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Der Projektstrukturplan im Projektmanagement

Gerade aus größeren Projekten ist der Projektstrukturplan (PSP) als grafische Darstellung des Liefer- und Leistungsumfangs nicht wegzudenken. Was genau ein Projektstrukturplan ist, warum Sie einen Projektstrukturplan verwenden sollten und wie man das Planungswerkzeug optimal nutzt, erklärt der folgende Beitrag.

Projektstrukturplan Definition

Was ist ein Projektstrukturplan? Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine grafische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts. Mit dieser Methode aus dem Projektmanagement legt man fest, welche Aufgaben erledigt werden müssen, damit die Projektziele erreicht werden können. In ihm geht es also darum, WAS getan werden muss, nicht aber wann und in welcher Reihenfolge es getan werden muss. Der PSP dient der Kommunikation mit den Stakeholdern und schafft ein gemeinsames Verständnis innerhalb des Teams.

Gliederung der Teilprojekte und Aufgabenpakete

Der PSP Projektstrukturplan ist hierarchisch gegliedert, zeigt alle Teilprojekte sowie über- und untergeordnete Aufgabenpakete und einzelne Aufgaben.

Von Projektbeginn an verfügt das Team so über einen Überblick darüber, was im PSP Projekt geliefert werden muss. Im Grunde handelt es sich bei einem PSP also um Ausführungsanweisungen, die als zu erledigende Aufgabenpakete grafisch dargestellt werden. Projektstrukturpläne spielen im Projektmanagement eine wichtige Rolle, da sie das gesamte Projekt in kontrollierbare Teilaufgaben gliedern.

Darstellung des kompletten Liefer- und Leistungsumfangs

Neben der Strukturierung des Projekts in Arbeitspakete hat der Projektstrukturplan aber noch eine weitere Funktion: In ihm werden Informationen zu den Verantwortlichkeiten im Projekt sowie zu Kosten, Terminen und Ergebnissen gesammelt. Als vollständige hierarchische Darstellung des kompletten Liefer- und Leistungsumfangs eines Projekts stellt der Projektstrukturplan eine zentrale Anforderung im Rahmen der Projektplanung dar. Da er idealerweise die fristgerechte Zielerreichung per geringstmöglichem Aufwand ermöglicht, kann seine Bedeutung für den Projekterfolg – ebenso wie beim vorgelagerten Scope Management – gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Welche Ziele verfolgt die Projektstrukturplanung?

Da der Projektstrukturplan alle (planbaren) Aufgaben eines Projektes darstellt, dient er als wichtiges Planungsinstrument und außerdem als Kommunikationsmittel mit den Stakeholdern.

Im Projektstrukturplan werden die für das Projekt zur Verfügung stehenden Ressourcen Teilprojekten und Aufgabenpaketen zugeteilt. So dient die Methode auch der Budgetplanung. Hinzu kommt, dass allein die Erstellung des Plans und das damit einhergehende Durchdenken der Projektaufgaben wertvolle Ideen für Herangehensweisen liefern kann.

Darüber hinaus lassen sich mit dem PSP bereits zu Projektbeginn Risiken erkennen. Das liegt auch daran, dass er parallel zum Projektfortschritt gepflegt wird und so Auskunft über den Fortschritt der einzelnen Aufgabenpakete gibt. Kommt es zur Verzögerung eines Pakets, wird es mit der Farbe Rot („Verspätet“) markiert. Grün steht für „im Soll“, Blau für „Erledigt“ und Gelb für „Gefährdet“. Der Projektstrukturplan unterstützt auf diese Weise also sogar das proaktive Risikomanagement und ermöglicht ein rechtzeitiges Gegensteuern im Sinne des Projekterfolgs.

Vorteile des PSP im Überblick:

  • Bessere Übersicht, gerade bei großen Projekten
  • Vergleichbarkeit mit anderen, parallel laufenden Projekten
  • Mehr Sicherheit
  • Hilfestellung für Projektmanager und Führungskräfte
  • Einfacheres Berichtswesen
  • Verbesserte Planung von Abhängigkeiten
  • Erleichterung von Übergabesituationen
  • Bessere Ressourcenplanung und Kostenkontrolle

Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut?

Ein PSP wird in Form eines Baumdiagramms angelegt und strukturiert das Projekt hierarchisch. Während ganz oben das Gesamtprojekt steht, folgen darunter die Teilprojekte sowie darunter die einzelnen Arbeitspakete.

In der Projektmanagement-Praxis haben sich in Orientierung an der DIN-Norm 69900 vor allem drei Gliederungsprinzipien bewährt. Tatsächlich werden diese oft aber in Kombination miteinander eingesetzt.

Funktionsorientierung: Diese Gliederungsform fokussiert die Funktionsbereiche der Projektbeteiligten und damit die Art der zu erledigenden Tätigkeiten. Für Unternehmen bedeutet das, dass Projekte entlang der Funktion, also den Aufgabereichen der jeweiligen Abteilungen verlaufen.

Objektorientierung: Diese Gliederung stellt das zu entwickelnde Produkt in den Mittelpunkt der Projektplanung und teilt die Arbeit nach den einzelnen Komponenten des Produkts auf. Auf diese Weise kann man die Komplexität eines Projekts reduzieren.

Phasenorientierung: Entscheidet man sich für diese Gliederungsform, untergliedert man die einzelnen Projektphasen in ihre jeweiligen Teilaufgaben. Dieses Vorgehen bietet sich besonders in Projekten an, in denen es um die Entwicklung von Produkten mit unterschiedlichen zeitlichen Phasen geht.

Unser Tipp: Entscheiden Sie sich für die Gliederungsform, die Ihnen eine gute Grundlage für Ihre Planung bietet. Schließlich ist der PSP dafür da, Ihnen die Planungsarbeit zu erleichtern.

