Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich. Doch viele Unternehmen sind noch in der Übergangsphase: Welche Rechnungsformate sind jetzt erlaubt? Wann müssen auch Kleinbetriebe vollständig umstellen? Und wie lässt sich die E-Rechnung sicher und gesetzeskonform umsetzen?

In diesem Artikel erhalten Sie einen vollständigen Überblick über den aktuellen Rechtsstand, die technischen Anforderungen und die nötigen Umsetzungsschritte.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Seit Januar 2025 Pflicht: Inländische B2B-Rechnungen müssen als strukturierte E-Rechnungen übermittelt werden.
  • Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 wird der elektronische Empfang noch nicht beanstandet.
  • Papier & PDF nur noch mit Ausnahmen: Nur für Kleinbetragsrechnungen, bestimmte Branchen oder mit Übergangsfrist bis 2027 erlaubt.
  • Zugelassene Formate: XRechnung und ZUGFeRD 2.1.1 (Profil XRECHNUNG) nach EN 16931 – EDI nur, wenn konform.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird – so, dass sie vollautomatisch weiterverarbeitet werden kann. Im Unterschied zu einfachen PDFs oder Papierrechnungen sind E-Rechnungen maschinenlesbar und entsprechen einem festgelegten Datenstandard nach EN 16931.

Typische E-Rechnungsformate sind:

  • XRechnung: Standard im öffentlichen Sektor, zunehmend auch im B2B-Bereich
  • ZUGFeRD 2.1.1 Profil XRECHNUNG: Kombiniert strukturierte Daten mit einer sichtbaren PDF-Komponente
  • EDI-Verfahren: Nur zulässig, wenn EN 16931-konform

Wichtig: Nur diese Formate gelten im Sinne des Umsatzsteuerrechts als echte E-Rechnungen. PDFs, Scans oder Word-Dateien gelten nicht als E-Rechnungen – auch wenn sie digital übermittelt werden.

Warum wurde die E-Rechnung eingeführt?

Die E-Rechnung ist ein zentraler Baustein der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung und der Wirtschaft. Ziel der Einführung ist es, Buchhaltungsprozesse zu automatisieren, Kosten zu senken und Steuerbetrug einzudämmen.

Für Unternehmen ergeben sich daraus klare Vorteile:

  • Automatisierung: Rechnungen lassen sich ohne Medienbrüche direkt ins ERP- oder Buchhaltungssystem übernehmen.
  • Schnellere Zahlungsprozesse: Weniger Verzögerungen durch manuelle Prüfungen oder Rückfragen.
  • Reduzierte Fehleranfälligkeit: Standardisierte Datenformate vermeiden Übertragungsfehler.
  • Mehr Transparenz & Compliance: Gesetzeskonforme Archivierung und klar nachvollziehbare Abläufe.
  • Kostensenkung: Kein Papier, kein Porto, keine Lagerung.

Nicht zuletzt dient die E-Rechnung auch als technische Grundlage für das geplante Meldeverfahren zur Umsatzsteuer, bei dem Transaktionsdaten zukünftig in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermittelt werden sollen.

Was ändert sich durch die E-Rechnung?

Mit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 gelten neue gesetzliche Anforderungen an die Rechnungserstellung. Für inländische B2B-Transaktionen sind strukturierte elektronische Rechnungen nun der Regelfall. Klassische Papierrechnungen oder PDFs erfüllen diese Anforderungen nicht mehr – mit wenigen Ausnahmen und zeitlich befristeten Übergangsfristen.

Konkret bedeutet das:

  • Ausstellungspflicht: Unternehmen müssen ihre Rechnungen in einem EN-16931-konformen Format ausstellen.
  • Empfangspflicht: Zwar wird der elektronische Empfang bis Ende 2026 nicht beanstandet, ab 2027 wird er Pflicht.
  • Formatpflicht: Zulässig sind nur XRechnung, ZUGFeRD 2.1.1 (Profil XRECHNUNG) oder EDI, wenn normkonform.
  • Archivierungspflicht: Rechnungen müssen revisionssicher und GoBD-konform gespeichert werden.

Für viele Unternehmen bedeutet das eine Umstellung der bestehenden Prozesse, z. B. bei der Auswahl geeigneter Software, bei der Schulung der Mitarbeitenden und in der IT-Infrastruktur.

