Die Projektdokumentation ist Ihr Projekt-Gedächtnis: Sie hält fest, was geplant war, was wirklich passiert ist und bildet eine fundierte Grundlage für Auswertungen und Entscheidungen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine überzeugende Dokumentation aufbauen, welche Tools Ihnen dabei helfen – und worauf Sie unbedingt achten sollten.
Das Wichtigste in Kürze:
- Gut dokumentierte Projekte sparen Zeit und reduzieren Risiken – eine strukturierte Projektdokumentation schafft Transparenz, schützt vor Informationsverlust und stärkt Ihre Projektsteuerung.
- Mit der richtigen Struktur und passenden Tools behalten Sie den Überblick – von Vorlagen bis Projektmanagement-Software gibt es zahlreiche Hilfsmittel, die Ihre Dokumentation effizienter machen.
- Inhalt zählt – nicht Masse: Eine Projektdokumentation muss vollständig, aber nicht überladen sein. Klar gegliederte Pflicht- und optionale Inhalte machen sie praxistauglich und wiederverwendbar.
Inhalt
Was ist eine Projektdokumentation?
Definition & Rolle im Projektmanagement
Die Projektdokumentation ist weit mehr als ein lästiger Pflichtordner. Für Projektmanager ist sie ein zentrales Steuerungs- und Nachweisinstrument – und das schon vom ersten Tag an. Sie stellt sicher, dass Wissen im Projekt nicht verloren geht und ermöglicht die Nachvollziehbarkeit aller Schritte.
Darin halten Sie alle relevanten Informationen fest: Planungen, Entscheidungen, Änderungen, Ergebnisse. Alles, was das Projekt vorangebracht oder zurückgeworfen hat, gehört hier hinein.
In der Praxis wird die Projektdokumentation oft unterschätzt – dabei schafft sie die Basis für Qualitätssicherung, Revisionssicherheit und den Wissenstransfer zwischen Projektbeteiligten. Sie sorgt für Transparenz, dokumentiert Verantwortlichkeiten und hilft, den Überblick zu behalten – gerade bei komplexen oder lang laufenden Projekten (z. B. in der IT, Bau, Pharma).
Abgrenzung: Projektplan vs. Projektdokumentation
Oft werden Projektplan und Projektdokumentation gleichgesetzt – dabei verfolgen beide ganz unterschiedliche Ziele. Der Projektplan ist ein Teil der Projektdokumentation – aber eben nur ein Teil.
Der Projektplan richtet sich in die Zukunft: Er definiert Aufgaben, Meilensteine, Zeitpläne und Ressourcen. Die Projektdokumentation hingegen schaut zurück und begleitet den Verlauf. Sie zeigt, was wirklich passiert ist – nicht nur, was geplant war.
Die Dokumentation hält fest, wie sich das Projekt tatsächlich entwickelt hat, welche Änderungen eingetreten sind und wie Entscheidungen begründet wurden. Somit zeigt also nicht nur, was geplant war, sondern vor allem den tatsächlichen Ablauf und bildet die Grundlage für Projektauswertungen und Lessons Learned.
Für Ihre Projektpraxis bedeutet das: Behalten Sie beide Seiten im Blick – Plan und Realität – und stellen Sie sicher, dass die Dokumentation nicht hinterherhinkt.
Vorteile der Projektdokumentation
Eine systematische Projektdokumentation bietet zahlreiche Vorteile – sowohl im laufenden Projekt als auch in der Nachbereitung. Wenn Sie glauben, Projektdokumentation sei nur lästige Pflicht, denken Sie nochmal darüber nach – denn sie ist in Wahrheit Ihr bester Verbündeter im Projektalltag.
- Transparenz?
Ja, bitte. Durch die lückenlose Erfassung aller relevanten Informationen wird der Projektverlauf für interne und externe Beteiligte nachvollziehbar. Statt mühsam E-Mails zu durchforsten oder Absprachen zu rekonstruieren, haben Sie alle Informationen sauber im TimO-System dokumentiert.
- Wissenssicherung?
Wenn Teammitglieder wechseln oder Projekte über Monate laufen, bleibt das Know-how nicht in Köpfen, sondern im System. Und das macht Sie als Projektverantwortliche:n deutlich unabhängiger.
- Risikominimierung?
Absolut. In der Dokumentation liegt der Beweis. Im Fall von Diskussionen, Audits oder Rückfragen sind Sie bestens vorbereitet – mit Fakten statt Erinnerungen. Wenn sie Nachweise, Angebote oder Rechnungen für Stakeholder benötigen, lassen sich Projektdaten über TimO unkompliziert in entsprechende Dokumenten umwandeln, exportieren und teilen.
Und nicht zu vergessen: Mit einer guten Projektdokumentation legen Sie die Basis für zukünftige Projekte. Was funktioniert hat, was nicht, welche Tools nützlich waren – das alles lässt sich wiederverwenden. Und das spart Zeit, Nerven und Geld.
Starten Sie mit der passenden Vorlage!
Ihnen fehlt die Zeit oder die zündende Idee für den perfekten Projektsteckbrief? Unsere kostenlose Vorlage für Word und PowerPoint nimmt Ihnen die Vorarbeit ab – klar strukturiert, sofort einsetzbar.
Für alle, die ihr Projekt zusätzlich sauber dokumentieren möchten: Hier geht’s zum Beitrag zur Projektdokumentation Vorlage – für mehr Überblick und weniger Chaos.
Welche Inhalte muss eine Projektdokumentation beinhalten?
Pflichtinhalte vs. optionale Inhalte
Die inhaltliche Qualität der Projektdokumentation entscheidet maßgeblich über deren Nutzen im Projektverlauf und darüber hinaus. Dabei lassen sich grundlegende Pflichtinhalte von optionalen, situationsabhängigen Ergänzungen unterscheiden.
Zu den Pflichtinhalten zählen alle Bestandteile, die für die Steuerung, Nachvollziehbarkeit und spätere Auswertung eines Projekts unerlässlich sind. Dazu gehören unter anderem:
- Projektziele
- Projektstrukturplan
- Zuständigkeiten
- Zeit- und Ressourcenplanung
- Risikoanalyse,
- Protokolle zu Änderungen
- sowie die Dokumentation der Projektergebnisse
Optionale Inhalte können ergänzend aufgenommen werden, je nach Branche, Projektart oder internen Anforderungen. Dazu zählen etwa Kommunikationsprotokolle, Lessons Learned, Meilensteinberichte, Test- oder Abnahmeprotokolle sowie Feedbacks aus Stakeholder-Gesprächen.
Unsere Erfahrung bei TimO zeigt: Eine flexible, aber klare Dokumentationsstruktur sorgt dafür, dass Teams ihre Projekte effizienter abschließen und relevante Informationen nicht verloren gehen. Mehr ist nicht automatisch besser – entscheidend ist die Relevanz.
Schritt-für-Schritt Anleitung für die Erstellung einer Projektdokumentation
Damit Ihre Projektdokumentation vollständig, übersichtlich und praxistauglich wird, empfiehlt sich ein klarer Aufbau. Die folgenden Schritte haben sich in der Praxis bewährt:
- Ziel und Zweck definieren
Klären Sie im ersten Schritt, wofür und wen die Dokumentation benötigt wird – etwa als internes Kontrollinstrument, für die Kommunikation mit Stakeholdern oder als Nachweis für Auditoren. - Struktur und Aufbau festlegen
Erstellen Sie ein sinnvolles Gliederungskonzept. Möglich sind eine zeitliche Struktur, wie beispielsweise die Gantt-Darstellung von TimO in Projektphasen mit Meilensteinen, eine thematische Gliederung (z. B. Planung, Umsetzung, Ergebnisse) oder eine Kombination aus beidem. - Relevante Dokumente erfassen
Sammeln Sie sämtliche projektbezogenen Unterlagen zentral. Ein system integriertes Dokumenten-Management-System wie bei TimO verhilft zu Vollständigkeit und korrekte Zuordnung der Inhalte zu den jeweiligen Projektabschnitten. - Inhalte standardisieren
Verwenden Sie einheitliche Formatierungen, Dateinamen und Vorlagen. So wird die Dokumentation auch für Dritte lesbar und effizient nutzbar. Auch dies ist durch die einfach Duplizierung von Projekten mit allen Voreinstellungen im TimO-System möglich. - Kontinuierliche Pflege der Dokumentation
Aktualisieren Sie die Dokumentation kontinuierlich während des Projektverlaufs. Idealerweise sind feste Verantwortlichkeiten definiert, um Qualität und Aktualität zu gewährleisten.
