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Projektmanagement Software im Vergleich

Sie sind auf der Suche nach einem passenden Projektmanagement Software für Ihr Unternehmen? Dann sind Sie hier genau richtig! Projektmanagementtools (PM-Tools) sind für projektorientiert arbeitende Teams jeder Größe nützlich. Nicht jede Software ist für jedes Unternehmen geeignet. Auf dem Markt sind ein Duzend internationaler und deutscher Projektmanagement-Anwendungen erhältlich, was die Entscheidung für die beste Projektmanagement Software nicht einfacher macht.

Aufgaben von Projektmanagement Tools

Mit einer passenden Projektmanagementsoftware managen Unternehmen das Planen, Steuern, Kontrollieren und das Abschließen von Projekten. Projektmanagementtools helfen Unternehmen auf vielen Ebenen Prozesse schlanker zu gestalten und Ressourcen effizienter einzusetzen. Durch eine gemeinsame Arbeitsplattform wird die Zusammenarbeit zielgerichteter. Aufgaben sind zu jeder Zeit für alle Beteiligten präsent und können ortsunabhängig bearbeitet werden.  Projektmanager werden bei der Koordination einzelner Aufgaben unterstützt.

Warum werden PM-Tools immer wichtiger?

Projektmanagement-Systeme haben viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Sie unterstützen Projektleiter bei der Datenauswertung und der zeitlichen Darstellung des Projektverlaufs. All-in-one-Plattformen bieten Teams einen zentralen Ort der Zusammenarbeit. Mit einer gemeinsamen Datenbasis und der Verfügbarkeit in Echtzeit ist es jederzeit möglich die Wirtschaftlichkeit von Projekten zu bewerten. Mitarbeiter, die unterwegs Projekte koordinieren, haben die Möglichkeit über Webbrowser und Apps auf die gemeinsame Plattform zuzugreifen. Die folgenden sieben Gründe für eine Projektmanagement-Software geben die wichtigsten Gründe für die Einführung eines Projektmanagementsystems wieder:



Im Folgenden haben wir die wichtigsten Vorteile zusammengestellt:

  • Gemeinsame Arbeitsplattform
  • All-One-Lösung mit vollständigen Daten
  • Einfache Projektplanung mit verschiedenen Instrumenten (Projektbaum, Gantt, Kanban)
  • Funktionen für die Nachverfolgung und umfangreiche Auswertungen
  • Fortschrittskontrolle in Prozent
  • Analyse der Wirtschaftlichkeit (Zeit, Kosten, Einnahmen)
  • Bessere Zusammenarbeit und Organisation
  • Beschleunigtes Auffinden über die Suchfunktion
  • Optimierter Informationsfluss im Unternehmen
  • Verbessertes Workflow-Management
  • Kosten- und Zeitersparnis
  • Einhaltung erhöhter Sicherheitsstandards
  • Mobilität (Cloud, Mobile App / Web App)

Wann ist Zeit für eine neue Projektmanagement-Software?

Es könnte so schön sein: Das Team greift zentral auf Informationen in der Projektmanagement Software zu. Jeder Mitarbeiter kennt seine Aufgaben. Projektmanager wissen genau, wie es um die Wirtschaftlichkeit eines Projektes steht. Leider sieht die Realität in vielen deutschen Unternehmen ganz anders aus. Projektmanagement Tools sind in die Jahre gekommen, Excel und Co. stoßen an die Grenzen und E-Mail Postfächer quellen über.

Viele Insellösungen bedeuten erheblichen Mehraufwand. Aufwendiges Suchen in der Software kann für Nutzer sehr zeitaufwendig und nervig sein. Eine Datenbasis zur Entscheidung zu haben, ist Gold wert. Stecken Projektdaten mal in einer Excel Tabelle, mal in einem Ordner oder in einer E-Mail, verlieren Nutzer schnell den Überblick. Zerstreute Informationen an verschiedenen Orten sind kaum beherrschbar, schon gar nicht an verschiedenen Stellen. Weiterhin kann es vorkommen, dass ein Software Anbieter die Weiterentwicklung seines Tools einstellt.

Wenn die vorhandene Software-Lösung einfach nicht mehr zu Ihrem Unternehmen passt, sollten Sie über einen Wechsel zu einer All-in-One Anwendung nachdenken.

