Projektmanagement Tools im Vergleich

Sie sind auf der Suche nach einem passenden Projektmanagement Tool für Ihr Unternehmen? Das Thema Digitalisierung ist mittlerweile in jedem Projektteam angekommen, nur so werden Excel und Co erfolgreich abgelöst. Oft bestehen auch sehr viele einzelne Insellösungen – diese fordern einen zu hohen manuellen Aufwand für die Projektbeteiligten. Projektmanagement-Tools sind für agil arbeitende Teams jeder Größe nützlich, um Prozesse weiter zu vereinfachen. Nicht jedes Tool ist aber für jede Projektgröße geeignet. Auf dem Markt sind ein Duzend deutscher Projektmanagement-Anwendungen erhältlich, was die Entscheidung für das beste Projektmanagementsystem nicht einfacher macht.

Aufgaben eines Projektmanagement-Tools

Mit einem passenden Projektmanagement Tool managen Unternehmen das Planen, Steuern, Kontrollieren und das Abschließen von Projekten. Projektmanagementtools helfen Unternehmen auf vielen Ebenen Prozesse schlanker zu gestalten und Ressourcen effizienter einzusetzen. Durch eine gemeinsame Arbeitsplattform wird die Zusammenarbeit zielgerichteter. Aufgaben sind zu jeder Zeit für alle Beteiligten präsent und können ortsunabhängig bearbeitet werden.  Projektmanager werden bei der Koordination einzelner Aufgaben unterstützt.

Das sind die besten Projektmanagement-Tools für agile Teams

Wir stellen professionelle Plattformen aus Deutschland vor, welche als Saas-Projektmanagement-Lösungen für kleine und große Teams geeignet sind. Unsere Recherche zeigt, dass es derzeit für Projektmanagement-Tools eine eine gute Auswahlmöglichkeit gibt. Abonnement Ihnen den Einstieg erleichtern und auch für kleine Teams geeignet sind. Wählen Sie das passende Tool für Ihr Team. In unserem Projektmanagement-Tool-Vergleich haben wir ausschließlich Projektmanagement-Anbieter betrachtet, die aus Deutschland und dem DACH-Raum kommen und ihre SaaS-Software in deutscher und englischer Sprache anbieten.

Es werden folgende Lösungen vorgestellt: TimO, inloxx, ZEP und Meisterplan.

TimO – Time Management Office

TimO ist spezialisiert auf Projektmanagement und Controlling. Die anpassbare Projektmanagement-Plattform ersetzt viele kleine Insellösungen. Projektmanager und das Projektteam verlieren nie den Überblick und können sich jederzeit im Gantt Diagramm über den Fortschritt der Projekte informieren. Dank der Drag-and-Drop-Funktionen können Sie außerdem flexibel auf Änderungen reagieren. Dabei funktioniert die Multiprojektmanagement-Lösung sowohl für kleine als auch für große Projekt. Die vielseitige Ressourcenplanung sorgt schon in der ersten Phase des Projekts dafür, dass Projektleiter sofort sehen, ob ein Termin machbar ist oder nicht. Dank der modularen Produktbausteine können Teams in ihrem eigenen Tempo starten und nach und nach weitere Module einführen. TimO bietet keine kostenlose Version an, punktet aber mit einer 30-tägigen Testversion, die individuell auf die gestellten Anforderungen zugeschnitten wird.

Weitere Funktionen: Berichterstattung, Aufgaben-Dashboard, Fortschrittsverfolgung, Gantt-Zeitstrahl, Kanban-Tafel, Kapazitätsmanagement, Projektplanung, Kostenverfolgung bis zur Fertigstellung, Projektzeiterfassung, Kalender, Faktura, Sales-Pipeline.
Werkzeuge zur Zusammenarbeit: automatisierte Statusmeldungen
Teamgröße: ab 5 Mitarbeiter
Basic-Version: 39,50 pro Monat (7,99 pro Mitarbeiter)

Meisterplan, Anbieter: iTDesign

Meisterplan ist eine cloud-basierte Projektmanagement-Software aus den Deutschland. Zu den wichtigsten Funktionen gehören das Projektportfolio- und Ressourcenmanagement. Mit den Planungsdaten treffen Unternehmen agilere und bessere Entscheidungen für Projekte. Meisterplan punktet mit der Gegenüberstellung von machbare und strategischen Projektportfolios. Zahlreiche Analyse- und Reporting-Funktionen rund das Tool ab.
Weitere Funktionen: Projektplanung, Portfoliomanagement, Ressourcen-Planung, Fortschrittsverfolgung, Budgetierung und Projektverfolgung
Teamgröße: ab 50 Mitarbeiter
Basic-Version: 650 Euro/Monat (13 Euro pro Mitarbeiter)
Stärken:

• Meisterplan stellt die strategische Entscheidung für Projekte sicher
• Gute Entscheidungsgrundlage, um neue Projekte zu bewerten
• Optimierung des gesamtes Ressourcenmanagement