Tipp: Mit der TimO Rechnungssoftware erstellen Sie E-Rechnungen im Format XRechnung direkt aus Ihren Projekt- oder Zeiterfassungsdaten – gesetzeskonform, automatisiert und vollständig GoBD-konform.

Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen verpflichtet, bei inländischen B2B-Umsätzen strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen. Die Pflicht gilt unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche – mit wenigen Ausnahmen und Übergangsregelungen.

B2B-Unternehmen

Alle inländischen Unternehmen müssen bei Geschäftsvorfällen mit anderen inländischen Unternehmern E-Rechnungen im Sinne des § 14 UStG ausstellen. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht erforderlich.

Kleinunternehmer

Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro im Vorjahr dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDFs nutzen. Diese Regelung wurde mit dem BMF-Schreiben vom 25. Juni 2025 konkretisiert und bietet kleineren Betrieben zusätzliche Vorbereitungszeit.

Vereine

Auch Vereine, die unternehmerisch tätig sind, müssen E-Rechnungen ausstellen – z. B. bei der Vermietung von Vereinsräumen oder dem Verkauf von Waren. Der nichtwirtschaftliche Bereich ist davon ausgenommen.

Öffentliche Stellen

Juristische Personen des öffentlichen Rechts sind ebenfalls zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet, sofern sie Leistungen an Unternehmer erbringen. Dazu zählen z. B. Vermietungen durch Kommunen oder andere steuerpflichtige Tätigkeiten. Die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 – ohne Übergangsfrist.

Privatpersonen und B2C-Geschäfte

Für Transaktionen mit Privatpersonen (B2C) gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Unternehmen dürfen hier weiterhin Papierrechnungen oder PDFs ausstellen.

Ausnahmen und Sonderfälle

  • Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro dürfen weiterhin in Papierform oder als PDF ausgestellt werden.
  • Fahrausweise sind ebenfalls von der Pflicht ausgenommen.
  • Sonstige Rechnungen (z. B. nicht strukturierte PDFs oder Papierformate) sind während der Übergangsphase zulässig, wenn der Empfänger ausdrücklich oder konkludent zustimmt.
  • EDI-Verfahren sind nur dann als E-Rechnung anerkannt, wenn sie EN 16931-konform sind. Nicht-konforme EDI-Rechnungen dürfen noch bis Ende 2027 verwendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.

Was gilt seit dem 1. Januar 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im strukturierten Format für alle inländischen B2B-Umsätze gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen dürfen bei Geschäftsvorfällen mit anderen Unternehmen in Deutschland nur noch E-Rechnungen im Sinne des § 14 UStG ausstellen – also Rechnungen, die elektronisch übermittelt und maschinenlesbar strukturiert sind.

Was gilt als E-Rechnung?

Als gesetzeskonforme E-Rechnung gelten nur Formate, die:

  • dem neuen § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG entsprechen,
  • die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 einhalten,
  • elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können

Zulässige Formate sind:

  • XRechnung
  • ZUGFeRD 2.1.1 (Profil XRECHNUNG)
  • EDI-Verfahren, sofern EN 16931-konform

Wichtig: PDFs, Papierbelege oder nicht-konforme EDI-Rechnungen gelten nicht als E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes.

Was bedeutet „EN 16931-konform“?

Die Norm EN 16931 legt fest, welche Datenfelder und Strukturen in einer E-Rechnung enthalten sein müssen – etwa Angaben zu Steuernummer, Leistungszeitraum, Betrag, Rechnungssteller etc. Nur wenn ein Rechnungsformat diese Anforderungen erfüllt, gilt es als gesetzeskonform.

Empfangspflicht mit Übergangsregelung

Zwar müssen alle Unternehmen seit Januar 2025 strukturierte E-Rechnungen ausstellen, doch beim Empfang gilt eine Nichtbeanstandungsregelung: Bis zum 31. Dezember 2026 wird es nicht beanstandet, wenn der Empfänger eine E-Rechnung technisch noch nicht verarbeiten kann.

Damit bleibt Unternehmen vorübergehend Zeit, ihre Systeme für den Empfang anzupassen – die Pflicht zur Ausstellung gilt jedoch uneingeschränkt.

