Um in einem Büro zwei Löcher für einen Wandmonitor zu bohren, braucht man keine Projektmanagement-Software. Sollen jedoch von externen Dienstleistern in einhundert über drei Kontinente verstreuten Büros eines internationalen Unternehmens innerhalb von zwei Wochen Wandmonitore montiert, angeschlossen und kalibriert werden, dann ist professionelles Projektmanagement zwingend erforderlich. Voraussetzung für deren effiziente Nutzung ist allerdings eine geeignete Projektmanagement-Methode.
Warum professionelles Projektmanagement immer wichtiger wird
Projektmanagement-Tools haben viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Sie unterstützen Projektleiter bei der Datenauswertung und der zeitlichen Darstellung des Projektverlaufs. All-in-one-Plattformen bieten Teams einen zentralen Ort der Zusammenarbeit. Mit einer gemeinsamen Datenbasis und der Verfügbarkeit in Echtzeit ist es jederzeit möglich, die Wirtschaftlichkeit von Projekten zu bewerten. Mitarbeiter, die unterwegs Projekte koordinieren, haben die Möglichkeit über Webbrowser und Apps auf die gemeinsame Plattform zuzugreifen. Die folgenden sieben Gründe für Projektmanagement-Tools geben die wichtigsten Gründe für die Einführung eines Projektmanagementsystems wieder:
- Gemeinsame Arbeitsplattform
Heute ist Kommunikation komplexer denn je. Mit einer gemeinsamen Plattform können Informationen zwischen den Beteiligten einfacher ausgetauscht werden. Das steigert die Effizienz des Projektteams. - Einfache Projektplanung
Zu einem erfolgreicher Projektstart gehört eine gute Planung. Digitale Instrument wie Gantt und Kanban erleichtern die einfache Erstellung von Projektplänen. - Vollständige Daten zur Kostenkontrolle
Darüber hinaus sorgt professionelles Projektmanagement auch für transparente Kennzahlen. Innerhalb des Projektauftrages werden alle Ziele sowie Budgets dokumentiert. Projektmanager können jederzeit Risiken erkennen und im Blick behalten. - Funktionen für die Nachverfolgung und umfangreiche Auswertungen
- Aktuelle Kennzahlen zur Fortschrittskontrolle
- Bessere Zusammenarbeit und Organisation
- Beschleunigtes Auffinden über die Suchfunktion
- Optimierter Informationsfluss im Unternehmen
- Verbessertes Workflow-Management
- Kosten- und Zeitersparnis
- Einhaltung erhöhter Sicherheitsstandards
- Mobilität (Cloud, Mobile App / Web-App)
Funktionen von Projektmanagement-Software
Moderne Projektmanagement-Systeme bieten Realtime-Informationen über den Projektstatus und dienen als Instrument der Projektsteuerung. In aller Regel beinhaltet sie folgende Funktionen: Terminkalender, Ressourcenmanagement, Projektzeiterfassung, Leistungsverrechnung, Spesenabrechnung, CRM und Dokumentenmanagement. Je nach Projektumfang und Anforderungen können noch viele weitere Features wie etwa Gantt-Chart, Gleitzeitfunktion oder Daten-Import und -Export hinzukommen. Insofern ist bei der Miete oder dem Kauf von Projektplanungssoftware immer darauf zu achten, dass diese weder unter- noch überdimensioniert ist. Denn nur angemessene Lösungen mit den jeweils benötigten Features bringen am Ende den beabsichtigten Nutzen und ermöglichen Zeitersparnis und erhöhte Projektsicherheit.
Mit einem Projekt zum geeigneten Tool
Denn ein Projektmanagement-Programm ist letztlich nur ein Tool, welches bei der Planung, Organisation und Administration eines Projekts hilft. Nicht mehr und nicht weniger. Die inhaltliche Arbeit indes wird dem Team dadurch nicht abgenommen. Daher muss die Software das Projekt effizient unterstützen und darf nicht selbst zum Zeitfresser oder unwirtschaftlichen Kostenfaktor werden. Daher spricht vieles dafür, die Wahl des richtigen Tools für das Projektmanagement selbst zum Projekt zu machen. Da die meisten Anbieter ihre Produkte als zeitlich befristete Testversionen kostenlos zur Verfügung stellen, lässt sich dies leicht realisieren. Somit können der Projektmanager und sein Team via Test-Projekt zunächst einmal eingehend prüfen, ob das jeweilige System tatsächlich alle Projektanforderungen zufriedenstellend abbildet. Die beiden folgenden Faustformeln erleichtern dabei erfahrungsgemäß die Entscheidung:
- Je mehr Zeit die Projektarbeit im Tagesgeschäft beansprucht, desto eher lohnt sich die Anschaffung einer Projektmanagement-Software. Bei einem unwirtschaftlichen Verhältnis überwiegen die Kosten für die Anschaffung später den tatsächlichen Nutzen.
- Je mehr nicht benötigte Features Projektmanagement-Tools bieten, desto ungeeigneter ist sie für das anstehende Projekt. Denn ungenutzte und damit überflüssige Funktionen gehen größtenteils zulasten der Usability. Dadurch kann sich der Zeitaufwand signifikant erhöhen.