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Projektkommunikation wird oft unterschätzt

Kommunikation – so wichtig und doch so oft unterschätzt. In Familien, der Partnerschaft und unter Freunden geht es nicht ohne. Genauso wichtig sind Absprachen im Unternehmen. Laut einer Studie von Cetacea kommen diese im Projektmanagement zu kurz. Dabei wäre es wichtig, Ängste bei Mitarbeitern abzubauen und Akzeptanz aufzubauen. Der Weg zu einer perfekten Projektkommunikation ist zwar weit, lohnt sich aber.

Fehlende Kommunikation lässt Projekte scheitern

Nicht jedes Unternehmen schafft es, alle gesetzten Projekte zu realisieren. Die Gründe dafür sind vielfältig. Neben einem zu kleinen Budget sorgen auch unmotivierte Mitarbeiter und überzogene Anforderungen für das Scheitern. Ein weiterer Knackpunkt – vielleicht der wichtigste überhaupt – ist fehlende Kommunikation. Das zeigt eine Umfrage der Münchner Kommunikationsberatung Cetacea. An der Studie zur „Kommunikation in Projekten“ haben 754 Projektmanager aus Deutschland teilgenommen.

Um ein Projekt realisieren zu können, sind genau drei Dinge erforderlich:

  • ein klar formulierter Projektauftrag
  • ein kompetenter Projektleiter
  • die Unterstützung der Führungsebene

Der vierte, vielen oft unbekannte Faktor: Kommunikation. Wenn die Projektteilnehmer nicht miteinander reden, können Probleme nicht gelöst werden. Dass ein Projekt nicht zum gewünschten Erfolg führt, könnte an einem unzureichenden Informationsaustausch an der richtigen Stelle jedoch in vielen Fällen vermieden werden.

Was gehört zur Projektkommunikation?

Wenn Sie denken, es reicht, Ihre Mitarbeiter zu informieren, dann irren Sie. Zu einer guten Kommunikation gehört auch, für das richtige Maß an Motivation zu sorgen. Identifikation, Vertrauen und Akzeptanz sind die Schlüsselkompetenzen, die ein Projektmanager vermitteln muss. Nur Mitarbeiter, die sich mit dem Projekt identifizieren können, stecken auch ihr Herzblut in die Realisierung.

Eine große Herausforderung für Sie als Projektmanager ist eine klare, präzise und zielgruppengerechte Ansprache der Mitarbeiter. Koordinieren Sie am besten mit einem Kommunikationsmanagement. Insbesondere bei strategischen Planänderungen sollten Sie behutsam, aber mit Bedacht vorgehen.

Die richtigen Kommunikationswege wählen

Um auf die Umfrage von Cetacea zurückzukommen: Fast dreiviertel aller Projektmanager verständigen sich via E-Mail. Dabei wird vergessen, dass auf diesem Weg einige Informationen verloren gehen. Ein weitaus besserer Weg ist ein persönliches Meeting. Da dies aus Zeitgründen nicht immer umsetzbar ist, stellt das Telefon eine gute Alternative dar.

Richtig gewählte Kommunikationswege sind nicht der einzige Erfolgsgarant. Auch die Kommunikationsstruktur im Betrieb muss stimmen. Das tut sie jedoch nur in den seltensten Fällen, wird bei den meisten Projekten doch mit einer Top-Down-Kommunikation gearbeitet. Der Projektleiter trägt demnach auch die Verantwortung für die Absprachen der Projektteilnehmer untereinander. Diese enorme Verantwortung sorgt bei den Führungskräften für eine nicht zu stemmende Doppelbelastung. Eine Realisierung dessen, was der Arbeitgeber fordert, ist schwer, wenn es an Zeit, Personal und Budget mangelt.

Kommunikation ist wahrlich nicht der alleinige Grund für Scheitern oder Erfolg eines Projekts. Gutes Gelingen beginnt ganz oben in der Hierarchie des Unternehmens. Als Unternehmer dürfen Sie Ihren Projektmanagern nicht zu viel abverlangen, sonst gefährden das die komplette Unternehmung.