Mitarbeiterausgaben einfach digital erfassen
Digitales Auslagen- & Erstattungsmanagement für Mitarbeiterauslagen
Mit TimO® verwalten Sie Mitarbeiterausgaben digital – mobil erfasst, zentral geprüft und direkt Projekten zugeordnet.
Über 1.300 Unternehmen vertrauen täglich auf TimO®
Vorteile
Digitales Spesenmanagement für Spesen, Projekte und Freigaben
Digitale Belegerfassung per App
Mitarbeitende erfassen Auslagen sofort per Smartphone oder Browser und speichern Belege direkt digital, wodurch verlorene Quittungen und nachträgliche Datenerfassung vermieden werden.
Projektkosten einfach zugeordnet
Auslagen lassen sich direkt Projekten, Kostenstellen oder Budgets zuweisen und stehen sofort für Projektcontrolling und Kostenstellenrechnung bereit.
Strukturierter Genehmigungsworkflow
Mehrstufige Freigabeprozesse mit rollenbasierter Zugriffskontrolle sorgen für transparente Prüfung durch Teamleitung, HR oder Finanzbuchhaltung.
Reisekosten und Spesen zentral verwalten
Die Auslagenerstattung Software bündelt Spesenabrechnung, Reisekostenabrechnung und Mitarbeiterausgaben in einem zentralen System mit vollständiger Dokumentation.
Automatisiertes Reporting
Detaillierte Reports und Dashboards liefern Auswertungen zu Kostenstellen, Projekten und Ausgabenarten für Buchhaltung, Controlling und Management.
Compliance-konforme Belegarchivierung
Digitale Speicherung unterstützt steuerkonforme Dokumentation nach GoBD, HGB und DSGVO sowie eine nachvollziehbare Belegprüfung.
Das TimO System
Ihre Herausforderungen — Unsere Lösung
Ihre Herausforderung
Die TimO Lösung
Mitarbeiterausgaben werden häufig erst Tage später gesammelt eingereicht.
TimO® Auslagenerstattung ermöglicht Mitarbeitern, Ausgaben direkt digital zu erfassen und Belege sofort einzureichen.
Excel-Listen oder papierbasierte Spesenabrechnungen verursachen hohen Verwaltungsaufwand.
TimO® ersetzt Excel- und Papierprozesse durch eine zentrale Software für Auslagenerstattung und Spesenmanagement.
Auslagen bleiben lange unbearbeitet, weil Freigaben per E-Mail erfolgen.
Mit dem TimO® Freigabesystem prüfen und genehmigen Teamleiter oder Finance-Abteilungen Auslagen direkt im System.
Mitarbeiterausgaben sind über verschiedene Systeme und Dateien verteilt.
TimO® Auslagenmanagement stellt eine zentrale Übersicht über alle eingereichten, geprüften und genehmigten Kosten bereit.
Ausgaben lassen sich nur schwer Projekten oder Kostenstellen zuordnen.
TimO® Projektkosten-Zuordnung ermöglicht die direkte Verbindung von Auslagen mit Projekten oder Kostenstellen.
Manuelle Dateneingaben führen zu Fehlern bei der Spesenabrechnung.
TimO® digitale Belegerfassung reduziert manuelle Übertragungsfehler bei der Eingabe von Ausgaben.
Persönliche Software-Präsentation
Lernen Sie TimO® live kennen! – kostenlos und unverbindlich
In wenigen Minuten erklären wir Ihnen gerne alles,
was Sie wissen möchten.
Digitale Erfassung von Auslagen
Mitarbeiterauslagen strukturiert und digital erfassen
Mit der TimO® Spesenmanagement-Software erfassen Unternehmen Mitarbeiterauslagen zentral und ohne Medienbrüche – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Belege werden direkt digital erfasst und Projekten, Kostenstellen oder Zahlungsarten zugeordnet, wodurch Excel-Chaos und verlorene Papierbelege vermieden werden.
-
Digitale Ablage von Quittungen und Belegen
-
Zuordnung zu Kostenstellen oder Zahlungsarten
-
Unterstützung internationaler Währungen
-
Aktualisierung von Wechselkursen automatisch oder manuell
Mobile Nutzung & Self-Service
Spesen per App jederzeit und überall mobil erfassen
Mit der TimO® Spesenmanagement-Software erfassen Mitarbeitende ihre Auslagen flexibel per App oder Webbrowser – unabhängig von Standort oder Endgerät. Gerade im Außendienst oder auf Geschäftsreisen ermöglicht die mobile Spesenmanagement App eine sofortige digitale Reisekostenabrechnung inklusive Belegupload.
