Der Projektstrukturplan im Projektmanagement

Gerade aus größeren Projekten ist der Projektstrukturplan (PSP) als grafische Darstellung des Liefer- und Leistungsumfangs nicht wegzudenken. Was genau ein Projektstrukturplan ist, warum Sie einen Projektstrukturplan verwenden sollten und wie man das Planungswerkzeug optimal nutzt, erklärt der folgende Beitrag.

Sie erfahren welche Vorteile der Projektstruktur bietet und wie Sie ihn Schritt für Schritt erstellen. Sie lernen die Arten und Ebenen der Gliederung kennen und wissen, welche Planungssoftware Sie bei der Erstellung unterstützen kann.

Definition: Was ist ein Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine grafische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts. Mit dieser wertvollen und extrem sinnvolle Projektmanagement-Methode, legt man fest, welche Aufgaben erledigt werden müssen, damit die Projektziele erreicht werden können. Durch diesen Aufbau entsteht eine hierarchische Struktur. Im PSP geht es also darum, WAS getan werden muss, nicht aber wann und in welcher Reihenfolge es getan werden muss. Er dient der Kommunikation mit den Stakeholdern und schafft ein gemeinsames Verständnis innerhalb des Teams.

Gliederung der Teilprojekte und Aufgabenpakete

Der PSP Projektstrukturplan ist hierarchisch gegliedert, zeigt alle Teilprojekte sowie über- und untergeordnete Aufgabenpakete und einzelne Aufgaben. Diese logische Unterteilung ist leicht verständlich und hilft den Teilnehmern, ihren Verantwortungsbereich abzugrenzen.

Von Projektbeginn an verfügt das Team so über einen Überblick darüber, was im Projekt geliefert werden muss. Im Grunde handelt es sich also um Ausführungsanweisungen, die als zu erledigende Aufgabenpakete grafisch dargestellt werden. Projektstrukturpläne spielen im Projektmanagement eine wichtige Rolle, da sie das gesamte Projekt in kontrollierbare Teilaufgaben gliedern.

Der PSP wurde ursprünglich in den 60er Jahren entwickelt, als man sich der der genaueren Definition von Projekten widmete. Schon bald war der die Grundlage sämtlicher Planungs- und Kontrollsysteme im Projektmanagement. Als Planungsgrundlage kann er auch zu agilen Projekten passen.

Darstellung des kompletten Liefer- und Leistungsumfangs

Neben der Strukturierung des Projekts in Arbeitspakete hat der Projektstrukturplan aber noch eine weitere Funktion: In ihm werden Informationen zu den Verantwortlichkeiten im Projekt sowie zu Kosten, Terminen und Ergebnissen gesammelt. Als vollständige hierarchische Darstellung des kompletten Liefer- und Leistungsumfangs eines Projekts stellt der Projektstrukturplan eine zentrale Anforderung im Rahmen der Projektplanung dar. Da er idealerweise die fristgerechte Zielerreichung per geringstmöglichem Aufwand ermöglicht, kann seine Bedeutung für den Projekterfolg – ebenso wie beim vorgelagerten Scope Management – gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.

PSP als Instrument zur Planung und Kommunikation

Da der Projektstrukturplan alle (planbaren) Aufgaben eines Projektes darstellt, dient er als wichtiges Planungsinstrument und außerdem als Kommunikationsmittel mit den Stakeholdern.

Im Projektstrukturplan werden die für das Projekt zur Verfügung stehenden Ressourcen Teilprojekten und Aufgabenpaketen zugeteilt. So dient die Methode auch der Budgetplanung. Hinzu kommt, dass allein die Erstellung des Plans und das damit einhergehende Durchdenken der Projektaufgaben wertvolle Ideen für Herangehensweisen liefern kann.

Darüber hinaus lassen sich bereits zu Projektbeginn Risiken erkennen. Das liegt auch daran, dass er parallel zum Projektfortschritt gepflegt wird und so Auskunft über den Fortschritt der einzelnen Aufgabenpakete gibt. Kommt es zur Verzögerung eines Pakets, wird es mit der Farbe Rot („Verspätet“) markiert. Grün steht für „im Soll“, Blau für „Erledigt“ und Gelb für „Gefährdet“. Der Projektstrukturplan unterstützt auf diese Weise also sogar das proaktive Risikomanagement und ermöglicht ein rechtzeitiges Gegensteuern im Sinne des Projekterfolgs.

Vorteile des Projektstrukturplans im Überblick:

Aufbau eines Projektstrukturplans

Ein PSP wird in Form eines Baumdiagramms angelegt. Der Aufbau ist klassisch hierarchisch, das sorgt für eine hierarchische Strukturierung der Projektarbeit. Während ganz oben das Gesamtprojekt steht, folgen darunter die Teilprojekte sowie darunter die einzelnen Arbeitspakete.

