Dienstplan-Software: Effiziente Personaleinsatzplanung & Zeiterfassung mit TimO®
Im modernen Personalmanagement ist die Koordination der Mitarbeiter eine der anspruchsvollsten Aufgaben. HR-Verantwortliche müssen besonders in Schichtbetrieben täglich zahlreiche Variablen und akute Ereignisse wie Krankmeldungen im Dienstplan berücksichtigen, um den Betrieb am Laufen zu halten. Fehlplanungen führen zu Stress im Team und zu unnötigen Kosten durch Überstunden oder Leerlaufzeiten.
Manager verbringen laut Skynova über 3 Stunden pro Woche mit der manuellen Dienstplanung. Oft wird sie mit veralteten Excel-Listen oder gar handschriftlichen Plänen durchgeführt, was den Ansprüchen der modernen Arbeitswelt nicht mehr genügt. Solche Methoden sind nicht nur fehleranfällig, sondern auch zeitaufwendig. Genau hier setzt eine effiziente Dienstplan-Software wie TimO® an.
-
Was ist eine Dienstplan-Software
-
Vorteile moderner Dienstplan-Software
-
Kernfunktionen von TimO® im Überblick
-
So funktioniert die Implementierung der Software
-
Praxisbeispiele und Erfolgsgeschichten
-
Auswahlkriterien für Dienstplan-Software
-
Wie sehen die nächsten Schritte aus?
-
Häufige Fragen zu Dienstplan-Software
Was ist eine Dienstplan-Software?
Mit einer modernen Dienstplan-Software wie TimO® haben Sie ein digitales Werkzeug zur Organisation der Personaleinsatzplanung an der Hand. Sie ersetzt manuell erstellte Pläne und Excel-Tabellen durch benutzerfreundliche Oberfläche und intelligente Algorithmen. HR-Manager nutzen diese Systeme, um die vorhandenen Ressourcen bestmöglich mit dem tatsächlichen Personalbedarf in Einklang zu bringen.
Bei einer manuellen Dienstplanerstellung erhält jeder Mitarbeiter sein Exemplar und Änderungen müssen separat per Mail oder persönlich mitgeteilt werden. TimO® und ähnliche Softwares dienen als Kommunikationszentrale zwischen Management und Belegschaft. Sie ermöglicht die transparente Verteilung von Aufgaben und eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten. Um eine optimierte Schichtplanung zu ermöglichen, bietet sich die Kombination mit der Zeiterfassung an.
Gut zu wissen: Damit wird auch gleich ein rechtliches Thema mit abgedeckt, denn laut einem Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch und nicht mehr handschriftlich zu erfassen.
Digitale Tools wie diese sind heute in vielen Bereichen unverzichtbar geworden, weil sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Fehlerquelle senken. Eine Untersuchung von Bitkom zeigt, dass Führungskräfte im Durchschnitt mehr als drei Stunden pro Woche mit manueller Planung verbringen. Diesen Aufwand verringert die richtige Software deutlich, da jede Änderung direkt im gesamten System sichtbar wird.
Was sind die Vorteile einer modernen Dienstplan-Software?
Anhand der Ermittlungen von Bitkom zeigt sich, dass der größte Nutzen in der Effizienzsteigerung zu finden ist. Automatisierte Planungen und zentrale Datenhaltung reduzieren den administrativen Aufwand in Ihrem Unternehmen erheblich. Viele Unternehmensleiter berichten von Zeitersparnis durch die schnelle Umsetzung von Planänderungen und den Wegfall von wiederkehrenden Aufgaben.
Eine entscheidende Rolle spielt zudem die Mitarbeiterzufriedenheit. Verlässliche Dienstpläne erleichtern Ihren Teams die private Planung und reduzieren die Konfliktwahrscheinlichkeit. Wie eine Studie von YouGov bestätigt, wären unzuverlässige Dienstpläne für 48 Prozent der Beschäftigten ein Kündigungsgrund. Im Umkehrschluss sorgen stabile und planbare Dienste für eine stärkere Bindung an den Arbeitgeber.