-
Belegerfassung über App oder Webbrowser
-
Self-Service für Mitarbeitende zur Einreichung von Auslagen
-
Upload von Quittungen und Dokumenten als Anlage
-
Schnelle Erstellung von Spesenanträgen
Genehmigungsprozesse & Rollenverwaltung
Freigabeprozesse digitalisieren und Prüfaufwand reduzieren
Mit der TimO® Spesenmanagement-Software steuern Unternehmen ihre Genehmigungsprozesse zentral und transparent über definierte Workflows. Mehrstufige Freigabeprozesse sorgen dafür, dass Mitarbeiterauslagen korrekt geprüft und genehmigt werden, wodurch Unklarheiten und Verzögerungen reduziert werden.
-
Rollenbasierte Benutzer- und Rechteverwaltung
-
Individuell definierbare Lese- und Zugriffsrechte
-
Mehrstufige Freigabeprozesse für Auslagen
-
Stellvertreterfunktion bei Abwesenheit von Verantwortlichen
Projekt- und Kostenstellenzuordnung
Mitarbeiterauslagen direkt mit Projekten und Kostenstellen verknüpfen
Mit der TimO® Spesenmanagement-Software lassen sich Mitarbeiterausgaben direkt Projekten, Kostenstellen oder Budgets zuordnen. Dadurch entsteht eine klare Verbindung zwischen digitaler Spesenabrechnung und Projektkosten. Unternehmen erhalten eine transparente Grundlage für Projektcontrolling, Kostenstellenrechnung und Weiterberechnung an Kunden.
-
Projektbezogene Zuordnung von Mitarbeiterauslagen
-
Möglichkeit zur projektunabhängigen Auslagenerfassung
-
Basis für projektbezogene Kundenabrechnung
-
Verbindung zu Projektbudgets und Kostenstellen
Reporting & Auswertungen
Berichte und Auswertungen für Spesen- und Auslagenmanagement erstellen
TimO® ermöglicht eine strukturierte Analyse aller erfassten Spesen und unterstützt Unternehmen bei der Weiterverarbeitung in Buchhaltung und Controlling. Daten können flexibel exportiert und in Systeme wie DATEV überführt werden, wodurch eine durchgängige und GoBD-konforme Verarbeitung gewährleistet ist.
-
Exportfunktionen für verschiedene Dateiformate
-
Übersicht über genehmigte und offene Ausgaben
-
Auswertungen nach Projekten, Kostenstellen und Teams
-
Weiterverarbeitung in Drittsystemen (z. B. DATEV)
-
Datenimport aus externen Quellen
Datenexport
Ausgabendaten für Buchhaltung, Controlling und Reporting bereitstellen
Die digitale Spesen- und Reisekostenabrechnung mit TimO® unterstützt Unternehmen bei der strukturierten Weitergabe von Ausgabendaten. Reports und Exportfunktionen ermöglichen die Integration in Finanzbuchhaltung, Projektcontrolling oder externe Analysewerkzeuge. Damit stehen alle relevanten Daten für Auswertungen, Budgetkontrolle und Unternehmensreporting zur Verfügung.
-
Export von Spesen- und Ausgabendaten
-
Nutzung der Daten für Buchhaltung und Controlling
-
Weiterverarbeitung in externen Systemen möglich
-
Import von Daten aus anderen Anwendungen
-
Flexible Integration in bestehende IT-Systeme
Cloudbasierte Nutzung & Zugriff
Ausgabenmanagement jederzeit und ortsunabhängig nutzen
Die TimO® Auslagenerstattung Software ist eine cloudbasierte Lösung, die Unternehmen jederzeit Zugriff auf ihre digitale Spesenabrechnung und Reisekostenverwaltung ermöglicht. Mitarbeitende, Projektverantwortliche und Buchhaltung greifen über Webbrowser auf das System zu – unabhängig vom Standort oder Gerät. Dadurch wird das Ausgabenmanagement im Unternehmen flexibel nutzbar und unterstützt moderne Arbeitsmodelle wie mobiles Arbeiten oder Homeoffice.
-
Cloudbasierte Nutzung ohne Softwareinstallation
-
Zugriff über Webbrowser auf PC oder Mac
-
Ortsunabhängiger Zugriff für Mitarbeitende und Verwaltung
-
Nutzung im Büro, im Homeoffice oder unterwegs
-
Systemzugriff über Internetverbindung
Einfach test - ganz ohne Risiko
Spesen- und Auslagenmanagementunverbindlich im Unternehmen testen
Mit TimO® können Unternehmen die Software für Auslagen- und Spesenmanagement unverbindlich testen. Während der 30-tägigen Testphase stehen alle Funktionen der digitalen Reisekostenabrechnung zur Verfügung, sodass Mitarbeitende Belege erfassen, Genehmigungsprozesse testen und Reports erstellen können.