Wichtige Prinzipien für die Erstellung eines Projektstrukturplans

Sie möchten die Projektstrukturplanung mit PSP in Ihr Projektmanagement integrieren? Dann sollten Sie die folgenden wichtigen Prinzipien auf jeden Fall beachten:

  • Zerlegung als Technik: Bei der PSP-Erstellung spielt die inhaltliche Unterteilung des Projekts in kleine Einheiten eine unerlässliche Rolle.
  • Einmaligkeit: Jedes PSP-Element gibt es nur einmal.
  • 100-Prozent-Regel: Der PSP sollte darauf angelegt, nicht nur Teile, sondern die gesamte Struktur des Projekts vollständig wiederzugeben.
  • Trennung von Arbeitspaketen und Aktivitäten: Bei den Arbeitspaketen handelt es sich um die unterste Ebene des PSP. Aktivitäten dagegen sind konkrete Arbeitsaufgaben. Sie werden den Arbeitspaketen zugeteilt, gehören aber nicht mehr zum PSP.

Erstellung zu Projektbeginn im gemeinsamen Kick-off

Meist wird der Projektstrukturplan im Rahmen eines gemeinsamen Kick-offs zu Projektbeginn erstellt. Voraussetzung ist, dass die wichtigsten Meilensteine und Projektphasen bereits definiert und die Projektziele gemäß der SMART-Kriterien formuliert sind.

Anschließend diskutiert man im Team, welche Arbeitsschritte notwendig sind, um die gesetzten Ziele im festgelegten Zeitraum zu erreichen. Alle im Brainstorming gesammelten Aktivitäten werden für das Team sichtbar dokumentiert. Dann ordnet man die Aktivitäten den zu definierenden Teilprojekten zu. Hierbei spielt die Frage eine Rolle, zu welcher Ebene eine Aktivität gehört. Ist sie sehr komplex und erfordert daher ein eigenes Teilprojekt mit verschiedenen Arbeitspaketen? Handelt es sich um ein Arbeitspaket, das einem Teilprojekt angehört? Oder geht es um konkrete Aufgaben, die einem Arbeitspaket zugeordnet werden können?

Nach Abschluss der Diskussion ist das Team aufgefordert, sich zu fragen, ob die eingangs definierten Ziele beim Abarbeiten der festgelegten Arbeitspakete realistischerweise erreicht werden können. Fehlen noch Aktivitäten? Dann sollten diese jetzt ergänzt werden. Außerdem sollte man den PSP nach fünf bis zehn Tagen erneut prüfen und noch fehlende Arbeitspakete ergänzen. Der nächste Schritt ist die Feinplanung der Arbeitspakete.

Einsatz des PPS im Projektcontrolling

Neben der reinen Strukturierung des Projekts bietet der PSP weitere Nutzungsmöglichkeiten, zum Beispiel für das Projektcontrolling, an. Zu diesem Zweck verfügt jedes Arbeitspaket über zusätzliche Felder, in denen die entsprechenden Informationen gesammelt werden können. Dazu gehören unter anderem folgende:

  • Feld „Nr.„: Das Arbeitspaket erhält eine durchgehende Nummer, die seiner Zuordnung dient. Durch die Vergabe von Nummern lassen sich Teilprojekte und Arbeitspakete hierarchisch nummerieren und besser unterscheiden.
  • Feld „Arbeitspaketname„: Das Arbeitspaket erhält einen eigenen Namen, der Rückschlüsse auf seinen Inhalt zulässt.
  • Feld „Verantwortlich„: Hier trägt man den Namen des Hauptverantwortlichen für das Arbeitspaket ein. Das heißt nicht, dass diese Person die gesamte Arbeit alleine erledigen muss. Es liegt jedoch in ihrer Verantwortung, dass die Arbeit nach den eingangs definierten Zielen erbracht wird.
  • Ampelfelder: Diese Felder nutzt man im Laufe des Projekts zur Steuerung der Arbeitspakete. Zur Verfügung stehen ein Feld für den Gesamtstatus des Arbeitspakets, sowie jeweils eines für die Termin-, Kosten- und Ergebnissituation. Während sich in manchen Projekten die Nutzung aller vier Ampeln anbietet, reicht in anderen eine Ampel für den Gesamtstatus aus. Die Bedeutung der Farben der Ampeln sollten möglichst in der gesamten Organisation, mindestens aber innerhalb des Projektes eindeutig geregelt sein.
  • Weiß hinterlegte Felder zeigen, dass das Arbeitspaket erst in der Zukunft begonnen wird. Schwarz hinterlegte Felder stehen für ein bereits beendetes Arbeitspaket. Muss ein Arbeitspaket auf Gelb oder Rot gestellt werden, sollte ein Problembericht verfasst werden, um rechtzeitig gegensteuern zu können.
  • Feld „Aktualisierung„: Hier vermerkt man, wann die Ampeln zuletzt unverändert bestätigt wurden. So können alle Beteiligten einschätzen, wann der PSP von den Teamkollegen zuletzt bearbeitet wurde.

PSP als mächtiges Steuerungselement

Teams, die diese Informationen kontinuierlich pflegen, werden mit einem mächtigen Steuerungsinstrument belohnt. Zum einen ermöglicht der PSP allen Projektbeteiligten zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den Stand des Projekts. Zum anderen kann auch die Projektleitung den PSP jederzeit einzusehen. Wenn alle Arbeitspakete auf Grün stehen, kann sie davon ausgehen, dass die betreffenden Arbeitspakete nach Plan verlaufen. Sind ein oder mehrere Arbeitspakete gelb oder rot hinterlegt, wissen die Verantwortlichen, dass es zu Planabweichungen kommt.

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