Wer haftet für die Einhaltung?

Der Rechnungsaussteller ist verantwortlich dafür, dass das gewählte Format den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Bei einem Verstoß drohen steuerliche Nachteile, z. B. der Verlust des Vorsteuerabzugs für den Empfänger.

Umsetzung mit der richtigen Software

Für die Einhaltung aller Formatvorgaben benötigen Sie eine Software, die E-Rechnungen automatisch im richtigen Standard erzeugt. Die Rechnungssoftware von TimO unterstützt z. B. sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD 2.1.1 (Profil XRECHNUNG) und ermöglicht die einfache Integration in bestehende Prozesse.

Tipp: Mit TimO erstellen Sie rechtssichere E-Rechnungen direkt aus Ihren Projektdaten – ideal für Unternehmen, die Projektabrechnung und Rechnungsstellung kombinieren möchten.

Übergangsregelungen bis Ende 2027

Um Unternehmen ausreichend Zeit für die technische Umstellung zu geben, gelten bis Ende 2027 mehrere Übergangsregelungen – insbesondere für kleine Betriebe und bestimmte Sonderfälle.

Kleinunternehmer

Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro im Vorjahr dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, sofern der Leistungsempfänger zustimmt. Diese Regelung gilt bis zum 31. Dezember 2027 und soll kleineren Betrieben mehr Spielraum bei der Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen bieten.

EDI-Verfahren (nicht EN 16931-konform)

Auch Rechnungen, die über bestehende EDI-Verfahren übermittelt werden und noch nicht vollständig normkonform sind, dürfen bis Ende 2027 verwendet werden – vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu. Unternehmen, die bereits EDI nutzen, haben dadurch mehr Zeit, ihre Prozesse an die neuen Anforderungen anzupassen.

Rechnungen für Umsätze bis 2026

Rechnungen, die Leistungen betreffen, die bis einschließlich 31. Dezember 2026 erbracht wurden, dürfen in Papierform oder als einfache PDF-Rechnung ausgestellt werden – wenn der Rechnungsempfänger dem Format zustimmt. Diese Regelung betrifft vor allem Rückrechnungen oder verspätet ausgestellte Rechnungen für das alte Geschäftsjahr.

E-Rechnung und Buchhaltung

Die Einführung der E-Rechnung verändert nicht nur die Art der Rechnungserstellung, sondern hat auch direkte Auswirkungen auf die Buchhaltung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen steuerlich korrekt, vollständig maschinenlesbar und archivierungspflichtig sind.

Anforderungen an die E-Rechnung

Damit eine E-Rechnung buchhalterisch gültig ist, muss sie:

  • den Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG entsprechen,
  • in einem strukturieren elektronischen Format vorliegen,
  • vollständig und maschinenlesbar sein,
  • alle Pflichtangaben enthalten (z. B. Steuernummer, Leistungsdatum, Rechnungsnummer, Nettobeträge, Umsatzsteuer).

Nur dann ist die E-Rechnung vorsteuerabzugsfähig.

Archivierung und GoBD-Konformität

E-Rechnungen müssen gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) für mindestens zehn Jahre digital aufbewahrt werden. Die Anforderungen lauten:

  • Unveränderbarkeit der Daten
  • maschinelle Auswertbarkeit während der gesamten Aufbewahrungszeit
  • sichere Archivsysteme, idealerweise mit Zugriffskontrolle

Ein Ausdruck oder ein PDF-Abbild genügt nicht den steuerlichen Anforderungen.

Konsequenzen bei Verstößen

Wird eine Rechnung nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ausgestellt, kann der Vorsteuerabzug beim Empfänger verweigert werden. Auch der Rechnungsaussteller riskiert Beanstandungen bei Betriebsprüfungen, wenn die Archivierung oder Formatwahl nicht gesetzeskonform ist.

Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse

Eine moderne E-Rechnungssoftware sollte nahtlos mit der vorhandenen Buchhaltungs- oder ERP-Umgebung zusammenarbeiten. Der automatisierte Import und die strukturierte Ablage sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen.