Es kommt hinzu, dass Software die Arbeitszeiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter nachvollziehbarer gestaltet. Sie erkennen Entwicklungen zu Über- oder Unterstunden, können diese Zeiten besser auswerten und den Personalbedarf realistisch einschätzen. In Branchen mit stark schwankender Auslastung hilft das bei der Kostenkontrolle und bei der Verteilung der Belastung auf einzelne Mitarbeiter.
Wenn es um weitergehende Prozesse geht, sorgt die digitale Planung für die Grundlagen. Werden die Arbeitszeiten bereits strukturiert erfasst, können Sie diese Daten direkt in Systeme für Lohnabrechnungen und Auswertungen übertragen. Auch angrenzende Bereiche wie die Terminverwaltungs-Software oder die Software für Ressourcenplanung profitieren davon, wenn Daten zentral zur Verfügung stehen.
Kernfunktionen von TimO® im Überblick
Mit einem modernen System zur Personaleinsatzplanung wie TimO® erhalten Sie gebündelte Funktionen, die den gesamten Planungsprozess abdecken und ineinander übergreifen.
Grafischer Schichtplan mit Drag & Drop
Die Basis ist der grafische Schichtplan, der die Verschiebung von Diensten per Drag & Drop ermöglicht. Als Planer sehen Sie sofort, ob die gesetzlichen Vorgaben (beispielsweise Lenkzeiten in der Logistik), Arbeitszeiten und Qualifikationen eingehalten werden. Der Abstimmungsaufwand verringert sich und die Anpassung bei eventuellen Lücken gelingt leichter.
Automatisierte Planungsunterstützung mit KI
Viele Lösungen nutzen inzwischen auch KI-gestützte Planung. Die intelligente Software berücksichtigt dabei hinterlegte Regeln wie:
- Arbeitszeitmodelle
- Verfügbarkeiten einzelner Mitarbeiter
- Ausbildung und Qualifikation
- Präferenzen oder Besonderheiten der Mitarbeiter
Sie erhalten zwar keinen fertigen Plan auf Knopfdruck, aber einen Vorschlag, der Ihnen als Grundlage für die weitere Planung dient.
Lückenlose Arbeitszeiterfassung
Bei der Erfassung von Arbeitszeiten über TimO® haben Sie wieder den Vorteil eines direkten Überblicks. Ihre Mitarbeiter tragen ihren Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende digital (am besten per App) ein und Sie haben direkt einen auswertbaren Datensatz zur Verfügung. Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Pflicht zur systematischen Zeiterfassung.
Eng gekoppelt ist die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit. Anstatt Anträge in Papierform einzureichen, kann die Belegschaft Urlaube online beantragen und Genehmigungen auf diesem Weg abrufen. Die Auswirkungen auf den Dienstplan sind direkt und rechtzeitig sichtbar, sodass eine langfristige Planung möglich ist. Fehlplanungen durch vergessene Urlaubszeiten werden sukzessive reduziert.
Rechtliche Vorgaben erfüllt
In den meisten Branchen gibt es rechtliche Vorgaben, die von der richtigen Software unterstützt werden. Systeme können für Sie prüfen, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten eingehalten werden oder ob die maximale Arbeitszeit einzelner Personen überschritten wird.
In regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder in Logistik und öffentlichem Dienst sind solche Optionen ein großer Mehrwert. Für städtische Organisationen und Kommunen gibt es spezielle Lösungen zur Zeiterfassung für den öffentlichen Dienst gemäß TVÖD, um tarifliche Vorgaben korrekt umzusetzen.
Self-Service für Mitarbeiter
Über mobile Apps haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Self-Services zu nutzen. Sie sehen ihre geplanten Dienste, können Anträge stellen und auf Wunsch Schichten mit anderen Mitarbeitern tauschen. Damit wird die Verwaltung entlastet und Sie behalten die Hebel in der Hand. Jede Software lässt sich so programmieren, dass Sie selbst entscheiden, ob beispielsweise der Diensttausch möglich ist oder nicht.
Berichtswesen & Analytics
Zusätzlich zur Planung haben auch Auswertungen und Berichte eine wichtige Bedeutung für Unternehmen. Sie möchten nachvollziehen können, wie ausgelastet einzelne Teams sind oder wo es Engpässe gibt. Analytische Muster helfen Ihnen auch Muster bei Über- und Unterstunden zu erkennen. So können Sie gegensteuern, bevor es zu einem Problem bei der Aufgabenverteilung kommt und Ihre Ressourcen effizienter verwalten.
