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Drei Strategien damit Ihr Projekt nicht scheitert

 

Gründe für das Scheitern von Projekten – Gotthard-Tunnel versus neuer Berliner Flughafen

Ob Maschinenbau, Automobil Industrie, IT Software Entwicklung oder Bauvorhaben der öffentlichen Hand überall kämpfen Projektleiter um erfolgreiche Ergebnisse. Projektmanagement durchdringt auch unser privates Leben. Der Bau des Eigenheimes, das Organisieren eines Geburtstagsjubiläums oder die Planung einer Urlaubsreise nach Skandinavien. Sie alle besitzen die Merkmale, die ein Projekt charakterisieren. Ein Projekt ist zeitlich begrenzt und besitzt immer ein Anfang und ein Ende. Es ist einzigartig, innovativ, komplex und bedarf aufgrund seiner Schwierigkeit meist ein gesondertes Projektmanagement.


Wenn es derart Merkmale für eine Projektdefinition gibt, finden sich dann auch allgemeingültige Gründe, die über Erfolg oder Misserfolg eines Projektes bestimmen? Ja, die gibt es! Erfolgreiche Projektleiter wissen, wie sie Projekte in Schieflage bugsieren, das heißt, sie kennen die Gründe, um Projekte scheitern zu lassen. Aus dieser Kenntnis heraus leiten sie ihre Handlungsoptionen ab, um erfolgreich zu sein. Dieser Artikel vermeidet das düstere Beschreiben des Scheiterns, zu viele negative Aspekte blockieren den nach vorn denkenden, pro aktiv handelnden und selbstbewussten Projektleiter in seinem Tagesgeschäft. Dieser Beitrag geht einen Schritt weiter. Er beschreibt drei Maximen für erfolgreiche Projektarbeit.

Schweiz oder Deutschland  – wo arbeiten die besseren Projektmanager?

Am 01. Juni 2016 eröffneten die Projektmanager in der Schweiz nach 17 Jahren Planung und Realisierung den neuen Gotthard-Tunnel. Mit 57 Kilometern ist er der längste Eisenbahntunnel der Welt. Obwohl die Gesamtkosten des Bauvorhabens 12,4 Milliarden Franken betragen, hielt das größte Investitionsprojekt in der Geschichte der Schweiz alle Vorgaben ein. Terminlich übererfüllten die Projektmanager ihren Plan, sie eröffneten die Strecke ein Jahr früher als geplant.  Darüber können die Projektmanager in Deutschland nur staunen. Prominentestes Beispiel für misslungene Projektarbeit ist der Berliner Großflughafen. Ursprünglich veranschlagten die Planer ein Kostenvolumen von rund einer Milliarde Euro. Bereits im Juni 2015 näherten sie sich den sechsfachen Betrag. Ursprünglich sollten die ersten Flugzeuge für die Öffentlichkeit im Oktober 2011 abheben. Die Eröffnung wurde wegen Bau- und Planungsfehlern vor allem bei der Brandschutzanlage schon viermal verschoben. Das Debakel nimmt kein Ende. Vorerst wird es wohl nichts werden mit dem Fliegen. Experten halten auch eine Inbetriebnahme im Sommer 2018 für sehr unwahrscheinlich.

Ein weiteres deutsches Leuchtturmprojekt mit unklarem Ausgang ist Stuttgart 21. Das Projekt hat das Ziel, den oberirdischen Kopfbahnhof in Stuttgart in einen unterirdischen Durchgangsbahnhof zu verwandeln. Bereits heute sprengt das umstrittene Bahnprojekt Kosten- und Zeitplan. Voraussichtlich wird es 500 Millionen Euro teurer und später fertig. Die deutsche Projektkunst ist ein Trauerspiel. Wenn man nach Gründen des Scheiterns suchen würde, ist es so, als benötige man einen Schuldigen, um ihn für die enttäuschenden Ergebnisse verantwortlich zu machen. Diese rückwärts gerichtete Vorgehensweise ist in Deutschland üblich aber nicht zielführend. Der professionelle Projektleiter sucht Antworten auf die Fragen: Wie kann ich meine Projektarbeit erfolgreich gestalten? Wie kann ich meine Ziele erreichen? Wer kann mir dabei helfen und was unterstützt mich dabei? Bereits 2008 untersuchte die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement Faktoren, die über den Erfolg oder Nichterfolg eines Projektes bestimmen. Die Studie kommt zu dem Schluss, dass es drei wesentliche Faktoren sind, die für den Erfolg eines Projektes garantieren: Die Position des Projektleiters, klare Ziele und Kommunikation.

