei 0,35 Euro pro Kilometer. Neue Pauschalen fördern zudem umweltfreundliche Verkehrsmittel wie Fahrräder.
Die Digitalisierung von Reisekostenabrechnungen soll ab 2025 den Prozess vereinfachen und den Bürokratieaufwand weiter senken.
Fahrtkostenpauschalen für nachhaltigere Mobilität
Die Fahrtkostenpauschalen ermöglichen es Arbeitnehmern und Selbstständigen, beruflich bedingte Reisekosten für die Nutzung von Fahrzeugen oder öffentlichen Verkehrsmitteln steuerlich geltend zu machen. Für 2025 wurden die Pauschalen teilweise angepasst, um eine gerechtere und nachhaltigere Mobilität zu fördern
Kilometerpauschale für PKW-Nutzung
Für die Nutzung eines privaten PKWs im Rahmen von Dienst- und Geschäftsreisen gilt auch im Jahr 2025 unverändert eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Dieser Satz kann von Arbeitgebern steuerfrei erstattet werden und ist sowohl für Arbeitnehmer als auch für Selbstständige bei betrieblich bzw. beruflich veranlassten Fahrten anwendbar.
Eine Erhöhung des Kilometersatzes für längere Strecken gibt es bei Dienstreisen nicht. Der Pauschalsatz von 0,30 Euro gilt unabhängig von der gefahrenen Entfernung.
Davon zu unterscheiden ist die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Diese beträgt 0,30 Euro pro Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro pro Entfernungskilometer ab dem 21. Kilometer. Die Entfernungspauschale betrifft ausschließlich den Arbeitsweg und ist nicht auf Dienst- oder Geschäftsreisen anwendbar.
Beispiel zur Kilometerpauschale
Ein Arbeitnehmer nutzt seinen privaten PKW für eine dienstliche Fahrt zu einem Kundentermin und legt dabei 120 Kilometer (Hin- und Rückfahrt) zurück.
Für diese Dienstreise kann eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden.
Berechnung:
120 km × 0,30 € = 36,00 €
Der Betrag kann vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder vom Arbeitnehmer im Rahmen der Reisekosten geltend gemacht werden.
Zum Vergleich: Handelt es sich nicht um eine Dienstreise, sondern um den täglichen Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte, greift die Entfernungspauschale. In diesem Fall können 0,30 Euro pro Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro pro Entfernungskilometer ab dem 21. Kilometer angesetzt werden. Diese Regelung gilt ausschließlich für den Arbeitsweg und nicht für dienstliche Fahrten.
Welche Kosten deckt die Kilometerpauschale ab?
Die Kilometerpauschale deckt sämtliche laufenden Fahrzeugkosten, u. a.:
- Kraftstoff
- Wartung und Reparaturen
- Versicherung
- Kfz-Steuer
- Wertverlust
Für diese Kosten sind keine Einzelnachweise erforderlich.
Zusätzlich können mit Beleg geltend gemacht werden:
- sonstige unmittelbar reisebedingte Nebenkosten
- Parkgebühren
- Maut- oder Fährkosten
Pauschalen für andere Verkehrsmittel
Für öffentliche Verkehrsmittel (z. B. Bahn, Bus, Flugzeug) können die tatsächlich entstandenen Kosten angesetzt werden, sofern entsprechende Belege vorliegen.
Für Fahrräder und E-Bikes existiert keine gesetzlich festgelegte Kilometerpauschale. Eine Erstattung ist nur auf Basis tatsächlicher Kosten oder individueller Arbeitgeberregelungen möglich.
Ein Angestellter fährt mit dem E-Bike 15 Kilometer zu einer beruflichen Fortbildung. Für die Hin- und Rückfahrt (30 Kilometer) kann er 6 Euro (30 x 0,20 Euro) als Fahrtkosten ansetzen.
Für Flugreisen und Mietwagen gelten weiterhin die tatsächlichen Kosten, die durch Quittungen oder Rechnungen belegt werden müssen. Auch hier ist der Nachweis der beruflichen Veranlassung erforderlich, um die Kosten steuerlich abzusetzen
Übernachtungspauschalen steuerlich geltend machen
Übernachtungspauschalen bieten eine einfache Möglichkeit, beruflich bedingte Kosten für Übernachtungen steuerlich geltend zu machen. Sie ersetzen die Notwendigkeit, einzelne Belege vorzulegen, sofern die Pauschalen nicht überschritten werden. Für 2025 gelten weiterhin gestaffelte Beträge für Inlands- und Auslandsübernachtungen.
Übernachtungskosten im Inland: Pauschalen und Regelungen
Bei beruflich bedingten Übernachtungen im Inland werden grundsätzlich die tatsächlichen Übernachtungskosten angesetzt, sofern eine Rechnung vorliegt.
Arbeitgeber können alternativ eine steuerfreie Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht erstatten. Für den Werbungskostenabzug durch Arbeitnehmer ist diese Pauschale nicht vorgesehen.
Die Pauschale gilt nicht für Übernachtungen im eigenen Haushalt oder bei Angehörigen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Für Inlandsreisen beträgt die Verpflegungspauschale 2025 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei einer vollen 24-stündigen Abwesenheit.
Die Pauschale gilt für beruflich bedingte Reisen und setzt eine genaue Dokumentation der Abwesenheitszeiten voraus.
Ab 2025 bleibt die Pauschale für Pkw bei 0,30 Euro pro Kilometer bis 20 Kilometer, steigt aber auf 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer. Für Fahrräder und E-Bikes wurde eine neue Pauschale von 0,20 Euro pro Kilometer eingeführt. Öffentliche Verkehrsmittel können weiterhin mit den tatsächlichen Ticketkosten angesetzt werden.
Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird die Pauschale gekürzt: 20 % für Frühstück (5,60 Euro) und 40 % für Mittag- oder Abendessen (je 11,20 Euro). Beispiel: Bei 24 Stunden Abwesenheit und einem gestellten Mittagessen reduziert sich die Pauschale von 28 Euro auf 16,80 Euro.
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Disclaimer:
Die aufgeführten Pauschalen, Tipps und Beiträge sind nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschließlichkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung.