Die Meilensteintrendanalyse gilt als wichtiges Instrument bei der Projektplanung. Wie intensiv Planung und Vorbereitung für ein Projekt auch sind, sie sind kein Garant für einen reibungslosen Ablauf. Gröbere Schwierigkeiten sorgen nicht gleich dafür, dass ein Projekt nicht gelingt. Mit der kontinuierlichen Überwachung jedes einzelnen Projektabschnitts ist es möglich, rechtzeitig einzuschreiten. Die MTA hilft dabei, Risiken zu minimieren und einzelne Projektabschnitte gezielt zu steuern. Als Grundgerüst darf sie bei keinem Vorhaben fehlen.
Was ist eine Meilenstein-Trendanalyse?
Kein Projekt funktioniert ohne ein fest formuliertes Ziel. Ein guter Projektleiter weiß, dass sich jede Kampagne aus mehreren kleinen Abschnitten zusammensetzt. Vor diesem Hintergrund wird deutlich: Projektverzögerungen können durch viele kleine Probleme innerhalb der einzelnen Kampagnenabschnitte entstehen. Das eröffnet Ihnen als Projektbeauftragten auch die Möglichkeit, an einzelnen Stellen einzugreifen. Natürlich geht das nur dann, wenn Sie genau wissen, wo Unstimmigkeiten auftreten. Die Meilenstein-Trendanalyse unterstützt Sie dabei, zu überprüfen, ob und inwieweit die zentralen Aufgaben der jeweiligen Zielsetzungen erfüllt werden können. Voraussetzung für dieses nützliche Projektmanagement-Instrument sind eindeutig definierte Meilensteine. Jedes dieser Zwischenziele muss mit festen Terminen und den zu erreichenden Zielen versehen werden. Das zu betreuende Projekt setzt sich so aus vielen kleinen Teilprojekten zusammen. Auf dieser Basis können mit der MTA Termine erkannt und etwaigen Verschiebungen frühzeitig entgegengewirkt werden.
Das Instrument zur Projektplanung richtig einsetzen
Idealerweise beginnt jedes Projekt damit, feste Meilenstein-Termine festzulegen. Jeder Meilenstein definiert Zwischenergebnisse des Gesamtprojekts. Diese Zwischenziele sind hierbei voneinander abhängig. Sie beeinflussen sich untereinander. Kommt es in einem Bereich zu Terminverzögerungen, hat dies Auswirkungen auf das komplette Projekt. Allerdings heißt dies noch lange nicht, dass das ganze Vorhaben gefährdet ist. Mit dem geschickten Eingreifen können Kampagnenleiter neue Zwischenziele definieren. Um die fest definierten Termine regelmäßig zu überprüfen und zu hinterfragen, sind Meetings eine gute Gelegenheit. Nach Möglichkeit nehmen alle beteiligten Personen an diesem Meeting teil. Für die weitere Projektplanung ist es essenziell, den Status eines jeden Meilenstein durchzusprechen. Folgende Fragen sind dabei besonders hilfreich:
- Welche Aufgaben wurden bereits erledigt?
- Welche Schwierigkeiten sind seit dem letzten Meeting entstanden?
- Welche Probleme konnten seit dem letzten Meeting gelöst werden?
- Welcher Aufwand muss noch erledigt werden, bis der nächste Meilenstein erreicht wird?
- Kommt es bezüglich des Meilensteins zu Terminverschiebungen?
Bei Terminverschiebungen eines Zwischenziels wird ein neuer Termin definiert. Für die übersichtliche Darstellung wird der neue Termin entsprechend in die MTA eingetragen. Nach und nach ergibt sich ein Trend für jeden Meilenstein. Die grafische Auswertung der Meilensteintrendanalyse hilft dabei, das weitere Geschehen zu überprüfen und gegebenenfalls zu beeinflussen.
Die grafische Darstellung der MTA
Die grafische Darstellung einzelner Meilensteine sorgt dafür, dass Sie als Projektleiter das große Ganze nicht aus den Augen verlieren. Gleichzeitig sehen Sie auf einen Blick den Ablauf der Zwischenetappen. Sie nutzen die Meilensteine als wichtige Orientierungspunkte im Projektablauf.
-
Meilensteintrendanalyse
Der Einfachheit halber werden in einer Projektmanagement Software alle Termine grafisch festgehalten. Der Chart setzt sich aus einer horizontalen x- und einer vertikalen y-Achse zusammen. Dabei steht die y-Achse für die Darstellung der Meilensteine in ihrem zeitlichen Ablauf. Die x-Achse zeigt die zeitlichen Rahmenbedingungen. Werden einzelne Termine verschoben, trägt der Projektleiter den neuen Termin auf der y-Achse ein. Dies sorgt dafür, dass die Kurve den waagerechten Verlauf verlässt. Wenn der ursprüngliche Termin eingehalten werden kann, wird er entsprechend eingetragen – die Kurve bleibt in diesem Fall eine horizontale Linie. Verbindet man nun die verschiedenen Terminprognosen eines Meilenstein miteinander, ergibt sich eine Trendlinie. Sie lässt Aussagen über die Termintreue im Projekt zu. So kann die zukünftige Entwicklung im Projekt relativ genau vorhergesagt werden. Größere Terminabweichungen werden frühzeitig erkannt und bieten so die Möglichkeit, hilfreiche Maßnahmen einzusetzen, die den Zeitverlauf entsprechend beeinflussen. Fazit: Die Meilensteintrendanalyse eignet sich für verschiedene Einsatzbereiche im Unternehmen. Sie hilft dabei, den Fortschritt im Projekt überwachbar zu machen. Entsprechende Risiken können frühzeitig erkannt und ihnen gegengesteuert werden. Das Ergebnis: Ein planbares Projekt, das es ermöglicht, Ressourcen gezielt und gewinnbringend einzusetzen.