Verpflegungsmehraufwand und Reisekostensätze 2026 – Was Sie jetzt beachten müssen

Sie sind beruflich viel unterwegs – und fragen sich, wie Sie Ihre Verpflegungskosten 2026 korrekt abrechnen können? Dienstreisen, Projekttermine oder Schulungen bringen Mehraufwand mit sich – auch beim Essen. Die gute Nachricht: Das Steuerrecht erkennt diesen Aufwand pauschal an. Doch zum Jahreswechsel ändern sich viele Beträge. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die neuen Verpflegungspauschalen für In- und Ausland aussehen, wann Kürzungen nötig sind – und wie Sie häufige Fehler bei der Reisekostenabrechnung vermeiden.

Was ist Verpflegungsmehraufwand – und wer profitiert davon?

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerlich anerkannte Pauschale für die zusätzlichen Verpflegungskosten, die bei beruflich bedingter Abwesenheit vom Wohn- oder Arbeitsort entstehen. Gemeint sind also Situationen, in denen Mitarbeitende nicht zu Hause oder im Büro essen können – etwa bei Dienstreisen, Fortbildungen oder Auswärtsterminen.

Definition und gesetzliche Grundlage von Verpflegungsmehraufwand

Der Gesetzgeber erkennt an, dass unterwegs meist höhere Verpflegungskosten anfallen als im Alltag – und erlaubt deshalb pauschale Erstattungen ohne Einzelnachweise. Die Grundlage dafür ist § 9 Abs. 4a EStG, ergänzt durch jährlich angepasste Pauschbeträge, die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht werden.

Abgrenzung zu Sachbezugswerten und Spesen

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Verpflegungsmehraufwand und Sachbezugswerten: Letztere gelten für regelmäßige Essenszuschüsse im Rahmen des Arbeitsverhältnisses. Verpflegungspauschalen hingegen beziehen sich ausschließlich auf beruflich veranlasste Abwesenheiten. Auch klassische Spesenregelungen umfassen weitere Posten wie Übernachtung oder Fahrtkosten.

Wer darf den Verpflegungsmehraufwand geltend machen?

Grundsätzlich können alle Arbeitnehmer:innen die Pauschalen nutzen, wenn sie aus beruflichen Gründen länger als acht Stunden unterwegs sind. Auch Unternehmer:innen und Selbstständige können den Mehraufwand geltend machen, sofern die Voraussetzungen erfüllt und die Abwesenheiten dokumentiert sind.

Reisekostenpauschalen & Auslandreisen — worauf Sie 2026 achten müssen

Für beruflich oder betrieblich veranlasste Auslandreisen gelten ab 1. Januar 2025/2026 spezielle Pauschbeträge, die vom BMF festgelegt werden. Diese unterscheiden sich je nach Land und Aufenthaltsdauer.

Pauschalen für Inlandsreisen – unverändert ab 2026

Die bekannten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand gelten auch 2026 fort – abhängig von der Dauer der Abwesenheit.

Reisedauer	Pauschale
8 bis unter 24 Stunden	14 € pro Tag
ab 24 Stunden	28 € pro Tag
An- und Abreisetag	je 14 €

Diese Beträge sind steuerfrei und können durch Arbeitgeber erstattet oder in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Die steuerliche Erstattung von Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschalen basiert auf § 9 Abs. 4a EStG.

Sachbezugswerte steigen leicht – das sind die neuen Reisebeträge

Neben den Pauschalen für Dienstreisen gelten ab 2026 neue Sachbezugswerte für Mahlzeiten.

• Frühstück: 2,37 €/Tag
  
• Mittag-/Abendessen: 4,57 €/Tag
  
• Monatlicher Freibetrag: 345 €
  

Diese Werte sind für steuerfreie Essenszuschüsse im Alltag relevant und beeinflussen die Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten.

Auslandsreisen: Wann und wie gelten die BMF-Werte?

Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die jährlich vom BMF veröffentlicht werden. Maßgeblich ist jeweils der Aufenthaltsort um 24 Uhr.

Die neuen Werte für 2026 wurden zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels noch nicht veröffentlicht. In der Praxis ist es wichtig, diese regelmäßig zu prüfen – denn je nach Zielland und Aufenthaltsdauer können die Erstattungsbeträge erheblich variieren.

Das Modul TimO®-Reisekostenabrechnung enthält die aktuellen BMF-Werte und wird automatisch gepflegt – inklusive Auslandsreisen und Kürzungslogik.

Land	>24 h	8–24 h
USA – New York	66 €	44 €
Schweiz – Zürich	66 €	44 €
UK – London	64 €	43 €
Frankreich – Paris	58 €	39 €
Österreich – Wien	50 €	32 €
Polen – Warschau	40 €	27 €
Niederlande	47 €	32 €
Belgien	59 €	40 €

Wichtig: Wird eine Mahlzeit gestellt, muss die Tagespauschale gekürzt werden – 20 % für Frühstück, 40 % für Mittag-/Abendessen.