Payroll & DATEV-Integration
Letztlich ist auch die Integration in bestehende Systeme mit Schnittstellen zu Lohnabrechnung, Buchhaltung und DATEV von Bedeutung. Sie erlauben Ihnen, Daten ohne zusätzlichen Aufwand weiterzuverarbeiten. Hier können Sie das digitale Stundenkonto einzelner oder aller Mitarbeiter direkt anbinden, um Überstunden und Gleitzeit transparent zu verfolgen. Dafür dient eine spezielle Stundenkonto-Software für Gleitzeit, Überstunden und Lohnexport, um alle Eventualitäten und Besonderheiten im Team abzudecken.
So funktioniert die Implementierung der Software
Die Einführung einer effizienten Dienstplan-Software wie TimO® beginnt in der Regel mit einer Analyse der bestehenden Prozesse. Zunächst einmal stellen Sie fest, wie Ihre Planung aktuell abläuft, welche Daten Sie brauchen und welche Schnittstellen zu anderen Systemen schon vorhanden sind.
Diese Vorbereitung ist wichtig, um die Software später reibungslos in den Arbeitsalltag zu integrieren. Der eigentliche Onboarding-Prozess startet dann mit dem Import von Mitarbeiterdaten, vorhandenen Arbeitszeitmodellen und bisherigen Dienstplänen.
TimO® arbeitet mit Vorlagen und Importmöglichkeiten, sodass Sie vorhandene Tabellen und Daten übernehmen können. Anschließend definieren Sie Rollen und Benutzerrechte. Planungsverantwortliche Personen müssen anders auf die Software zugreifen können als Mitarbeiter, die lediglich die eigenen Dienste einsehen und Anträge stellen müssen.
Der Rechteaufbau hilft Ihnen beim Schutz sensibler Daten und stellt gleichzeitig sicher, dass alle Beteiligten die für sie nötigen Informationen erhalten. Gerade in größeren Organisationen ist die Differenzierung wichtig, weil Sie oft mit mehreren Abteilungen parallel planen oder auswerten.
Nach der Implementierung von Daten erfolgt die Integration in Ihre bestehenden Systeme. Oft wird die Dienstplan-Software mit HR-Tools, Projektplanung und Lohnabrechnung gekoppelt, um Arbeitszeiten automatisch zu übertragen und die doppelte Zeiterfassung zu verhindern.
Selbst angrenzende Prozesse wie die digitale Reisekostenabrechnung oder die Terminverwaltung profitieren von der funktionierenden Dienstplan-Software. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter beispielsweise eine Abrechnung über die Spesenabrechnungs-Software einreicht sehen Sie im Dienstplan, ob er sich zu diesem Zeitpunkt tatsächlich auf Geschäftsreise befindet.
Tipp: Die eigentliche Einführung erfolgt in den meisten Unternehmen schrittweise. Zunächst arbeitet ein Pilotteam mit dem System, bevor es im gesamten Betrieb ausgerollt wird. Das erleichtert die Einstellungsanpassung und ermöglicht es, potenziellen Schulungsbedarf zu erkennen.
Praxisbeispiele und Erfolgsgeschichten
In der Praxis zeigt sich der Nutzen von Dienstplan-Software vor allem dort, wo es komplexe Schichtmodelle gibt. Pflegeeinrichtungen und Gastronomie sind hier ebenso betroffen wie Krankenhäuser oder Hotelbetriebe und Produktionen. Das vorhandene Personal muss effizient eingesetzt werden, bei gleichzeitiger Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Beispiel aus dem Gesundheitswesen verdeutlicht die Situation:
Eine mittelgroße Pflegeeinrichtung mit mehreren Stationen arbeitete über viele Jahre mit Aushängen und Tabellen. Jede Änderung musste manuell eingetragen werden und die Abstimmung der Mitarbeiter untereinander kostete Zeit und führte zu Streitigkeit. Durch kurzfristige Ausfälle kam es immer wieder zu Engpässen, weil die verfügbaren Mitarbeiter nicht sofort identifiziert werden konnten.
