Betrachtet man einmal die Zahlen über das Scheitern von IT-Vorhaben, erscheint das Management von Projekten mit hochtechnologischem Hintergrund als eine ganz besondere Herausforderung. Verschiedene Zahlen kursieren hierzu im Internet. Angeblich sollen sogar bis zu zwei Drittel aller Vorhaben ein fatales Ende finden. Andere Publikationen sprechen von etwa 40 Prozent. Welche Zahl näher an der Wahrheit liegt? Wir wissen es nicht. So oder so, es sind sehr viele Misserfolge. Deren Anzahl ließe sich zweifellos reduzieren, wenn die verantwortlichen Projektmanager sich mehr mit Themen wie dem Risikomanagement befassen würden. Vor allem aber, täten sie gut daran nicht immer wieder dieselben Fehler zu begehen. Damit Sie das in Zukunft vermeiden, haben wir im Folgenden fünf der 10 häufigsten Fehler im Projektmanagement aufgelistet.
Unverständliches Fachchinesisch
Die Welt wäre eine andere, käme es zwischen uns Menschen nicht ununterbrochen zu Missverständnissen. Eine mangelhafte oder schwer nachvollziehbare Kommunikation stereotyper IT-Verantwortlicher mit Auftraggebern, Teamleitern etc. ist dafür geradezu exemplarisch. Wer im Normalfall wenig mit Programmierung, Informatik, Computertechnik oder Webdesign zu tun hat, weiß folglich nicht unbedingt etwas mit Begriffen wie Source Code, Device, HTML5 und so weiter anzufangen.
Projektleiter sollten deshalb immer ein Auge oder besser ein Ohr für die interne und externe Kommunikation offen haben und ihre Mitarbeiter dazu anhalten sich nicht im Fachchinesisch zu verlieren.
Unrealistische Zeitpläne
Projektverantwortliche stehen im dauernden Konflikt mit der Zeit. Die Geschäftsführer können es gar nicht abwarten, dass das Vorhaben erfolgreich zu Ende geführt wird. Viel schwerer auf den Schultern wiegt jedoch die Planung der Projektzeit selbst. Wie viele Wochen brauchen die Programmierarbeiten? Wann kann die neue Software erstmals getestet werden? Sind die Termine zur Beendigung der einzelnen Arbeiten realistisch? Es sind quälende Fragen, die umso schwerer zu beantworten sind, wenn es keine Erfahrungswerte dazu gibt. So ist ein häufiges Nichteinhalten der Deadlines nicht allzu verwunderlich.
Projektleiter sind gut damit beraten regelmäßig Rücksprache mit den Technikern bzw. Programmierern zu halten. Die können am ehesten eine Einschätzung zur möglichen Fertigstellung abgeben.
Falsches Personal
Fehlbesetzungen beim Personal sind beileibe keine Seltenheit. Gerade in kleineren Betrieben oder bei chronisch unterfinanzierten Projekten kümmert sich dann auch mal die Buchhalterin um das Change-Management. Solche Experimente können zwar durchaus ungeahnte Talente zu Tage fördern. Doch fehlen vielen Vorhaben einfach die richtigen Talente. Oft liegt das am Manager selbst, weil er sich im Vorfeld keinen umfassenden Überblick über die Fähigkeiten der Teammitglieder macht oder schlicht deren Belastbarkeit falsch einschätzt.
Wenn sich Schwachpunkte beim Personal auftun, ist es mitunter ratsam das Team oder die einzelnen Aufgaben neu aufzuteilen. Gegebenenfalls lassen sich Outcourcing-Partner zum Vorhaben hinzuziehen, die über die notwendigen Fähigkeiten verfügen.
Schlechtes Change-Management
Wo wir gerade schon beim Thema waren: Das Change-Management wird regelmäßig vernachlässigt oder gar ganz außen vor gelassen. Ein fataler Fehler. Kümmert sich nämlich niemand darum, den potenziellen Anwendern im Konzern das neue Programm vorzustellen und dessen Nutzen deutlich zu machen, lassen diese es womöglich links liegen. Alle eingesetzten Ressourcen wären dann sinnlos verbrannt worden und versprochene Produktivitätszuwächse treten nicht ein.
Noch vor dem Start eines Vorhabens, am besten im Rahmen des Projektmarketings, sollten Projektleiter etwaigen Zweiflern die Vorzüge der Neuerungen deutlich machen und die Angst vor Veränderungen besänftigen.
Probleme werden ignoriert
Schwierigkeiten im Projektverlauf sind denkbar unbeliebt. Sie bedeuten mehr Arbeit, sorgen für Stress und Mehrkosten. Damit setzt sich wahrscheinlich kein Projektmanager gerne auseinander. Und so werden die Probleme öfters unter den Teppich gekehrt oder es wird versucht sie auszusitzen bis sie sich von alleine klären. Jedoch klappt das nur selten. Vielmehr wachsen sich die Schwierigkeiten noch aus und werden umso kostspieliger.
Projektmanager müssen sich unbedingt der Probleme annehmen, sobald sie davon Kenntnis erhalten. So lassen sich etwaige Auswirkungen auf Vorhaben, Fertigstellungstermine und Budget klein halten.
Das Ende der Fahnenstange ist mit diesen fünf Fehlern noch lange nicht erreicht. In der Zunft der Projektmanager sind auch die übrigen fünf echte Dauerbrenner. Welche das im Detail sind, lesen Sie hier in der kommenden Woche.