Die kontinuierliche Pflege spart nicht nur Zeit, sondern schützt Sie auch vor Informationsverlusten und unterstützt die Zusammenarbeit im Team und mit externen Partnern. Gerade bei agilen oder mehrjährigen Projekten lohnt es sich, klare Verantwortlichkeiten für die Dokumentation zu definieren. So stellen Sie sicher, dass die Qualität konstant hoch bleibt – ohne Mehraufwand im Projektabschluss.
Welche Dokumente gehören zur Projektdokumentation?
Die Projektdokumentation besteht nicht aus einem einzelnen Dokument, sondern setzt sich aus zahlreichen Unterlagen zusammen, die über den gesamten Projektverlauf hinweg entstehen. Diese Dokumente sichern Informationen, Entscheidungen und Abläufe strukturiert und nachvollziehbar.
Am Anfang stehen die Grundlagen:
- Projektauftrag
- Zieldefinition
- Stakeholderanalyse
- eventuell auch schon ein Business Case
Dann geht’s an die Planung:
- Projektstrukturplan (PSP)
- Zeitplan und Ressourcenübersicht
- Kommunikationsstrategie
- Risikobetrachtung
Im Projektverlauf sammeln Sie:
- Statusberichte
- Änderungsanträge
- Protokolle von Meetings
- Test- und Qualitätsnachweise
Zum Schluss wird abgeschlossen:
- Abnahmeprotokolle
- Lessons Learned
- Abschlussbericht
- Übergabedokumente an Betrieb oder Kunden
Zusätzlich gehören auch administrative Unterlagen dazu – z. B. Verträge, Budgetaufstellungen oder Genehmigungsprozesse. Die konkrete Zusammensetzung kann je nach Branche und Projektform variieren.
Entscheidend ist eine systematische Ablage und Aktualisierung. Eine gute Struktur – idealerweise mit einheitlicher Benennung und Versionierung – erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch das spätere Wiederfinden wichtiger Inhalte.
Passende Tools für die Projektdokumentation
Vorteile einer Projektmanagement-Software
Papierchaos, unzählige Dateien und veraltete Versionen? Das muss nicht sein. Statt Informationen manuell in verschiedenen Systemen zu sammeln, lassen sich zentrale Daten automatisiert erfassen und aktuell halten. Mit TimO haben Sie alle Daten an einem Ort und für jeden zugänglich, sodass jeder vom aktuellen Stand informiert ist und Zeit beim Suchen verliert.
Ein weiterer Vorteil liegt in der verbesserten Zusammenarbeit: Projektteams arbeiten über zentrale Plattformen synchronisiert zusammen – mit Zugriff auf dieselben, stets aktuellen Dokumente, die im DMS-System von TimO gesammelt liegen und mit Ihren Projekten verknüpft werden können. Das erhöht nicht nur die Effizienz, sondern minimiert auch Fehlerquellen.
Projekte einfach planen und organisieren mit TimO®
- Gesamter Projektablauf von Akquise bis Abrechnung
- Übersichtliche Prozesse dank Kanban-Board und GANTT-Diagramm
- Kostenloser Telefonsupport – ohne Warteschleife
Gerade bei komplexen Projekten oder verteilten Teams stellt eine Projektmanagement-Software, wie TimO, sicher, dass alle Beteiligten jederzeit auf relevante Informationen zugreifen können – ohne Medienbrüche oder Informationsverlust.
Welche Funktionen sollte eine solche Software bieten? Welche bietet TimO?