Nachdem sich die Pflegeeinrichtung für die Nutzung der Dienstplan-Software TimO® entschied, änderte sich die Zufriedenheit in der Belegschaft deutlich. Die Mitarbeiter konnten Schichten untereinander besprechen und nach Rücksprache mit der Pflegedienstleitung selbstständig tauschen. Im Krankheitsfall war es für die Einrichtungsleitung leichter zu erkennen, wer als Springer zur Verfügung steht und den Bedarf decken kann.
Solche Beispiele zeigen sich auch in anderen Branchen, denn Unternehmen setzen zunehmend auf Dienstplan-Software, um die Personaleinsätze optimal zu planen.
Ein erfahrener HR-Manager mit über 15 Jahren Betriebserfahrung fasste die Vorteile treffend zusammen:
„Das Personalmanagement mit Papier und Stift kommt selbst mit den besten HR-Managern nie an Software ran. Vielleicht sollten wir uns an diesem Punkt auch einfach eingestehen, dass nicht jedes Handwerk bleiben muss. Warum soll ich meine Mitarbeiter mit Excel quälen, wenn es schneller, effizienter und zufriedenstellender geht?“
Auswahlkriterien einer Dienstplan-Software
Die Frage, ob eine Dienstplan-Software nötig ist, stellt sich kaum. Laut Deputy ist der Dienstplan für 74 Prozent der Schichtarbeiter einer der wichtigsten Faktoren bei der Jobbindung. Es kommt also nicht mehr auf die Frage nach dem „ob“ an, sondern nach dem: „Was passt zum eigenen Unternehmen“.
Die Auswahl sollte immer an den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens orientiert sein. Die nachfolgende Übersicht zeigt wichtige Kriterien bei der Softwarewahl.
|
Kriterium |
Worauf Sie achten sollten |
Warum das wichtig ist
|
|
Bedienbarkeit |
|
Eine komplizierte Software wird im Alltag oft nur teilweise genutzt, Mitarbeiter suchen Ausflüchte |
|
Funktionsumfang |
|
Vermeidet Insellösungen und doppelte Datenerfassung |
|
Anpassbarkeit |
|
Unterschiedliche Branchen und Teams benötigen unterschiedliche Einstellungen |
|
Mobile Nutzung |
|
Erleichtert die Kommunikation und erhöht die Transparenz für Mitarbeiter |
|
Compliance |
|
Reduziert rechtliche Risiken und vereinfacht die Bereitstellung von Nachweisen |
|
Skalierbarkeit |
|
Verhindert einen späteren Systemwechsel |
|
Support und Einführung |
|
Erleichtert die Einführung und sorgt für eine nachhaltige Nutzung |
|
Kostenstruktur |
|
Ermöglicht eine realistische Kostenplanung im laufenden Betrieb |
Unterschiedliche Branchen stellen verschiedene Anforderungen an die Planung. In der Gastronomie wechseln die Schichtzeiten häufig und kurzfristig. Im Gesundheitswesen gilt es, Qualifikationen von Mitarbeitern und gesetzliche Vorgaben genau zu berücksichtigen. In der Logistik müssen Lenkzeiten und Routen geplant und optimiert werden und in der Produktion geht es um Themen wie Auslastung und Maschinenlaufzeiten.
Der öffentliche Dienst hat zusätzliche Anforderungen an tarifliche Regelungen und Dokumentationspflichten. Die optimale Wahl ist eine branchenspezifische Software oder ein System, das sich auf mehrere Branchen einstellen kann. Dadurch lassen sich die speziellen Anforderungen umsetzen und eine optimale Ressourcenverwaltung erzielen.
Wie sehen die nächsten Schritte aus?
Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, bieten wir Ihnen bei TimO® eine 30-tägige Testphase an. Während dieser Zeit können Sie alle Funktionen ausprobieren und testen, ob die Software für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Probieren Sie aus, ob die Module zu Ihren realen Bedingungen passen und sich das System in Ihre Abläufe integrieren lässt. Anschließend treffen Sie im HR-Team die Entscheidung, ob TimO® zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passt.
