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Projektsteuerung mit Projektampeln, Gantt und Warnsystemen

Projektsteuerung und Controlling mit Gantt, Projektampeln und intelligenten Warnsystemen

Jeder verantwortungsvolle Schiffskapitän plant seine Reise, bevor er den Hafen verlässt. Zunächst kalkuliert er die zurückzulegende Strecke. Dann legt er den Kurs fest. Er prüft Wettervorhersagen und informiert sich über Ebbe und Flut im Gezeitenkalender. Er bricht erst dann zu seiner Reise auf, wenn er die wichtigsten Daten zusammen hat. Später, auf hoher See, misst er seine Fahrt mit Kompass und Seekarte. Weicht er von der geplanten Route ab, steuert er gegen. Wesentliche Ereignisse dokumentiert er mit Ort und Zeitangaben im Bordtagebuch. Software hilft den modernen Kapitän bei seiner Arbeit. Satelliten unterstützen seine Navigation und das digitales Logbuch archiviert Informationen über seine Reise. Wie in der Seefahrt ist auch im Projektmanagement Planung, Überwachung und Steuerung eines Projektes lebensnotwendig. Wie ein Kapitän muss der Projektleiter den Überblick behalten. Meilensteintrendanalyse, Projektampel und Statusreports sind wichtige Komponenten im Projekt-Controlling.

Controlling in den PM Standards

Die drei etablierten Standards im Projektmanagement PMI®, IPMA® und PRINCE2® geben dem Projekt-Controlling den Stellenwert, den es verdient. Im PMBOK® Guide – Sixth Edition des Project Management Institute erhielt es eine eigene Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe. Sie zieht sich durch alle zehn Wissensgebiete. Der deutsche Ableger der IPMA®, International Project Management Association, die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, setzt ähnliche Schwerpunkte. Bei ihr gilt der Grundsatz: Alles, was bei der Projektplanung geplant worden ist, kann während der Projektrealisierung auch überwacht und gesteuert werden. Bei PRINCE2® findet sich das Controlling in einem der sieben Themes wieder. Alle drei Standards weisen darauf hin: Der professionelle Projektmanager ist gut beraten, dem Projekt-Controlling vollste Aufmerksamkeit zu widmen. Wir unterstützen Sie dabei gern. Unsere professionelle Projektmanagement software TimO ist auf Projektüberwachung spezialisiert.

Controlling von Beginn an

Projekt-Controlling durchzieht den gesamten Lebenszyklus eines Projektes. Bereits in der Initiierungsphase kommen Projektampel und Berichtswesen zum Einsatz. Sie dienen der Kommunikation in Richtung wichtiger Stakeholder, den Betroffenen und Beteiligten eines Projektes. Spezielle Anforderungen hinsichtlich Überwachung und Wünsche an das Berichtswesen fixiert der Projektleiter im Projektauftrag.

Projektüberwachung während der Realisierung

In großen Projekten übernimmt ein PMO, Project Management Office, das Überwachen und Steuern von Projekten oder Programmen. Die Mitarbeiter konsolidieren die Ist- und Plandaten der Teilprojektleiter. Damit messen sie den Projektfortschritt. Aus den erhobenen Daten leiten sie den Projektstatus ab und illustrieren diesen in Form einer Projektampel im Berichtswesen. Im Fokus der Überwachung und Steuerung stehen unter anderem: erreichte Meilensteine, verbrauchtes Budgets und Fertigstellungsgrad. Die Informationen werden in Monate, Wochen, Tage, Planstunden oder Euro erhoben. Steht kein PMO zur Verfügung, übernimmt der Projektleiter selbst die Aufgaben des Projektcontrollings. Gegenüber seinen Stakeholdern muss er jederzeit auskunftsbereit bleiben. Weichen die IST-Daten von den Plan-Daten ab, muss der Projektleiter nachsteuern. Projektmanagementsoftware hilft ihm dabei, den Überblick zu behalten. Mit TimO besitzen Sie ein Frühwarnsystem, welches automatisch Warnungen generiert, wenn Ihre Fahrt aus dem Ruder läuft. Sie können Plan- und Ist-Kosten vergleichen – bis auf Mitarbeiterebene. Wenn Sie wünschen, können Sie sogar Reisekosten in Ihren Statusreport integrieren. Mit der Meilensteintrendanalyse behalten Sie zeitlichen den Überblick.

Wertvolle Daten zum Abschluss dokumentieren

Zum Projektende kommt es darauf an, richtig Schluss zu machen. Am Wichtigsten ist, wertvolle Erfahrungen dem Unternehmen für zukünftige Projekte bereitzustellen. Idealerweise archivieren Sie wichtige Entscheidungen und Antworten auf die Fragen: An welcher Stelle des Projektablaufes kam es zu Abweichung und welche Ereignisse waren dafür verantwortlich? Hilfreich ist ein professionelles Dokumentenmanagementsystem mit komfortabler Rechtevergabe. Auch diese Funktionen stellt Ihnen unsere Projektmanagement Software zur Verfügung.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Sicht des Controllers ist nicht ausschließlich der Blick in den Rückspiegel. Auch die Zukunft ist für ihn interessant: Was hatten wir geplant, was haben wir heute erreicht und wie wird sich das Projekt zukünftig entwickeln (Beispiel: Meilensteintrendanalyse)? Dabei sind Größen wie Zeit, Kosten, Risiko und Qualität relevant. Sie sind eng miteinander verknüpft. Die erhobenen Daten stellen eine wertvolle Quelle für die zukünftige Projektarbeit dar.

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