Mit der E-Rechnungsfunktion von TimO können Sie strukturierte Rechnungen direkt aus Projektzeiten oder Abrechnungsdaten erstellen und revisionssicher archivieren – ein Vorteil für Unternehmen mit vielen projektbezogenen Buchungen.

E-Rechnung in der Praxis

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt für viele Unternehmen operative Herausforderungen – aber auch große Chancen zur Effizienzsteigerung. Entscheidend ist, dass Sie wissen, wie E-Rechnungen technisch erstellt, übermittelt und empfangen werden können.

Erstellung von E-Rechnungen

Eine gesetzeskonforme E-Rechnung entsteht, wenn Sie Ihre Rechnungsdaten in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.1.1 (Profil XRECHNUNG) erzeugen. Das geht über:

  • E-Invoicing-Module in Buchhaltungs- oder Faktura-Software
  • Cloudbasierte Rechnungsplattformen
  • Spezialisierte Tools für E-Rechnungsformate

Die Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten (z. B. Leistungserbringer, Leistungszeitraum, Beträge, Steueranteile) und so aufgebaut sein, dass die Daten maschinell verarbeitet werden können.

Versand und Übermittlung

E-Rechnungen können in strukturierter Form z. B. als XML-Datei per E-Mail übermittelt werden – etwa im Anhang oder über spezielle Plattformen (z. B. Peppol-Netzwerk, API-Schnittstellen). Wichtig ist die sichere, nachvollziehbare Zustellung und der Schutz der Datenintegrität, z. B. über Signaturen oder Prüfmechanismen.

Empfang von E-Rechnungen

Unternehmen müssen E-Rechnungen annehmen können – z. B. per E-Mail, Plattform oder Schnittstelle. Eine Ablehnung wegen technischer Inkompatibilität ist nicht zulässig, solange die E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Tipp: Prüfen Sie, ob Ihre Systeme strukturierte XML-Daten korrekt empfangen, auslesen und in die Buchhaltung überführen können.

Wann ein Vertrag als Rechnung gilt

Ein schriftlicher Vertrag kann unter bestimmten Bedingungen auch als E-Rechnung gelten – z. B. bei Dauerleistungen oder Mieten. Entscheidend ist, dass alle umsatzsteuerrechtlich relevanten Angaben enthalten sind und die Daten im richtigen Format übermittelt werden.

So stellen Sie auf die E-Rechnung um

Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert eine klare Strategie und gut abgestimmte Prozesse. Entscheidend ist, dass Sie technisch bereit sind – und dass Ihre Mitarbeiter die neuen Anforderungen verstehen und anwenden können.

1. Bestehende Prozesse analysieren

Verschaffen Sie sich einen Überblick:

  • Welche Rechnungsformate nutzen Sie aktuell?
  • Welche Systeme sind im Einsatz?
  • Wer ist intern für die Rechnungserstellung und Buchhaltung verantwortlich?

Die Bestandsaufnahme hilft, Lücken zu erkennen – z. B. fehlende Formatunterstützung oder unklare Zuständigkeiten.

2. Software auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungs- oder Projektabrechnungssoftware:

  • strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.1.1 unterstützt,
  • alle gesetzlich geforderten Angaben abbildet,
  • sichere Übermittlungswege (z. B. per E-Mail mit XML-Anhang oder über Schnittstellen) bietet,
  • und eine GoBD-konforme Archivierung ermöglicht.

Die Rechnungssoftware von TimO erfüllt alle Anforderungen und lässt sich direkt mit Ihrer Projektzeiterfassung verknüpfen – ideal für Dienstleister, Agenturen und projektorientierte Unternehmen.

3. Zuständigkeiten klären und Mitarbeiter schulen

Alle Beteiligten – vom Projektteam bis zur Buchhaltung – müssen wissen:

  • wie E-Rechnungen erstellt werden,
  • was bei Pflichtangaben und Formaten zu beachten ist,
  • wie strukturierte Daten übermittelt und verarbeitet werden.

Praxis-Tipp: Dokumentieren Sie Ihre E-Rechnungsprozesse und halten Sie ein Schulungskonzept bereit, insbesondere bei mehreren Standorten oder Abteilungen.