Klare Position des Projektleiters

Das Unternehmen begrenzt mit seinen Strukturen den Aktionsradius des Projektleiters. In einer starken Unternehmensmatrix agiert der Projektleiter sehr effektiv. Neben den Führungskräften der klassischen Abteilungs- und Bereichsstrukturen trifft er die wesentlichen Entscheidungen selbst in seinem Projekt. In einer schwachen Matrix ist es für den Projektleiter schwierignselbstständig zu arbeiten. Er besitzt weniger Einfluss auf den Projektablauf, sein Entscheidungsrahmen ist begrenzt. Nicht in allen Betrieben verantworten Projektleiter die Projektarbeit. „Das bisschen organisieren. Das kann ich selbst“, tönt es aus der einen oder anderen Chefetage. In vielen Betrieben ist es üblich, dass Bereichsleiter, Abteilungsleiter oder Gruppenleiter, Projekte führen. Der Fachmann und Experte, der Projektleiter, kommt nicht zum Zuge. Im schlimmsten Fall mutiert der Projektleiter zu einem puren Verwalter, der die Anweisungen der Chefs sklavisch umsetzt.

Grundsätzlich hängt die Position eines Projektleiters von seiner Persönlichkeit und seiner fachlichen Qualifikation ab. Überträgt der Auftraggeber das Projekt an einen inkompetenten Projektleiter, weil man ihm zum Beispiel eine Linienaufgabe mit Personalverantwortung nicht zutraut, ihm aber eine Beförderung versprochen hatte, ist der Misserfolg vorprogrammiert. Die Wahrscheinlichkeit erfolgreicher Projektarbeit steigt, wenn der Projektleiter motiviert und sozial intelligent seine Projektziele verfolgt, weil er das Mandat besitzt, selbstständig entscheiden zu dürfen. Die Wahrscheinlichkeit steigt weiter, wenn er ein Machertyp ist und Spaß empfindet, Neues zu realisieren.

Klare Ziele für das Projektmanagement

Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Bevor Sie mit der Projektarbeit starten, legen Sie die Rahmenbedingungen fest. Machen Sie sich klar, welche Ziele Sie anstreben und welche Liefergegenstände bereitgestellt werden müssen. Je konkreter Sie wissen, was Sie erreichen wollen, desto planvoller können Sie vorgehen. Setzen Sie sich Zwischenziele und profitieren Sie von deren positiven Effekten. Denn Zwischenziele geben Ihrer Arbeit Struktur und sorgen dafür, dass Sie in schwierigen Situationen den Überblick behalten. Der Projektleiter ist gut beraten, wen er das Projektziel SMART definiert. Die Buchstaben stehen für: spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert. Vermeiden Sie, Ziele unklar oder schwammig zu formulieren. Vermeiden Sie, sich eine Fluchttür offen zu halten. Denn dann verirren sich Kraft und Energie in verschiedene Richtungen.Vereinbaren Sie Ziele gegenüber dem Projekteigner schriftlich und dokumentieren Sie so, dass sie jedes Teammitglied später wiederfindet. Idealerweise nutzen Sie ein Werkzeug, welches Sie bei der Arbeit unterstützt. So sparen Sie Zeit, die Sie dringend für Kommunikation und Stakeholdermanagement benötigen. Denken Sie daran, die definierten Zielpunkte von Zeit zu Zeit zu überprüfen. Wenn es neue Erkenntnisse gibt, passen Sie sie an. Dann ist es fast so wie in einem Dartspiel. Hat der Spieler den Pfeil gut justiert, findet dieser den Weg in den roten Mittelpunkt der Scheibe ganz von selbst.

