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Zeiterfassung in Unternehmen – Welche Möglichkeiten gibt es?

 

Eine exakte Zeiterfassung gehört auf die Wunschliste vieler Unternehmen. Die Zeiterfassung dient der Kontrolle und Auswertung der geleisteten Arbeitsstunden sowie der Bereitstellung der Daten für Lohn- und Gehaltsprogramme. Die Erfassung der Arbeitszeit im Unternehmen ist jedoch nicht immer leicht. Kostenlose und kostengünstige Lösungen wie Stundenzettel und Excel Tabellen stoßen schnell an ihre Grenzen.

Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl ist ein optimaler Arbeitsablauf aber nicht mehr ohne professionelle Zeiterfassung möglich. Die Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung sind deutlich moderner geworden. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der stationären Zeiterfassung über Terminals und Softwarelösungen sowie der Zeiterfassung über eine Zeiterfassungssoftware. BeideLösungen haben spezifische Stärken und Schwächen.

Stationäre Zeiterfassung über ein Zeiterfassungsterminal

Zeiterfassungsterminals sind zentrale Geräte zur Zeiterfassung. Die Identifikation der Mitarbeiter erfolgt per Chip, Karte oder Fingerprint. Praktisch funktioniert dies so, dass die Arbeitnehmer zum Beispiel die Chipkarte vor das Terminal halten und die Zeitnahme beginnt. Die Daten werden von dem Terminal direkt an eine Zeiterfassungssoftware übergeben. Auch Mittagspausen, Raucherpausen und andere Abwesenheiten der Mitarbeiter können über Tasten am Terminal gestempelt werden.

Stärken eines Zeiterfassungsterminal

  • Effiziente Zeiterfassung
  • Einsparung von Personalkosten
  • Stundensalden der Mitarbeiter werden automatisch geführt
  • Schutz vor Manipulation, Missbrauch und Nachbuchungen
  • Geringer Verwaltungsaufwand
  • Optimierte Datenübergabe zur Lohnabrechnung

Schwächen eines Zeiterfassungsterminals

  • Wartung der Hard- und Software ist notwendig
  • Zeiterfassung erfolgt nur stationär
  • Kontrolle von Projektzeiten ist nicht möglich

Zeiterfassung und Projektzeiterfassung mit Online-Tools

Softwarelösungen für die Zeiterfassung überzeugen mit einer Vielfalt an Funktionen. Man unterscheidet zwischen Desktop- und Online-Lösungen. Die Mitarbeiter loggen sich am Arbeitsplatz in die Software ein und stempeln ihre Anwesenheit über eine digitale Uhr. Auch Mittagspausen und andere Abwesenheiten werden digital gestempelt. Arbeitsstunden und Salden können so per Knopfdruck ermittelt werden. Neben der Zeiterfassung ist auch die Verwaltung von Urlaubstagen über die Software möglich.

Neben der reinen Anwesenheitserfassung gibt es Lösungen, die zusätzlich die Zeiterfassung für Projekte ermöglichen. Die Buchung der Arbeitszeit erfolgt dann direkt auf Projekte, Aufträge oder Teilschritte.

Stärken einer Zeiterfassungssoftware

  • Effiziente Zeiterfassung mit Mitarbeiter Selfservice
  • Effiziente Kontrolle und Auswertung der Arbeitszeiten
  • Stundensalden der Mitarbeiter werden automatisch geführt
  • Geringer Verwaltungsaufwand
  • Optimierte Datenübergabe zur Lohnabrechnung
  • Mobiler Einsatz durch tragbare Geräte möglich

Schwächen einer Zeiterfassungssoftware

  • Wartung der Hard- und Software ist notwendig
  • Disziplin der Mitarbeiter für das Ein- und Austragen bei den Pausen notwendig

Welche Lösung ist ideal für Ihr Unternehmen?

Alle Varianten der Zeiterfassung haben Stärken und Schwächen.  Ausschlaggebend für die Wahl der geeigneten Variante sind die Anforderungen an die Lösungen sowie das vorhandene Budget. Der Einsatz einer Zeiterfassungssoftware lohnt sich bereits ab fünf Mitarbeitern. Viele Anbieter kombinieren außerdem die stationäre Zeiterfassung über ein Terminal mit der Projektzeiterfassung über eine intelligente Zeiterfassungssoftware.

Zeiterfassung – einfach und durchdacht

Mit TimO planen und verwalten Unternehmen Arbeitszeiten und Projektzeiten ihrer Mitarbeiter einfach und effizient. Zeiten lassen sich in wenigen Minuten unkompliziert eintragen. Ein hinterlegter Workflow leitet Urlaubsanträge an den Vorgesetzten weiter. Die cloudbasierte Software berücksichtigt verschiedene Arbeitszeitmodelle, firmeninterne Regelungen und alle bundesweiten Feiertage. Sie punktet mit vielen Funktionen: Zeiterfassung, Projektzeiterfassung, Gruppenkalender, Workflow für Urlaubsanträge, Ticket-System.

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