Häufige Fragen zu Dienstplan-Software
Sie haben noch weitere Fragen rund um die Dienstplan-Software? Für viele Unternehmen ist die Entscheidung zur Implementierung ein wichtiger Schritt und nachfolgende Fragen werden dabei besonders häufig gestellt.
Was kostet eine gute Dienstplan-Software?
Die Kosten sind von mehreren Faktoren abhängig, darunter die Anzahl der Mitarbeiter und der gewünschte Funktionsumfang nebst Schnittstellen. Viele Anbieter arbeiten mit Abo-Modellen pro Nutzer oder pro Standort. Individuelle Beratungen sind hier im Vorteil, denn dadurch lässt sich die Software exakt an Ihre Bedingungen und Bedürfnisse anpassen. Bei TimO® beginnen die günstigsten Modelle schon ab 4,49 Euro (bei 50 und mehr Nutzern pro Lizenz).
Gibt es Testversionen oder Demo-Zugänge?
Ein guter Anbieter sollte Ihnen immer eine Testphase ermöglichen. Nur so können Sie im realen Arbeitsbetrieb feststellen, ob Sie und Ihre Mitarbeiter mit der Software klarkommen. Ohne Testphase gehen Sie ein Risiko ein, denn wenn das Team nicht zufrieden ist, kommt es zu Problemen.
Welche Integrationen sind möglich?
Für eine optimale Nutzung lässt sich eine gute Dienstplan-Software mit verschiedenen Systemen verbinden. Dazu gehören Ihre Lohnabrechnungen und die Buchhaltung, aber auch spezielle HR-Oberflächen und bisher genutzte Zeiterfassungssysteme. Bei vielen Lösungen sind zudem Schnittstellen zu DATEV vorhanden, um relevante Abrechnungsdaten direkt weiterzugeben.
Wofür wird die Deputy-App genutzt?
Deputy ist eine Workforce-Management-App, die vor allem in Betrieben mit Schichtarbeit genutzt wird. Die Software unterstützt bei der Dienstplanung und bei der mobilen Zeiterfassung sowie der Verwaltung von Aufgaben. Zusätzlich bietet sie Ihnen Funktionen zur Kommunikation im Team und hilft Ihnen bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften.
Welche Dienstplan-Software ist besonders weit verbreitet?
Im deutschen Markt haben sich verschiedene Lösungen etabliert, darunter Online-Schichtplaner wie Papershift oder shyftplan im Umfeld kleinerer Unternehmen. Größere Organisationen setzen hingegen auf Systeme wie ATOSS oder spezialisierte Plattformen für die eigene Branche. In der Gastronomie kommen Dienste wie Gastromatic und Planyday zum Einsatz, manchmal nutzen Betriebe aber auch All-in-One-Lösungen wie Personio, um HR-Funktionen gleich mit abzudecken. TimO® deckt den Bereich von KMU bis Enterprise-Unternehmen ab, unsere Kunden stammen allerdings überwiegend aus dem soliden Mittelstand.
Gibt es ein Planungstool von Microsoft?
Ja, Microsoft bietet mit Shifts ein in Teams integriertes Modul. Damit lassen sich Schichten erstellen, tauschen und verwalten. Wenn Sie im Unternehmen bereits Microsoft365 nutzen, kann die Integration den Einstieg erleichtern.
Bietet Deputy eine kostenlose Version?
Deputy bietet keine dauerhaft kostenlose Version an, allerdings eine 30-tägige Testphase. Danach können Sie entscheiden, ob es für Sie weitergeht oder ob Sie die Software nicht nutzen möchten. Während der Testphase haben Sie Zugang zu allen relevanten Funktionen.
Erfasst Deputy den Standort von Mitarbeitern?
Eine dauerhafte Erfassung der Standortdaten ist nicht möglich. Lediglich beim Ein- und Ausstempeln der Mitarbeiter erfasst die Software GPS-Daten, um die Arbeitszeit ordnungsgemäß zu verifizieren. Es findet keine dauerhafte Standortverfolgung statt.
Kann Workday die Aktivität von Mitarbeitern überwachen?
Die Software Workday bietet Funktionen zur Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten. Arbeitszeitdaten werden dokumentiert, Bildschirmaktivitäten aber nicht. Workday kontrolliert daher keine Arbeitsaktivität des Teams.