In der Projektmanagement-Praxis haben sich in Orientierung an der DIN-Norm 69900 vor allem drei Gliederungsprinzipien bewährt: die objektorientierte Gliederung, die funktionsorientierte Gliederung und die phasenorientierte Gliederung. Tatsächlich werden diese in der Praxis aber in Kombination miteinander eingesetzt. Besonders sinnvoll für eine gemischte Gliederung erscheint die Gliederung nach Objekten den höheren Ebenen und eine weitere Ausspaltung nach der zu erledigenden Arbeit. Eine Projektstrukturplan Software kann Projektverantwortliche bei der Erstellung unterstützen.

Da die Erstellung meist sehr zeitintensiv und arbeitsintensiv ist, sieht es in der Praxis meistens so aus, dass Unternehmen ein PSP-Standardformular bzw. eine Vorlage entwickeln. Anstatt bei jedem Projekt wieder mit einem leeren Blatt Papier zu starten, denken Sie doch einmal darüber nach, Ihren PSP aus einem früheren Projekt als Projektstrukturplan-Vorlage zu verwenden. Mit einer systematischen Checkliste stellen Sie die Vollständigkeit sicher und reduzieren das Risiko, etwas zu übersehen. Natürlich können Standard-Strukturpläne nur dann eingesetzt werden, wenn die Projekte eine ähnliche Struktur aufweisen.

Elemente des Projektstrukturplans

Ein Arbeitspaket stellt die kleinste Einheit dar. Es sollte eine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb eines Projektes umfassen; für die nur eine Einheit (Person oder Gruppe) die Bearbeitung übernimmt. Das Arbeitspaket kann auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen.

Mit jeder Ebene wird der Arbeitsumfang in Arbeitspakete unterteilt. In der Praxis sollten drei bis vier Ebenen genügen, um das gewünschte Niveau an Planungs- und Kontrollgenauigkeit zu erreichen. Kleine Projekte sollten mit drei Ebenen auskommen. Komplexe Projekte erfordern eine detaillierte Planung – oft sind mehrere Ebenen notwendig. Im Idealfall lässt sich dieses Problem durch Unterprojekte lösen.

Gängige Ansätze zur Erstellung des Projektstrukturplans

Zur Erstellung haben sich drei gängige Ansätze verbreitet.

Top-down-Ansatz – vom Übergeordneten schrittweise hin zum Konkreten
Beim Top-Down-Ansatz wird der Projektstrukturplan von oben nach unten erstellt. Zunächst wird das Projekt als Ganzes betrachtet, dann werden einzelne Teilprojekte identifiziert und danach werden die Arbeitspakete der Teilprojekte festgelegt

Bottom-up-Verfahren –  vom Konkreten zum Übergeordneten
Beim Bottom-Up-Ansatz geht man entgegengesetzt vor (von unten nach oben).  Es wird zuerst geschaut, welche Arbeitspakete für die Erreichung der Projektziele notwendig sind. Dann werden die Arbeitspalte zu Clustern – den Teilprojekten – zusammengeführt.  Die Teilprojekte bilden zusammen das Gesamtprojekt.

Der Yo-Yo-Ansatz ist eine Mischung beiden Ansätzen. Die Planung erfolgt gleichzeitig von beiden Richtungen (Top-Down, Bottom-Up) gleichzeitig geplant, um ein ideales Ergebnis zu erzielen.

Projektstrukturplan erstellen – So gehen Sie schrittweise vor

Sie möchten die Projektstrukturplanung mit PSP in Ihr Projektmanagement integrieren? Dann sollten Sie die folgenden wichtigen Prinzipien auf jeden Fall beachten:

• Zerlegung als Technik: Bei der PSP-Erstellung spielt die inhaltliche Unterteilung des Projekts in kleine Einheiten eine unerlässliche Rolle.

• Einmaligkeit: Jedes PSP-Element gibt es nur einmal.

• 100-Prozent-Regel: Der PSP sollte darauf angelegt, nicht nur Teile, sondern die gesamte Struktur des Projekts vollständig wiederzugeben.
  
• Es sollte keine Überschneidung zwischen den zu erbringenden Leistungen oder Aufgaben geben.
  
• Schrittweises Vorgehen
  • Aufgabenbereiche auflisten
    
  • Strukturierung der Aufgaben mit einer Gliederungsart
    Top-down-Ansatz – vom Übergeordneten schrittweise hin zum Konkreten
    Bottom-up-Verfahren –  umgekehrte Richtung. vom Konkreten zum Übergeordneten
    Springend (Yo-Yo-Verfahren) – Mischung aus beiden Ansätzen
    
  • Zusammenfassung nach Arbeitspaketen
  • Zuordnung von Verantwortlichkeiten
  • Zeitliche Eckdaten
  • Finalisierung des Gesamtplans

Erstellung im gemeinsamen Kick-off zu Projektbeginn

Meist wird der Projektstrukturplan im Rahmen eines gemeinsamen Kick-Off-Meeting zu Projektbeginn erstellt. Voraussetzung ist, dass die wichtigsten Meilensteine und Projektphasen bereits definiert und die Projektziele gemäß der SMART-Kriterien formuliert sind.