Warum diese gesetzlichen Regelungen wichtig sind

• Steuerliche Compliance: Nur wer die jeweils aktuellen Pauschalen nutzt, kann steuerfreie Erstattungen bzw. abzugsfähige Werbungskosten korrekt geltend machen — andernfalls drohen Nachforderungen.
  
• Klarheit bei multistaatlichen Reisen: Bei Reisen mit mehreren Stationen (z. B. Deutschland → Frankreich → Dänemark → zurück) muss der jeweilige Pauschbetrag pro Tag korrekt ermittelt werden — insbesondere An‑, Ab‑ und Zwischentage.
  
• Wirtschaftliche Planung: Arbeitgeber und HR/Finanz‑Verantwortliche brauchen aktuelle Sätze, um Spesenbudgets realistisch zu kalkulieren.
  

Wie werden Pauschalen 2026 für Auslandreisen berechnet

Je nach Dauer und Art der Abwesenheit — wie bei Inlandsreisen — unterscheidet das Steuerrecht verschiedene Fälle:

Fall	Anwendbarer Pauschbetrag / Regelung
Eintägige Auslandsreise	Es gilt der Pauschbetrag des Ziellandes bzw. des letzten Tätigkeitsorts im Ausland.
Mehr­tägige Auslandsreise	– An- und Abreisetag → Pauschbetrag des Ortes, der am jeweiligen Kalendertag bis 24 Uhr erreicht wurde- Zwischentage (vollständige 24 h Abwesenheit) → Pauschbetrag des Standortes am jeweiligen Tag- Bei mehreren Reisen hintereinander: Es zählt nur der jeweils höhere Pauschbetrag.
Mahlzeit gestellt durch Arbeitgeber / Dritten	Die Pauschale muss gekürzt werden — grundsätzlich unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit bereitgestellt wurde.

Übernachtungskosten und steuerlicher Abzug

• Für Übernachtungskosten gelten die tatsächlich entstandenen Kosten — eine Übernachtungspauschale gibt es prinzipiell nicht.
  
• Werden Übernachtungskosten vom Arbeitgeber erstattet, gelten die Pauschalen; beim Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug müssen die realen Kosten nachgewiesen werden.
  

Warum 2026 relevant ist

Das BMF hat — zuletzt mit dem Schreiben vom 02. Dezember 2024 — neue Pauschbeträge für Auslandsreisen veröffentlicht. Diese gelten ab dem 1. Januar 2025 und damit auch für das Jahr 2026.

So rechnen Sie Verpflegungsmehraufwand korrekt ab (mit Praxisbeispiel)

Die korrekte Berechnung des Verpflegungsmehraufwands hängt von der Abwesenheitsdauer und eventuellen Mahlzeitengestellungen ab – schon kleine Fehler können zur Kürzung der Pauschale oder steuerlichen Risiken führen. Deshalb ist eine strukturierte Vorgehensweise entscheidend.

Abwesenheitsdauer richtig erfassen

Maßgeblich ist die tatsächliche Zeit, in der sich eine Person außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhält. Entscheidend sind:

• 8 bis unter 24 Stunden: 14 €
  
• ganze Tage (24 h): 28 €
  
• An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: je 14 €
  

Es zählen ausschließlich beruflich bedingte Abwesenheiten – private Umwege oder Pausen sind nicht anrechnungsfähig.

Was gilt bei mehrtägigen Dienstreisen?

Bei mehrtägigen Dienstreisen sind jeweils der An- und Abreisetag pauschal mit 14 € ansetzbar – unabhängig von der Uhrzeit. Für volle Kalendertage dazwischen gilt die 28 €-Pauschale. Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder Dritten übernommen, muss gekürzt werden:

• Frühstück: –20 % vom Tagesbetrag (5,60 €)
  
• Mittag-/Abendessen: –40 % je (11,20 €)
  

Beispielabrechnung: 3‑Tages‑Reise mit Hotelübernachtung

Angenommen, ein Mitarbeitender ist von Montag (12 Uhr) bis Mittwoch (17 Uhr) dienstlich in Frankfurt unterwegs – mit Hotelübernachtung inklusive Frühstück. Die korrekte Abrechnung sähe so aus:

• Montag (Anreisetag, > 8 h): 14 €
  
• Dienstag (voller Tag, Frühstück gestellt): 28 € minus 20 % Kürzung = 22,40 €
  
• Mittwoch (Abreisetag, Frühstück gestellt): 14 € minus 20 % Kürzung = 11,20 €
  

Gesamt: 47,60 € steuerfreier Verpflegungsmehraufwand.

Hinweis: Für Frühstück muss pauschal 20 % der Tagespauschale (Inland: 5,60 €) abgezogen werden, bei Mittag- und Abendessen jeweils 40 % (11,20 €). Bei Auslandreisen gelten länderspezifische Kürzungsbeträge.

