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Die wichtigsten Funktionen eines Zeiterfassungsterminals

Möglichkeiten Arbeitszeiten, Pausen und Raucherpausen in einem Unternehmen zu erfassen gibt es viele. Eine exakte Erfassung der Arbeitszeit ist besonders wichtig, wenn es um die schnelle, sichere und minutengenaue Zeiterfassung geht. Warum nicht mit einem Zeiterfassungsterminal zur Arbeitszeiterfassung einsetzen und damit Zeit und Geld sparen? Die Terminals minimieren den Aufwand der Zeiterfassung auf ein Minimum. Zudem ist Ihr Unternehmen vor Nachbuchungen, Missbrauch und Manipulationen bei der Erfassung von Arbeitszeit und Pausen geschützt.

Stationäre Zeiterfassungsterminals sind leicht bedienbar und haben eine lange Lebensdauer. Unternehmen, die sich mit der Einführung eines Zeiterfassungsterminals beschäftigen, sollten sich gut überlegen, welche Anforderungen Sie an die Hardware und Software haben.  Kriterien sind wichtig für die Auswahl eines Terminals? Sind billige Terminals aus Asien ideal für die Zeiterfassung? Wie kombiniert man die unternehmensspezifischen Arbeitszeit- und Pausenregelungen mit den Zeiterfassungsterminals?

Eine gutes Zeiterfassungsterminal zeichnet sich durch folgende Funktionen aus:

1 – Komplettlösung – Terminal und Zeiterfassungssoftware

Ein Zeiterfassungsterminal muss in Kombination mit der Zeiterfassungssoftware alle wichtigen Funktionen abdecken. Es darf zu keiner Auslagerung von einzelnen Funktionen an Microsoft Excel und Co. kommen. Nach dem Motto: Arbeitszeiten erfassen wir über ein Terminal, aber Urlaubstage und Genehmigungen verwalten wir mit Excel, Papierzetteln und Co. Nur wenn die Komplettlösung alle wichtigen Funktionen der Arbeitszeit- und Abwesenheitserfassung umfasst, spart die Personalabteilung Administrationsaufwand und Zeit. Deshalb sollte die Komplettlösung auch Workflows für die Genehmigung von Urlaubstagen sowie Überstunden- und Gleitzeitregelungen berücksichtigen.

2 – Erfüllung der gesetzlichen Datenschutzverordnung

Das Komplettpaket Terminal und Zeiterfassungssoftware muss die Anforderungen an die gesetzlichen Dokumentationspflichten erfüllen.

3 – Schnelle und unkomplizierte Buchung – auf die Minute genau

Die Buchung am Terminal sollte schnell und unkompliziert innerhalb weniger Sekunden erfolgen. Dafür gibt es verschiedene Identifikationstechnologien: Erkennung per Fingerprint, Identifikation per Karte und per RFID Chip. Alle Technologien sind in der Erkennung sicher und lassen sich schnell einrichten. Eine minutengenaue Zeiterfassung gehört auf die Wunschliste vieler Unternehmen. Doch nicht alle Anbieter garantieren dies.

4 – Funktionsumfang der Software

Der Funktionsumfang der Software muss ich an die individuellen Unternehmensanforderungen anpassen. Die Berücksichtigung und Einrichtung verschiedener Arbeitszeitmodelle wie zum Beispiel Vollzeit, Teilzeit oder Gleitzeit ist enorm wichtig. Mit den hinterlegten Daten berechnet die Software Sollstunden und die Urlaubstage der Mitarbeiter. Natürlich müssen auch alle bundesweiten und landesweiten Feiertage bei der Berechnung  berücksichtigt werden. Das gilt auch für einmalige Sonderfeiertage. Idealerweise lassen sich individuelle Pausenregelungen einrichten.

  • Können Stammdaten der Mitarbeiter in der Software verwaltet werden?
  • Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Stammdaten?
  • Können unterschiedliche Wochenarbeitszeiten (Vollzeit, Teilzeit etc.) hinterlegt werden?
  • Ist es möglich Aushilfen und externe Mitarbeiter einzurichten?
  • Werden Feiertage jährlich aktualisiert?
  • Ist es möglich betriebliche Zuschläge (Wochenende) zu berücksichtigen?
  • Gibt es eine automatische Umstellung von Winter- und Sommerzeit?

5 –  Hotline immer erreichbar – Kostenlose Serviceanrufe

Sehr kostengünstige Lösungen stoßen schnell an Ihre Grenzen. Nicht erreichbare Hotline-Mitarbeiter und teuer zu bezahlende Serviceanrufe führen zu Frust und Ärger. Deshalb muss der Anbieter sorgfältig ausgewählt werden.

Welche Lösung ist ideal für Ihr Unternehmen?

Ausschlaggebend für die Wahl eines geeigneten Terminals sind die Anforderungen an Hard- und Software sowie das vorhandene Budget. Der Einsatz eines Zeiterfassungsterminals lohnt sich bereits ab fünf Mitarbeitern.

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