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Kapazitätsplanung für Mitarbeiter


Projekte mit intelligenter Kapazitätsplanung steuern

Die Kapazitätsplanung, kurz Kapa-Planung, ist die Grundlage für eine optimale Auslastung. Gerade innerhalb des Projektmanagements und der Produktion spielt die Kapazitätsplanung eine große Rolle. TimO® ist eine webbasierte Kapazitätsplanung-Software für die Verteilung der Kapazitäten im Projekt. Mit dem modernen Kapazitätsmanagement Tool bilden Projektleiter alle erforderlichen Details in einer Projektumgebung ab. Dabei spielt es keine Rolle, an welchem Ort das Team und einzelne Mitarbeiter arbeiten. Die Projektmanagement-Software erleichtert die tägliche Ressourcenplanung und Projektdokumentation um ein Vielfaches. TimO® ist ein deutscher Anbieter mit über 25 Jahren Erfahrung im Bereich Projektmanagement. Die Cloud ERP Anwendung aus Deutschland bietet den vollen Funktionsumfang und eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen, Berater und Dienstleister.

Kapazitätsplanung aller Projekte in einem Unternehmen



Kapazitätsplanung aller Projekte in einem Unternehmen

Wie viel Personal wird benötigt? Projektmanager verbringen viel Zeit damit, um alle verfügbaren Ressourcen einzusetzen und eine optimale Auslastung zu erreichen. Alle verfügbaren Ressourcen müssen eingetragen und einzelnen Projekten zugeordnet werden. Mit der TimO® Kapazitätsplanung können Sie bequem und effizient den Bedarf für neue und laufende Projekte ermitteln. Projektleiter erhalten Transparenz über vorhandene Kapazitäten und verhindern Überbuchungen im Projekt. Zusätzlich werden ihre Kapazitäten optimal genutzt. Durch Analysen und dynamische Dashboards erfahren Sie mehr darüber, welche Schritte notwendig sind. Die zuverlässige Software unterstützt Sie bei der Verplanung von Mitarbeitern und ermöglicht einen guten Überblick. Das Tool zeigt Ihnen an welchen Stellen Sie nach planen und Anpassungen vornehmen müssen.

Mitarbeiter-Auslastung steuern und den Einsatz optimieren

Die optimale Auslastung ist für ein Projekt unabdingbar. Nur so kann der Projektleiter sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden und keine Engpässe entstehen. Die operative Kapazitätsplanung beschäftigt sich mit der kurzfristigen Einplanung der zur Verfügung stehenden Kapazitäten. Bei der Planung der Projektkapazitäten müssen wichtige Informationen zusammengeführt werden: Welche Kapazitäten kann ich verplanen? Welche Mitarbeiter haben noch freie Kapazitäten? Welcher Zeitraum soll verplant werden? Ein Projekttag, ein Monat oder ein ganzes Jahr? Zusätzlich müssen arbeitsfreie Tage, Urlaubstage und weitere Abwesenheiten von Mitarbeitern berücksichtigt werden.

Verteilung von Kapazitäten – Gleichverteilung- und Vorwärtsverteilung

Im laufenden Tagesgeschäft kann es zu unvorhergesehenen Änderungen an wichtigeren Projekten kommen: die Anforderungen haben sich geändert oder ein Kunde kommt mit einem neuen Projekt um die Ecke. Unternehmen haben unterschiedliche Möglichkeiten, um Prozesse zu beschleunigen. Bei der „Gleichverteilung“ von Kapazitäten werden Stunden gleichmäßig über den Planungszeitraum verteilt. Der Projektmitarbeiter arbeitet jeden Tag vier Stunden an der Aufgabe. Die „Vorwärtsterminierung“ sorgt für die schnelle Bearbeitung von Tasks. Der Projektmitarbeiter wird täglich acht Stunden im Projekt verplant.

Beispiel: 10 Personentage sollen verplant werden

Im Kapazitätsmanagement verteilt der Klaus Planzeiten auf sein Team. In diesem Beispiel sind dem Aufgabenpaket zwei Mitarbeiter (Paul und Martin) zugewiesen.

Schritt 1 Für jeden Mitarbeiter sieht Klaus auf einen Blick die frei verfügbaren Kapazitäten des Teams. Damit weiß er schon vor der Planung, ob die 10 Personentage vollständig auf Martin und Paul verplanen kann, oder ob er einen neuen Mitarbeiter in das Team aufnehmen muss. In unserem Beispiel ist alles in Ordnung. Er kann die 10 Tage problemlos auf das 2er-Team verteilen. Paul und Martin sind nicht vollständig durch andere Projekte blockiert und verfügen beide noch über freie Kapazitäten.

Schritt 2 Paul erhält zwei und Martin acht Personentage. Die Einplanung wird automatisch in alle Auswertungen übernommen. Die Grobauswertung zeigt Klaus wie die gesamte Auslastung ist. In der Projektkapazität sieht Klaus die eingeplanten Kapazitäten pro Monat.

Schritt 3 Für das Aufgabenpaket hat Klaus 100 % der Personentage – in diesem Beispiel waren es 10 PT – verteilt.

Schritt 4 In der rollierenden Planung kann er als Projektleiter immer den aktuellen Stand überprüfen. Führen Paul und Martin die Aufgaben schneller aus, kann Klaus eine Neuplanung vornehmen und weitere Planstunden verteilen.

Mitarbeiter Auslastung im Blick behalten

Die Kapazitätsplanung ist eine wesentliche Grundlage für die Einhaltung der Projekttermine. Mit erfolgreicher Kapazitätsplanung haben Sie stets die Ressourcen über alle parallellaufende Projekte im Blick und können schnell reagieren und Mitarbeiter umverteilen.

Kapazitätsplanung Firma Gruppe Abteilung



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