Wie Software die Reisekostenabrechnung vereinfacht – und aktuell hält

Typische Fehler bei der Abrechnung – und wie Sie sie vermeiden

• Verwechslung mit Sachbezugswerten: Nur für temporäre Abwesenheiten.
  
• Fehlende Kürzung bei Mahlzeiten: Pflicht für jede gestellte Mahlzeit.
  
• Unvollständige Dokumentation: Fehlende Zeiten führen zur Aberkennung.
  
• Regelmäßige Arbeitsstätte: Kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand.
  

Digitale Tools vermeiden Fehler und automatisieren die Abrechnung.

Vorteile von TimO®

• Automatische Ermittlung der passenden Tagespauschale je nach Reiseziel und Abwesenheitsdauer
  
• Kürzungsvorschläge bei Hotelübernachtung mit Frühstück oder Verpflegung durch Dritte
  
• Echtzeitprüfung auf Vollständigkeit und steuerliche Korrektheit
  
• Direkte Übergabe an Projektcontrolling, Lohnabrechnung oder DATEV-Export

Reisekosten erfassen mit TimO – so funktioniert’s!

In TimO® können Mitarbeitende ihre Reisekosten direkt nach der Dienstreise digital eintragen – per Browser oder App. Dabei wählen sie einfach das Projekt, den Reisezeitraum und den Zielort aus. Die Software schlägt automatisch die passenden Verpflegungspauschalen vor und berücksichtigt eventuelle Mahlzeitengestellungen. Belege können direkt als Foto oder PDF hochgeladen werden – die Zuordnung erfolgt intuitiv und fehlerfrei.

Das spart nicht nur Zeit und Rückfragen, sondern erhöht auch die Datenqualität für HR, Buchhaltung und Controlling. Durch die strukturierte Erfassung lassen sich alle Reisekosten sofort auswerten, Projekten zuordnen und in die Abrechnung überführen – inklusive Übergabe an DATEV oder andere Systeme.

Mehr als nur Abrechnung: TimO als integrierte Lösung

TimO® unterstützt nicht nur die korrekte Reisekostenabrechnung, sondern fügt sich nahtlos in Ihre gesamten Projekt- und HR-Prozesse ein. Reisedaten können direkt mit Projektzeiten verknüpft, Abwesenheiten im Teamkalender sichtbar gemacht und die Freigabe durch Führungskräfte digital abgewickelt werden. Die zentrale Verwaltung reduziert Abstimmungsaufwand und sorgt für maximale Transparenz in Buchhaltung und Controlling.

Mehr als nur Abrechnung: TimO als integrierte Lösung

TimO® unterstützt nicht nur die korrekte Reisekostenabrechnung, sondern fügt sich nahtlos in Ihre gesamten Projekt- und HR-Prozesse ein. Reisedaten können direkt mit Projektzeiten verknüpft, Abwesenheiten im Teamkalender sichtbar gemacht und die Freigabe durch Führungskräfte digital abgewickelt werden. Die zentrale Verwaltung reduziert Abstimmungsaufwand und sorgt für maximale Transparenz in Buchhaltung und Controlling.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Verpflegungsmehraufwand und Reisekostenansätze

Wie lange kann man Verpflegungspauschalen rückwirkend geltend machen?
Im Rahmen der Einkommensteuererklärung können Arbeitnehmer:innen die Pauschalen bis zu vier Jahre rückwirkend ansetzen, sofern sie die Abwesenheiten nachweisen können.

Gibt es Pauschalen auch für private Reisen oder Homeoffice?
Nein – Verpflegungsmehraufwand gilt ausschließlich für beruflich veranlasste Abwesenheiten. Für Homeoffice oder private Ausflüge sind keine Pauschalen möglich.

Wie hilft TimO bei der korrekten Anwendung der Pauschalen?
TimO enthält alle aktuellen BMF-Werte für Inland und Ausland. Das System erkennt automatisch, welche Pauschale wann gilt – inklusive Kürzung bei gestellten Mahlzeiten.

Kann ich in TimO auch Auslandsreisen abrechnen?
Ja – Sie wählen das Zielland aus, TimO schlägt die gültige Pauschale vor. Abrechnungen mit mehreren Ländern und Zwischentagen lassen sich ebenso korrekt abbilden.

Wie unterstützt TimO die HR- und Buchhaltungsprozesse?
Durch die digitale Eingabe mit Belegupload, automatischen Prüfungen und die Übergabe an Lohnbuchhaltung oder DATEV minimiert TimO manuellen Aufwand und Fehlerquellen.

Mehr zum Thema lesen:

• Dienstreise als Arbeitszeit: Regelungen und Vergütung
• Reisekostenabrechnung 2026 Vorlage (Excel, PDF & Word) – kostenloser Download