Diese Anzeichen zeigen Ihnen, dass es Zeit für einen Tool-Wechsel ist:

  • Keine gemeinsame Arbeitsplattform
    • Insellösungen erschweren einen reibungslosen Workflow
    • Software-Tools laufen mehr oder weniger voneinander getrennt
    • Jedes Tool deckt nur bestimmte Funktionen ab
    • Es entstehen Ineffizienzen, Daten müssen mehrfach eingegeben werden
    • Gefahr von Informationsverlusten, Lücken und Fehlern
    • Rechtemanagement muss für jedes Tool einzeln verwaltet werden
  • Transparenz fehlt
    • Das Projektteam hat eine keine gemeinsame Arbeitsplattform.
    • Einzelplatz-Tool ist nicht geeignet für die gleichzeitige gemeinsame Bearbeitung
    • E-Mails sind das einzige Kommunikationsinstrument
    • Verantwortung ist nicht immer eindeutig
    • Viele PM-Systeme ist nicht mobil nutzbar

  • Auswertungen sind nur unvollständig
    • Projektbeteiligte können sich nicht auf Echtzeitdaten verlassen
    • Analysen ermöglichen kein frühzeitiges Erkennen von Negativtrends.
    • Kennzahlen sind nicht auf Knopfdruck verfügbar.
    • Temas sind nicht immer über den Projektfortschritt im Bilde
  • Excel ist fehleranfällig und zeitaufwendig
    • Datenblätter sind einfach zu manipulieren
    • Veränderungen müssen aufwendig dokumentiert werden
    • Der Datenschutz ist schwieriger zu überwachen
    • Daten können missbräuchlich kopiert und weitergeleitet werden
    • Kann nicht mit dem Tablet oder Handy bearbeitet werden

Für wen eignet sich Projektmanagement Software?

Der Einsatz einer Projektmanagement Software lohnt sich in der Regel bereits für kleine Unternehmen und Projektteams sowie Startups. Besser für kleine Unternehmen die nötige Infrastruktur und die Personalressourcen für ein on Premise betriebenes CRM zu investieren.

Was kosten Projektmanagement-Systeme?

Die Kosten für eine Projektmanagement-Software setzen sich ganz unterschiedlich zusammen. Dabei spielt es eine Rolle, ob das die PM-Software auf Ihrem eigenen Server liegt oder ob sie sich auf einem externen Server befindet. Programme als SaaS-Software laufen einem Server des Anbieters. On-Premise-Lösungen werden auf einem unternehmenseigenen Server betrieben. Bei Cloud-Lösungen gibt es keine Hardware.

Cloudlösungen für das Projektmanagement (SaaS-Software)

Cloud-Projektmanagement-Software kostet je nach Anbieter monatlich zwischen 5 und 87 Euro pro User. Dazu kommt bei einigen Anbietern eine monatliche Basisgebühr, die unabhängig von der Nutzerzahl gezahlt werden muss. Diese Preisspanne ist nur ein Richtwert. Saas-Systeme bieten den Vorteil, dass die Nutzung nicht an den Arbeitsplatz (Büro) im Unternehmen gebunden ist, sondern auch aus dem Homeoffice oder einem anderen Standort möglich ist. kann. Suchen und Kommunikationsbrüche kosten Zeit und Geld.

Eine Cloud-Lösung ist eine zentrale Anlaufstelle und ist 24 Stunden erreichbar. Informationen werden schnell gefunden. Der Such-Aufwand sinkt. Mit einem guten Online-Projektmanagement-Tool können Nutzer rund um die Uhr, flexibel und ortsunabhängig auf die gemeinsame Arbeitsumgebung zugreifen. Für eine cloud-basierte PM-Software spricht zudem der geringe Wartungsaufwand. Das Hosting der Daten übernehmen die Anbieter.

  • Einstiegskosten sind niedrig
  • Lizenzgebühr entfällt
  • Sind in der Regel sofort einsatzbereit
  • Regelmäßige Updates und Datensicherung
  • Es fallen monatliche Abonnementskosten an
  • wichtig: prüfen, ob individuelle Anpassungen möglich sind

On-Premises-Software für das Projektmanagement

On-Premises Projektmanagement Systeme werden auf den lokalen Servern eines Unternehmens installiert und von dort aus betrieben. Unternehmen erwerben die Software und haben die vollständige Kontrolle über Hardware und Daten. Je nach Anbieter liegen die Lizenzgebühren einmalig zwischen 500 und 5.000 Euro. Je nach Anbieter kommen einmalige Kosten pro Client sowie jährliche Supportkosten dazu.

  • Daten liegen auf dem eigenen Server
  • Individuelle Anpassungen
  • hohe einmalige Lizenzkosten bei der Anschaffung
  • teilweise einmalige Lizenzkosten pro Client
  • eventuelle Kosten für Updates
  • laufende Kosten für die Wartung und den Betrieb des Servers

Was sind die besten Projektmanagementtools?

