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Planungspoker – Aufwandsschätzung im (agilen) Projektmanagement

Planungspoker - Aufwandsschätzung im agilen Projektmanagement

Wenn „gut geschätzt halb gewonnen ist“, dann sollten die Aufwände im Projektmanagement aus guten Gründen immer möglichst exakt geschätzt werden. Denn als zentrale Berechnungsgrundlage gibt die Aufwandsschätzung Aufschluss über die zu erwartenden Projektkosten und somit letztlich über die Wirtschaftlichkeit eines Projekts. Sofern also – wie etwa bei der Entwicklung innovativer Produkte oder beim Einsatz neuer Produktionsverfahren – keinerlei auf Erfahrungswerten beruhenden, belastbaren Kennzahlen für die Zeit-, Kapazitäten- und Ressourcenplanung vorliegen, steht und fällt der wirtschaftliche Erfolg eines Projekts mit der Akkuratesse der Aufwandsschätzung.

Es gibt eine ganze Fülle bewährter Methoden und Verfahren, auf die hier nicht weiter eingegangen wird. Stattdessen konzentrieren wir uns auf eine insbesondere im agilen Projektmanagement sehr populäre Methode der Aufwandsschätzung, die auf spielerische Art und Weise zu verblüffend guten Ergebnissen führt: das sogenannte Planungspoker. Voraussetzung dafür ist, dass einzelne Aufgaben bzw. Arbeitspakete (wie in Scrum) isoliert betrachtet und bewertet werden können.

Planungspoker ist kein Glücksspiel

Kurze Zwischenbemerkung: Versteht man Poker als reines Glücksspiel (was es beileibe nicht ist), so ist der Begriff „Planungspoker“ an dieser Stelle freilich etwas irreführend … Klar sollte also sein, dass in diesem Verfahren der Aufwandsschätzung im Projektmanagement selbstverständlich nichts dem Zufall überlassen wird. Vielmehr werden die Aufwände hierbei mittels eines auf Konsens abzielenden, allmählichen Annäherungsprozesses an realistische Werte ermittelt. Der Vorteil gegenüber anderen im Projektmanagement üblichen Methoden liegt unter anderem darin, dass Planungspoker den menschlichen Spieltrieb aktiviert und relativ viel Spaß machen kann. Entsprechend hoch ist damit auch die Motivation der Beteiligten.

Der Spielablauf am Beispiel Scrum

Planungspoker wird mit verdeckten Karten gespielt. Dazu erhalten alle Mitglieder des Entwicklungsteams einen Satz Schätzkarten mit steigenden Zahlenwerten. Zum Beispiel 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 etc. Die Zahlenreihe ist dabei in aller Regel an die sogenannte Fibonacci-Folge angelehnt. Danach stellt der „Spielleiter“ (idealerweise der Product Owner) die abzuschätzenden Arbeitspakete vor, und die „Spieler“ legen jeweils eine Schätzkarte mit einem ihrer Meinung nach dem Aufwand entsprechenden Zahlenwert verdeckt vor sich auf den Tisch. Anschließend werden alle Karten aufgedeckt, und die beiden Spieler mit der niedrigsten bzw. höchsten Karte erläutern ihre Entscheidung. Dadurch haben alle die Möglichkeit, ihre eigene Schätzung nochmals zu überdenken, untereinander zu diskutieren und in einer weiteren Runde ggf. zu revidieren. Gespielt wird so lange, bis das Team entweder zu einer Übereinkunft gekommen ist oder sich alle Zahlen innerhalb einer zuvor vereinbarten Toleranz befinden, um hieraus einen Mittelwert errechnen zu können. Die ermittelte Zahl fließt dann als Aufwandsschätzung in die weitere Planung bzw. Kalkulation ein.

Wichtig ist in jedem Fall, dass Zeitlimits für die Erläuterungen und Diskussionen gesetzt werden, damit sich das Team beim Planungspoker nicht in Details „verrennt“. Erfahrungsgemäß führt Planungspoker im (agilen) Projektmanagement mit der Zeit zu immer akkurateren Ergebnissen, die den tatsächlichen Arbeitsaufwand am Ende immer genauer abbilden. Kurzum, Übung macht den Meister. Beim Planungspoker selbst können wir Sie zwar nicht unterstützen – aber spätestens bei der Verwaltung Ihrer ermittelten Kennzahlen kommt dann wieder unsere Software für Projekt- und Zeitmanagement ins Spiel.