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Die Earned Value Methode – warum ist sie so wichtig für das Projektmanagement?

Die Earned Value Methode im Projektmanagement

 

Die Earned Value Methode ist eine erprobte und zuverlässige Methode innerhalb des Projekt Controlling und meint im Grunde eine projektbegleitende Kostenverfolgung. In Lehrbüchern zum Projektmanagement ist sie neben dem schon genannten Begriff auch als Fertigstellungswertmethode oder als Arbeitswertanalyse bekannt. Was sich hinter dieser Methode verbirgt und weshalb sie für modernes Projektmanagement quasi unverzichtbar ist, soll der folgende Artikel darzustellen helfen.

Erst kamen Termine, dann die Kosten

Kurz nachdem innerhalb des Projektmanagements die Terminplanungsmethoden der Netzplantechnik und der Projektstrukturplan Einzug gehalten hatten, wurde überlegt, auch die laufende Kostenkontrolle mit dieser Technik zu verknüpfen. Man begann also Kostenplanwerte in einer linear dargestellten Zeitachse an verschiedenen Zeitpunkten (Meilensteine) mit dem Ist-Wert zu vergleichen. Dies war der Beginn der Earned Value Methode.

Zum Begriff und zur Methode

Dem englischen Begriff Earned Value entspricht gemäß der DIN 69901 im Deutschen der Begriff „Fertigstellungswert“. Er ist ein Darstellungswert für die tatsächlich geleistete Arbeit. Als Kontrollmittel soll er dazu dienen, den im Projekt erzielten Fortschritt in Beziehung zum angestrebten Ziel zu setzen (bei gleichzeitiger Darstellung der Kostenlage).

Die Vorgehensweise ist dabei recht simpel: Dank des Projektstrukturplanes (PSP) wird das Projekt in seine Bestandteile bzw. kleinere Teilpakete (bis zu den kleinsten Bestandteilen, den Arbeitspaketen) zerlegt. Auf Basis des PSP werden die Kosten für das Projekt kalkuliert (die Ressourcen zur Umsetzung ermittelt etc.). Mit Hilfe der Netzplantechnik können die Arbeitspakete in eine zeitliche Reihenfolge gebracht bzw. der Zeitraum eingeschätzt werden, den es bis zur Erledigung der Arbeitspakete braucht.

Auf Basis dieses Kostenplanes kann nun der Projektfortschritt gemessen werden, welcher sich aus der benötigen Zeit und den benötigen Kosten bis zur Erreichung des Teilergebnisses bemisst. Dieser Projektfortschritt ist dann der Fertigstellungswert und errechnet sich mathematisch aus dem Projektbudget mal prozentualem Arbeitsfortschritt.

Es bedarf keiner näheren Erläuterung, dass für die Errechnung des Fertigstellungswertes bzw. zur Umsetzung der Earned Value Methode eine intelligente Softwareunterstützung (wie sie zum Beispiel die Software TimO bietet) vonnöten ist. Mit Hilfe einer solchen Software kann die notwendige Projektzeiterfassung einfach und quasi nebenher erledigt werden.

Verschiedene Varianten der Earned Value Methode

Abhängig von der Komplexität des umzusetzenden Projektes gibt es verschiedene Varianten der projektbegleitenden Kostenverfolgung. In der sogenannten Basisvariante, die zum Beispiel in Softwareprojekten umgesetzt wird und im Grunde einen Schritt vor der Earned Value Methode angesetzt ist, werden nur die tatsächlich anfallenden Ist-Kosten der Ist-Leistung erfasst.

Diese werden periodisch ausgewiesen und um eine Restkostenschätzung ergänzt. Zusammen mit dieser Restkostenschätzung kann somit eine Prognose der wahrscheinlich bis zum Projektende noch anfallenden Kosten erstellt werden.

In der zweiten Variante bzw. der eigentlichen Earned Value Methode werden zusätzlich zur Restkostenschätzung die Ist-Kosten der ist-Leistung den Soll-Kosten (Planwerten) der Ist-Leistung gegenübergestellt. Auf diese Weise kann jederzeit beurteilt werden, was die entsprechende Leistung hätte kosten sollen und was sie tatsächlich gekostet hat.

Die Abweichung der Ist- von den Plan- oder Sollwerten wird dabei auch Effizienzabweichung genannt und kann errechnet werden, sofern sich der Fertigstellungsgrad der Teilaufgaben oder Arbeitspakete in Prozent darstellen lässt. Je zuverlässiger der Arbeitsfortschritt ist, desto vertrauenswürdiger ist die Effizienzabweichung.

In sehr großen und/oder sehr kostenintensiven Projekten können zusätzlich zu den bereits genannten Variablen (Ist-Kosten der Ist-Leistung und Soll-Kosten der Ist-Leistung) auch die Soll-Kosten der Soll-Leistung in die Darstellung mit einbezogen werden. Aus der Differenz der Soll-Kosten der Soll-Leistung und den Soll-Kosten der Ist-Leistung ergibt sich hier die Leistungsabweichung.

Auf diese Weise lässt sich noch genauer darstellen, wie weit das Projekt von der zugrundeliegenden Planung abweicht.

Fazit

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass die Earned Value Methode mit ihren verschiedenen Varianten ein unverzichtbares Mittel der Kostenkontrolle und –verfolgung darstellt bzw. eben des Projektfortschritts unter Berücksichtigung von Kosten- und Zeitplan.

Doch wie gesagt: Um auf Plan- und Kostenabweichungen schnell und angemessen reagieren zu können, ist eine gute Softwareunterstützung mit Projektzeiterfassung hierbei unbedingt notwendig. Die Earned Value Methode ist auf diese Art und Weise einfach und praktikabel umzusetzen und wird mit Sicherheit auch weiterhin im Projekt Controlling eine gewichtige Rolle spielen.

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