Ein gutes Projektmanagement Tool muss extrem viele Funktionsbereiche für jede Projektphase bereitstellen. Die besten Projektmanagement-Tools sind in jeder Projektphase vom Start bis zum Abschluss gut aufgestellt. Zu den wichtigsten Basics für das klassische Projektmanagement gehören Funktionen für die Planung, Steuerung und Wirtschaftlichkeitskontrolle. Unabdingbar für die Projektsteuerung sind Methoden, um Aktivitäten (Aufgaben und Ereignisse) zeitbezogen und phasenbezogen anzuzeigen wie das Gantt-Diagramm und das Kanban-Board. Besonders große Projekte lassen sich mit einer gemeinsamen Arbeitsplattform besser organisieren.

Hilfreiche Werkzeuge für die Zusammenarbeit im Projektteam sind ein wichtiger Vorteil und dürfen natürlich nicht fehlen: To-Do-Listen, Live-Chats und Aufgaben-Dashboards. Wer komplexere Projekte managen möchte, muss jederzeit die Übersicht behalten und vorhandene Ressourcen in parallellaufende Projekte einplanen.

Wir haben die wichtigsten Anforderungen unserer Kunden zusammengestellt:

  • Alle wichtigen Funktionen abdecken
    • Einen 360 Grad Blick auf meine Projekte bieten
    • Eine einfache Planung ermöglichen
    • Klassische und moderne PM Methoden abbilden
    • Multiprojektmanagement für die Steuerung mehrerer Projekte
    • Kontrolle der Wirtschaftlichkeit (Kosten, Zeit, Einnahmen)
    • Zeitleiste in Form eines Gantt-Diagramms
    • Volle DSGVO-Konformität

  • Flexibilität
    • Das Tool passt zur Unternehmensgröße
    • Flexible Anpassung des Systems an zukünftige Anforderungen
    • Projekte lassen sich so strukturieren, wie es für mein Unternehmen sinnvoll ist
    • Individuelle Filtereinstellungen für Reports

  • Übersichtlich und Benutzerfreundlich
    • Intuitives Menü, Funktionen sind einfach zu bedienen
    • Nutzer finden sich schnell zurecht
    • Nicht benötigte Funktionen lassen sich ausblenden
    • Es gibt nützlichen Techniken wie Drag and Drop für das einfache Verschieben
    • Einstellmöglichkeiten von E-Mail-Benachrichtigungen aus dem System
      (Nutzer werden nicht mit E-Mails und Informationen aus dem System überschüttet)
    • Integration von E-Mail-Programmen
  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
    • Keine versteckten Kosten
    • Kosten lassen sich flexibel an den Bedarf und die Anzahl der User anpassen

  • Support
    • Funktionierender Support (Persönlicher Kontakt und Live-Zugriff möglich)
    • Supportmitarbeiter kann etwas bewirken und meine Probleme lösen
    • Schnelle Reaktionszeiten bei dringenden Problemen
    • Live-Support für technische Fragen

  • Geschwindigkeit
    • Schneller Aufbau von Dashboards
    • Auswertungen sind auf Knopfdruck verfügbar

  • Kostenlose Testphase
    • Anbieter ermöglicht eine kostenlose Testphase
    • Funktionen lassen sich gemeinsam im Team (Mitarbeiter, Admin, Personal) testen
    • In der Testphase gibt es keine Einschränkungen
    • Persönliche Betreuung in der Testphase

Longlist für die Auswahl des richtigen Tools

Sie brauchen eine neue Software? Die Zusammenstellung möglicher Anforderungen in einer Longlist ist ein erster Schritt, um eine Vorauswahl aus Tools zu treffen. Die besondere Herausforderung: Es gibt unglaublich viele Begrifflichkeiten, die alle mit Projektmanagement in Zusammenhang stehen. Wir haben einmal nachgezählt und kommen auf über 300 Begriffe. Das Problem ist, diese Begrifflichkeiten sind häufig nicht strukturiert und in Cluster bzw. Themenbereiche zusammengefasst.

Welche Projektmanagement-Tools gibt es?

Hier finden Sie eine Auswahl von deutschen und internationalen Projektmanagement Tools. Wählen Sie das passende Tool für Ihr Unternehmen. In unserem Projektmanagement-Software-Vergleich 2022 haben wir insbesondere Projektmanagement-Software-Anbieter betrachtet, die ihre Software in deutscher und englischer Sprache anbieten.

Anbieter aus Deutschland, den USA und Israel


Anbieter

TimO
inloxx
asana
Monday
Trello

Land



Sprache

deut/engl.deut/engl.deut/engl.deut/engl.deut/engl.

Cloud



OnPremise





Support

Telefon, LiveTelefonChatTelefon, ChatChat
Gantt, Meilensteine





Zeiterfassung







Urlaub
Abwesenheit



Ressourcen



Kostenverfolg.





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Faktura



CRM




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