-
30 Tage kostenloser Test
-
Zugriff auf alle Funktionen der Auslagenmanagement-Lösung
-
Keine Kreditkarte und keine Kündigung notwendig
-
Persönlicher Support während der Testphase
Zusammenfassung
Die TimO® Auslagenerstattung-Software im Überblick
TimO® Auslagenerstattung ist eine Spesenmanagement Software innerhalb der TimO® Projekt-ERP Business Suite. Das System erfasst Mitarbeiterauslagen digital per App oder Browser und ordnet sie Projekten, Kostenstellen und Budgets zu. Ein strukturierter Genehmigungsworkflow steuert Prüfung und Freigabe. Die Software zur Reisekostenabrechnung reduziert manuelle Fehler und beschleunigt Rückerstattungen. Sie unterstützt Mehrwährungen, GoBD-konforme Belegarchivierung und DATEV-Export. Die Lösung richtet sich an projektbasierte Unternehmen und ist vollständig in Projektmanagement und Controlling integrierbar.
Modular aufgebaut
Erweitern Sie die TimO® Projektabrechnung zu Ihrer individuellen Lösung
Unsere modulare Struktur ermöglicht eine flexible Anpassung an Ihre individuellen Anforderungen.
Projektzeiterfassung
Projektzeiten erfassen, prüfen und abrechnen – in einem System. Für lückenlose Dokumentation und klare Nachweise.
Projektmanagement
Planen, steuern und kontrollieren Sie Aufgaben, Meilensteine und Budgets – verknüpft mit Ihrem Abrechnungssystem.
Zeiterfassung
Erfassen Sie Arbeitszeiten präzise und wandeln Sie sie mit dem Zusatzmodul Zeiterfassung direkt in Rechnungen um.
Ressourcenplanung
Sorgen Sie für reibungslose Abläufe und eine optimale Teamsteuerung durch vorausschauende Ressourcenplanung.
Kundenrezensionen
Das sagen unsere Kunden über TimO®
Hier zeigen Erfahrungen, wie Projekte leichter gesteuert, Zeit gespart und der Arbeitsalltag optimiert werden.
Freundlicher, kompetenter Support und ein leicht zu bedienendes System – wir sind rundum zufrieden!
Ralf B.
TS Rental GmbH
Durchdachtes System mit hervorragender Einführung – man findet sich sofort und mühelos zurecht.
Walter Steidel
SchwerdtGruppe
Zeiterfassung und Urlaubsplanung laufen jetzt reibungslos – endlich kein nerviges Excel-Chaos mehr!
Tobias F.
Arztpraxis Bonner Süden
0
+
Unternehmen
0
%
Kundenzufriedenheit
0
%
Zeitersparnis bei der Abrechnung
0
+
Jahre Erfahrung
Skalierbar & fair
Unsere Preise
(inklusive App, Server, Wartung, Datensicherung und Support)
Sales Pipeline Software & CRM
Standard
* Preise zzgl. gesetzl. MwSt.
Von Erfahrung geprägt, auf Ihre Zukunft ausgerichtet
Warum Sie sich auch für TimO® entscheiden sollten?
Unsere Softwarelösungen verbinden Stabilität, Datenschutz und Flexibilität –
damit Sie Ihre Unternehmensziele nachhaltig erreichen.
Ausgereift und stabil
Nach über 25 Jahren stetiger Entwicklung bieten die TimO® Produkte ausgereifte und zuverlässige Funktionen. Damit Sie mit Sicherheit Ihre Ziele erreichen.
Engagierte Beratung
Wir beraten Sie gerne zur optimalen Zusammenstellung der Module, begleiten Sie bei der Einrichtung der Software und supporten Sie im laufenden Betrieb.
Sichere Daten
Die Integrität und Sicherheit von Kundendaten ist unsere oberste Priorität. Wir gewährleisten Datenschutz gemäß DSGVO.
Flexibles System
Die TimO® Business-Suite ist modular und flexibel und wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Damit Sie langfristig planen können.
Beratung & Support
Lassen Sie sich von
unseren Experten telefonisch beraten
Wir bieten Ihnen kompetente Unterstützung – von der individuellen Anfrage über branchenspezifische Anforderungen bis hin zur erfolgreichen Software-Einführung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
TimO® ermöglicht eine effiziente und digitale Auslagenerstattung, indem Mitarbeiterausgaben zentral erfasst, geprüft und automatisch weiterverarbeitet werden. Eine Spesenabrechnung Software vereinfacht dabei den gesamten Prozess von der Belegerfassung bis zur Rückerstattung.
Mit TimO® können Belege per App erfasst, über einen Genehmigungsworkflow freigegeben und direkt Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden. Das erleichtert insbesondere Beratungsunternehmen, Agenturen und IT-Dienstleistern die projektgenaue Kostenerfassung.