Offene und aktive Kommunikation

Der amerikanische Schauspieler Bret Morrison sagte: „Von den Kompetenzen, die uns zur Verfügung stehen, ist Kommunikation wohl die mächtigste.“ Wenn Menschen zusammenarbeiten, kommunizieren sie miteinander, was jedoch nicht immer reibungslos verläuft. Deshalb gehören Missverständnisse, Fehlverhalten und Auseinandersetzungen zu den Herausforderungen eines Projektleiters. Nehmen wir an, das Projekt steht vor einer wichtigen Phase. Die Unternehmensleitung muss entscheiden, welches Projekt weiterhin mit Ressourcen unterstützt werden soll. Der Projektleiter muss schnell und zielgerichtet handeln, will er vom Geldstrom nicht abgeschnitten werden. Alle Projektmitglieder müssen am gleichen Strang ziehen, um zügig Antworten auf Fragen der Unternehmensleitung zu finden. Dazu bereitet der Projektleiter Tabellen, Grafiken und Informationen vor, um Argumente zu liefern, warum das Projekt nicht gestoppt werden darf. Idealerweise nutzt er dazu historische Daten, die in einem Projektmanagement Tool archiviert sind. Mithilfe dieser Software prognostiziert der Projektleiter den zukünftigen Budgetbedarf. Spätestens während der Bewertung der Prognose zeigt sich, ob er, sein Team und die Stakeholder gemeinsame Ziele verfolgen. Nur dann agieren sie in die gleiche Richtung. Deshalb ist der Projektleiter gut beraten, stetig in alle Himmelsrichtungen zu kommunizieren. Nur wenn er die Interessen der Betroffenen und Beteiligten kennt, kann er auf diese eingehen.

Tipp: Pflegen Sie einen offenen und proaktiven Kommunikationsstil in Ihrem Projekt. Lassen Sie besonders im hektischen Projektgeschäft Informationen fließen, behalten Sie sie nicht für sich. Vernachlässigen Sie nicht die zwischenmenschlichen Beziehungen. Lassen Sie nicht zu, dass sich die Teammitglieder in Karrierekämpfe verstricken. Vermeiden Sie Meetings mit profilierungssüchtigen Neurotikern, die jede Einigung, jeden Beschluss torpedieren. Sorgen Sie für Transparenz und kommunizieren Sie in regelmäßigen Abständen an alle Betroffene und Beteiligte, wo sich Ihr Projekt inhaltlich befindet. Mit Ihrer offenen Kommunikation signalisieren Sie wertschätzendes Verhalten gegenüber Projektmitarbeiter und Stakeholder. In kritischen Situationen werden Sie davon profitieren.

Wie wir Ihre Projektarbeit unterstützen

Unser Projektmanagement Tool TimO, ist ein System für projektbezogenes Arbeiten im Unternehmen. Es vereinfacht die Verwaltung Ihrer Projekte, indem es Sie bei Projektsteuerung, Projektzeiterfassung und Projektabrechnung unterstützt. Das System ist einfach zu bedienen. Das bedeutet für Sie eine enorme Arbeitserleichterung. Sie sparen wertvolle Zeit für die wirklich wichtigen Dinge: offene Kommunikation an Teammitglieder, Auftraggeber und Stakeholder. Mit der Projektmanagement Software planen Sie Aufgaben, Arbeitspakete und Meilensteine. Damit behalten Sie und Ihr Team jederzeit den Überblick über die anstehenden Aufgaben. Mit dem Gantt Diagramm verfolgen Sie wichtige Termine auf der Zeitachse. Damit liefern Sie Ihre Liefergegenstände pünktlich ab. Projektmitarbeiter an unterschiedlichen Standorten speisen das webbasierte System mit aktuellen Daten, egal wo sie sich befinden. Somit greifen alle, für das System freigegebenen Mitarbeiter, ortsunabhängig auf den gleichen Datenbestand zu. Und das Beste: Sie können das Projektmanagement Tool an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Sprechen Sie uns an. Gern informieren wie Sie, über weitere Funktionen der Projektmanagement Software TimO. Damit wir gemeinsam Ihr Ziel noch heute anpacken können.