Anschließend diskutiert man im Team, welche Arbeitsschritte notwendig sind, um die gesetzten Ziele im festgelegten Zeitraum zu erreichen. Alle im Brainstorming gesammelten Aktivitäten werden für das Team sichtbar dokumentiert. Dann ordnet man die Aktivitäten den zu definierenden Teilprojekten zu. Hierbei spielt die Frage eine Rolle, zu welcher Ebene eine Aktivität gehört. Ist sie sehr komplex und erfordert daher ein eigenes Teilprojekt mit verschiedenen Arbeitspaketen? Handelt es sich um ein Arbeitspaket, das einem Teilprojekt angehört? Oder geht es um konkrete Aufgaben, die einem Arbeitspaket zugeordnet werden können?

Nach Abschluss der Diskussion ist das Team aufgefordert, sich zu fragen, ob die eingangs definierten Ziele beim Abarbeiten der festgelegten Arbeitspakete realistischer Weise erreicht werden können. Fehlen noch Aktivitäten? Dann sollten diese jetzt ergänzt werden. Außerdem sollte man den PSP nach fünf bis zehn Tagen erneut prüfen und noch fehlende Arbeitspakete ergänzen. Der nächste Schritt ist die Feinplanung.

In der Regel ist es zu mühsam, ein solches Dokument ohne Hilfsmittel am Rechner zu erstellen und zu bearbeiten. Die Darstellung ist eher für grafische und Projektmanagement-Programme geeignet.

Projektstrukturplan: weitere Nutzungsmöglichkeiten

Neben der reinen Strukturierung des Projekts bietet der PSP weitere Nutzungsmöglichkeiten, zum Beispiel für das Projektcontrolling, an. Zu diesem Zweck verfügt jedes Arbeitspaket über zusätzliche Felder, in denen die entsprechenden Informationen gesammelt werden können. Dazu gehören unter anderem folgende:

• Feld „PSP-Code.„: Das Arbeitspaket erhält eine durchgehende Nummer, die seiner Zuordnung dient. Durch die Vergabe von Nummern lassen sich Teilprojekte hierarchisch nummerieren und besser unterscheiden. Der alphanumerische Code zeigt die Position des Vorgangs innerhalb der hierarchischen Struktur des Projekts.

• Feld „Arbeitspaketname„: Das Arbeitspaket erhält einen eigenen Namen, der Rückschlüsse auf seinen Inhalt zulässt.

• Feld „Verantwortlich„: Hier trägt man den Namen des Hauptverantwortlichen ein. Das heißt nicht, dass diese Person die gesamte Arbeit alleine erledigen muss. Es liegt jedoch in ihrer Verantwortung, dass die Arbeit nach den definierten Zielen erbracht wird.

• Ampelfelder: Diese Felder nutzt man im Laufe des Projekts zur Steuerung der Arbeitspakete. Zur Verfügung stehen ein Feld für den Gesamtstatus, sowie jeweils eines für die Termin-, Kosten- und Ergebnissituation. Während sich in manchen Projekten die Nutzung aller vier Ampeln anbietet, reicht in anderen eine Ampel für den Gesamtstatus aus. Die Bedeutung der Farben der Ampeln sollten möglichst in der gesamten Organisation, mindestens aber innerhalb des Projektes eindeutig geregelt sein.

• Weiß hinterlegte Felder zeigen, dass Verantwortliche mit der Aufgabe erst in der Zukunft beginnen. Schwarz hinterlegte Felder stehen für ein bereits beendetes Arbeitspaket. Muss ein Arbeitspaket auf Gelb oder Rot gestellt werden, sollte ein Problem Bericht verfasst werden, um rechtzeitig gegensteuern zu können.

• Feld „Aktualisierung„: Hier vermerkt man, wann die Ampeln zuletzt unverändert bestätigt wurden. So können alle Beteiligten einschätzen, wann der PSP von den Teamkollegen zuletzt bearbeitet wurde.

Fazit: Projektstrukturplan – ein mächtiges Steuerungselement

Der Projektstrukturplan ist im erfolgreichen Projektmanagement ein unverzichtbares Instrument. Teams, die diese Informationen kontinuierlich pflegen, werden mit einem mächtigen Steuerungsinstrument belohnt. Zum einen ermöglicht der PSP allen Projektbeteiligten zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den Stand des Projekts. Zum anderen kann auch die Projektleitung den PSP jederzeit einzusehen. Wenn alle Arbeitspakete auf Grün stehen, kann sie davon ausgehen, dass die betreffenden Arbeitspakete nach Plan verlaufen. Sind ein oder mehrere Arbeitspakete gelb oder rot hinterlegt, wissen die Verantwortlichen, dass es zu Planabweichungen kommt.

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Häufig gestellte Fragen zum Projektstrukturplan