4. Testphase einplanen

Führen Sie vor dem Echtbetrieb eine interne Testphase durch:

  • Testen Sie den Rechnungslauf mit echten Daten
  • Simulieren Sie den Empfang auf Empfängerseite
  • Prüfen Sie Archivierung, Lesbarkeit und Formatvalidität

Fehler lassen sich so vorab identifizieren – und Ihre Teams gewinnen Sicherheit im Umgang mit der neuen Technologie.

5. Regelmäßige Updates einplanen

Die E-Rechnungslandschaft entwickelt sich weiter – z. B. durch künftige Meldepflichten oder neue Formatversionen. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen ein und sorgen Sie dafür, dass Ihre Software und internen Prozesse stets aktuell bleiben.

E-Rechnungen einfach mit TimO erstellen

Wenn Sie Ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten, bietet Ihnen TimO eine vollständig integrierte E-Rechnungsfunktion, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig Ihre Abläufe deutlich vereinfacht.

E-Rechnung direkt aus der Projektarbeit

TimO verbindet Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einer Plattform. Das bedeutet: Sie erstellen Ihre E-Rechnungen direkt auf Basis der erfassten Projektzeiten und Leistungen – ohne Medienbrüche und ohne manuelles Nacharbeiten.

Die Rechnungsdaten werden automatisch in ein gesetzeskonformes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.1.1 (Profil XRECHNUNG) überführt. Alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG werden vollständig abgebildet.

Unterstützte Formate und Übermittlungswege

Mit TimO können Sie:

  • strukturierte Rechnungen als XML-Datei erzeugen (XRechnung, ZUGFeRD 2.1.1),
  • hybride Rechnungen mit maschinen- und menschenlesbarem Anteil senden,
  • Rechnungen per E-Mail versenden oder als Download bereitstellen.

Das System prüft die Formatkonformität automatisch – so vermeiden Sie Fehler bei der Übermittlung.

Für wen ist TimO besonders geeignet?

TimO ist ideal für:

  • Dienstleister, Agenturen und Beratungen, die projektbezogen abrechnen,
  • KMU, die ihre Faktura modernisieren und rechtskonform gestalten möchten,
  • Unternehmen mit mehreren Projekten und wechselnden Abrechnungsmodellen (z. B. Pauschalen, Stundenkontingente, Aufwände).

Dank der modularen Struktur können Sie die E-Rechnung flexibel mit anderen Modulen wie Projektzeiterfassung, Urlaubsplaner oder Ressourcenplanung kombinieren.

FAQ zur E-Rechnung

Muss ich eine E-Rechnung unterschreiben?

Nein. Eine elektronische Rechnung benötigt keine Unterschrift. Die Echtheit und Unversehrtheit werden durch innerbetriebliche Kontrollverfahren oder durch digitale Signaturen sichergestellt – eine Unterschrift ist nicht erforderlich.

Kann ich eine E-Rechnung ausdrucken?

Ja, das ist möglich – etwa für interne Ablagen oder Prüfprozesse. Aber: Ein Ausdruck ersetzt nicht das elektronische Original und gilt nicht als rechtlich gültige Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts.

Kann ich noch eine Papierrechnung verlangen?

Im B2B-Bereich nicht mehr, wenn der Rechnungssteller der E-Rechnungspflicht unterliegt. Ab 2025 dürfen Unternehmen keine Papierrechnungen mehr ausstellen, sofern keine Ausnahme vorliegt. Im B2C-Bereich ist das weiterhin möglich.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten – meist im XML-Format. Diese Daten sind für den Menschen nicht direkt lesbar, können aber durch geeignete Software visualisiert werden. Bei hybriden Formaten (z. B. ZUGFeRD) enthält die Datei auch ein lesbares PDF.

Wie umfangreich darf eine E-Rechnung sein?

Es gibt keine feste Begrenzung. Wichtig ist, dass alle Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG enthalten sind und maschinenlesbar vorliegen. Zusätzliche Informationen dürfen enthalten sein – solange sie die Struktur nicht stören.

Kann ich PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln?

Ein reines PDF ist keine E-Rechnung. Die Umwandlung erfordert spezialisierte Software, die aus dem PDF strukturierte Daten (z. B. XML) erzeugt. Viele Buchhaltungsprogramme oder E-Rechnungstools bieten entsprechende Konvertierungsfunktionen an.

Referenzen:

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