Zusätzlich verbessert die Integration in das Projektcontrolling die Transparenz über Budgets und ermöglicht eine schnellere und fehlerfreie Abrechnung, auch im Zusammenspiel mit Systemen wie DATEV.
TimO® integriert Spesenmanagement direkt in Projektcontrolling und Abrechnung, indem alle Ausgaben zentral erfasst und automatisch weiterverarbeitet werden können. Eine Spesenmanagement Software verbindet dabei Belegerfassung, Freigabeprozess und Kostenzuordnung in einem System.
Mit TimO® fließen Mitarbeiterauslagen direkt in Projektberichte und die Abrechnung ein. Dadurch entsteht eine konsistente Datenbasis, die manuelle Übertragungen vermeidet und die Transparenz über Projektkosten deutlich erhöht.
Die Spesen App von TimO® eignet sich für eine Vielzahl von Unternehmen, die Mitarbeiterausgaben effizient, transparent und revisionssicher verwalten möchten. Eine cloudbasierte Spesenmanagement Software ist besonders relevant für Organisationen mit verteilten Teams, Außendienst oder projektbasierter Arbeit.
Typische Einsatzbereiche sind Beratungsunternehmen mit projektbezogenen Reisekosten, Agenturen mit kampagnenbezogenen Ausgaben sowie IT-Dienstleister, die Projektkosten und Teamaufwände exakt erfassen müssen. Auch Finance-Abteilungen profitieren von der strukturierten digitalen Spesenabrechnung und der verbesserten Auswertbarkeit.
TimO® unterstützt die projektgenaue Zuordnung von Reisekosten, indem Ausgaben direkt bei der Erfassung einem Projekt oder einer Kostenstelle zugewiesen werden. Eine Reisekostenabrechnung Software sorgt dafür, dass alle Daten strukturiert und nachvollziehbar erfasst werden.
Mit TimO® können Mitarbeitende Belege sofort dem richtigen Projekt zuordnen. Dadurch entsteht eine klare Kostenübersicht, die das Projektcontrolling vereinfacht und Fehler durch nachträgliche Zuordnung vermeidet.
Cloudbasierte Spesenmanagement Software bietet ein hohes Maß an Datensicherheit, wenn sie nach aktuellen Standards entwickelt und betrieben wird. Dazu gehören verschlüsselte Datenübertragung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und revisionssichere Speicherung.
TimO® erfüllt diese Anforderungen durch Hosting in Deutschland und die Einhaltung der DSGVO. Zusätzlich sorgt ein differenziertes Rollen- und Rechtekonzept dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten.
Die Software wird DSGVO-konform auf Servern in Deutschland betrieben, wodurch strenge Anforderungen an Datenschutz und Datenhaltung eingehalten werden. Zusätzlich unterstützt TimO® eine revisionssichere Dokumentation im Sinne der GoBD, was insbesondere für die digitale Spesenabrechnung und den Vorsteuerabzug relevant ist.
TimO® ist mobil nutzbar und ermöglicht die Erfassung von Zeiten, Ausgaben und Belegen direkt unterwegs. Eine moderne Spesen App für Unternehmen stellt sicher, dass Mitarbeiterausgaben jederzeit erfasst werden können.
Mit TimO® können Belege per App fotografiert und direkt in die digitale Spesenabrechnung übernommen werden. Das erleichtert insbesondere Außendienst und reisende Mitarbeitende die schnelle und einfache Erfassung.
TimO® kann in der Regel ohne aufwendige Schulungen genutzt werden, da die Software auf eine intuitive und praxisnahe Bedienung ausgelegt ist.
Funktionen wie Belegerfassung per App, klare Genehmigungsworkflows und strukturierte Oberflächen erleichtern die Nutzung im Alltag. Dadurch können Unternehmen schnell produktiv mit der digitalen Spesenabrechnung starten.
Zusätzlich unterstützt die einfache Bedienbarkeit insbesondere KMU dabei, ihre Prozesse ohne großen Schulungsaufwand zu digitalisieren.
Durch die modulare Struktur von TimO® können zudem weitere Funktionen wie Projektcontrolling, Zeiterfassung oder Abrechnung integriert und aufeinander abgestimmt werden. Das ermöglicht eine durchgängige Systemlandschaft ohne Insellösungen.
Diese Anpassungsfähigkeit ist besonders relevant für wachsende Unternehmen, die ihre Prozesse skalieren und gleichzeitig strukturiert digitalisieren möchten.
Ja, Lizenzen können bei TimO® flexibel hinzugebucht oder reduziert werden, sodass die Nutzung an den aktuellen Bedarf angepasst werden kann.