Natürlich reicht eine simple Dateiverwaltung nicht aus. Eine gute Software unterstützt Sie aktiv beim Dokumentieren. Diese Funktionen sollten nicht fehlen:
Wichtige Funktionen im Überblick:
- Zentrale Ablage – kein Suchen mehr in E-Mail-Anhängen oder Netzlaufwerken
- Versionshistorie und Nachverfolgbarkeit – Sie sehen genau, wer wann was geändert hat
- Zugriffsrechte – damit sensible Infos nicht in falsche Hände geraten
- Integration mit anderen Tools (z. B. für Kommunikation, Aufgaben- oder Zeitmanagement)
- Such- und Filterfunktionen für schnelles Auffinden von Informationen
- Vorlagenfunktion, um standardisierte Dokumente bereitzustellen und nicht bei Null anfangen müssen
TimO ist ein gutes Beispiel für eine Software, die all diese Anforderungen erfüllt – mit einem klaren Fokus auf einfache Bedienung, zentrale Informationsstruktur und kollaboratives Arbeiten im Projektteam und der Flexibilität, sich an unterschiedliche Projektarten und Dokumentationsstandards anzupassen.Kunden oder andere Abteilungen.
Häufig gestellte Fragen im Bezug auf Projektdokumentationen
Was sind typische Fehler in der Projektdokumentation?
Was läuft bei der Projektdokumentation gerne mal schief? Eine ganze Menge. Typische Fehler in der Projektdokumentation entstehen häufig durch unklare Zuständigkeiten, fehlende Standards oder unregelmäßige Pflege.
Ein häufiger Fehler ist die unvollständige Dokumentation, insbesondere bei Änderungen oder abweichenden Entscheidungen. Ohne nachvollziehbare Änderungsverläufe geht wertvolles Wissen verloren, es kommt zu Unsicherheiten und folgen können schlicht falsche Entscheidungen.
Ebenfalls kritisch ist fehlende Struktur und Unordnung. Wenn Dokumente unsystematisch abgelegt oder ohne konsistente Benennung gespeichert werden, erschwert das die spätere Nutzung erheblich.
Ein Klassiker: „Wir machen das am Ende.“ Spoiler: Am Ende erinnert sich niemand mehr an Details. Dadurch entstehen Lücken, Ungenauigkeiten oder subjektive Darstellungen, die nicht mehr überprüfbar sind. Besser ist es, gleich von Anfang an alles mitzudokumentieren.
Was gehört in ein Projekthandbuch?
Das Projekthandbuch ist quasi die Bedienungsanleitung für Ihr Projekt – kompakt, klar und für alle verständlich.
Typische Bestandteile, die vor dem eigentlichen Projektstart vorhanden sein sollten, sind:
- Projektziele und Rahmenbedingungen
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- Projektstrukturplan und Meilensteine
- Kommunikations- und Entscheidungswege
- Qualitäts- und Risikomanagement
- Dokumentationsregeln und Ablagestruktur
Das Projekthandbuch dient als Referenz für alle Beteiligten und schafft eine einheitliche Grundlage für die Zusammenarbeit über den gesamten Projektverlauf hinweg.
Was versteht man unter projektbezogener Dokumentation?
Projektbezogene Dokumentation? Klingt erstmal technisch – ist aber einfach erklärt: Alles, was im Laufe eines Projekts entsteht und dokumentiert werden sollte, gehört dazu. Projektbezogene Dokumentation umfasst alle Unterlagen, die im Rahmen eines spezifischen Projekts erstellt, verwendet oder aufbewahrt werden. Sie bildet den gesamten Projektverlauf ab – von der Initiierung bis zum Abschluss.
Dazu gehören Planungsunterlagen, Berichte, Protokolle, Entscheidungen, Genehmigungen, Testnachweise, Verträge, Abnahmen und vieles mehr – wenn’s fürs Projekt wichtig war, kommt’s rein.
Die projektbezogene Dokumentation dient der Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Nachnutzung von Wissen – sowohl intern als auch gegenüber externen Stakeholdern.
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