ZEP, Anbieter: provantis IT Solutions

ZEP ist die Zeiterfassung für ein erfolgreiches Projektmanagement und erweiterbar um viele Module für die individuellen Ansprüche von Unternehmen. Neben der Projektzeiterfassung bietet das deutsche Unternehmen eine breite Funktionspalette mit Projektplanung, Reisekostenmanagement und Ertragsauswertungen. Das Tool eignet sich für alle Branchen und Unternehmensgrößen mit Projektgeschäft – vom Freiberufler bis zum mittelständischen Unternehmen.
Weitere Funktionen: Ressourcenplanung, Ticket, Fehlzeiten, Angebote
Teamgröße: ab 1 Mitarbeiter
Basic-Version: 1 Euro/Monat

INLOOXPM

InLoox ist die umfassende Softwarelösung für professionelles Projektmanagement, die sich nahtlos in Microsoft Outlook integriert. Projektteams profitieren von der Verwaltung von Projekten und Aufgaben. Mit InLoox können Projekte schneller und einfacher verwaltet werden. Dank mobiler App lassen sich Aufgaben einfach und schnell anlegen.
Weitere Funktionen: Fortschrittsverfolgung, Kanban-Tafel, Budget- und Kostenmanagement, Projektplanung und Problem Management.
Basic-Version: 24 Euro/Monat

Wann ist Zeit für ein neues Projektmanagement-Tool?

Es könnte so schön sein: Das Team greift zentral auf Informationen zu. Jeder Mitarbeiter kennt seine Aufgaben. Projektmanager wissen genau, wie es um die Wirtschaftlichkeit eines Projektes steht. Leider sieht die Realität in vielen deutschen Unternehmen ganz anders aus. Projektmanagement Tools sind in die Jahre gekommen, Excel und Co. stoßen an die Grenzen und E-Mail-Postfächer quellen über.

Viele Insellösungen bedeuten erheblichen Mehraufwand. Aufwendiges Suchen in der Software kann für Nutzer sehr zeitaufwendig und nervig sein. Eine Datenbasis zur Entscheidung zu haben, ist Gold wert. Stecken Projektdaten mal in einer Excel Tabelle, mal in einem Ordner oder in einer E-Mail, verlieren Nutzer schnell den Überblick. Zerstreute Informationen an verschiedenen Orten sind kaum beherrschbar, schon gar nicht an verschiedenen Stellen. Weiterhin kann es vorkommen, dass ein Software Anbieter die Weiterentwicklung seines Tools einstellt.

Wenn die vorhandene Software-Lösung einfach nicht mehr zu Ihrem Unternehmen passt, sollten Sie über einen Wechsel zu einer All-in-One Anwendung nachdenken.

Diese Anzeichen zeigen Ihnen, dass es Zeit für einen Tool-Wechsel ist:

• Keine gemeinsame Arbeitsplattform
  • Insellösungen erschweren einen reibungslosen Workflow
  • Software-Tools laufen mehr oder weniger voneinander getrennt
  • Jedes Tool deckt nur bestimmte Funktionen ab
  • Es entstehen Ineffizienzen, Daten müssen mehrfach eingegeben werden
  • Gefahr von Informationsverlusten, Lücken und Fehlern
  • Rechtemanagement muss für jedes Tool einzeln verwaltet werden
    

• Transparenz fehlt
  • Das Projektteam hat eine keine gemeinsame Arbeitsplattform.
  • Einzelplatz-Tool ist nicht geeignet für die gleichzeitige gemeinsame Bearbeitung
  • E-Mails sind das einzige Kommunikationsinstrument
  • Verantwortung ist nicht immer eindeutig
  • Viele PM-Systeme ist nicht mobil nutzbar
    
    
• Auswertungen sind nur unvollständig
  • Projektbeteiligte können sich nicht auf Echtzeitdaten verlassen
  • Analysen ermöglichen kein frühzeitiges Erkennen von Negativtrends.
  • Kennzahlen sind nicht auf Knopfdruck verfügbar.
  • Temas sind nicht immer über den Projektfortschritt im Bilde
    

• Excel ist fehleranfällig und zeitaufwendig
  • Datenblätter sind einfach zu manipulieren
  • Veränderungen müssen aufwendig dokumentiert werden
  • Der Datenschutz ist schwieriger zu überwachen
  • Daten können missbräuchlich kopiert und weitergeleitet werden
  • Kann nicht mit dem Tablet oder Handy bearbeitet werden

Für wen eignet sich Projektmanagement-Tools?

Der Einsatz eines Projektmanagement Tools lohnt sich in der Regel bereits für kleine Teams mit 5 bis maximal 15 Personen, sowie Startups. Für kleine Unternehmen ist es oft besser die Personalressourcen für ein On Premise betriebenes Projektmanagement zu investieren.

Was kosten Projektmanagement-Systeme?

Die Kosten für Projektmanagement-Tools setzen sich ganz unterschiedlich zusammen. Dabei spielt es eine Rolle, ob das die Software auf Ihrem eigenen Server liegt oder ob sie sich auf einem externen Server befindet. Programme als SaaS-Software laufen einem Server des Anbieters. On-Premise-Lösungen werden auf einem unternehmenseigenen Server betrieben. Bei Cloud-Lösungen gibt es keine Hardware.

On-Premises-Software für das Projektmanagement

On-Premises Projektmanagement Systeme werden auf den lokalen Servern eines Unternehmens installiert und von dort aus betrieben. Unternehmen erwerben die PM-Tools und haben die vollständige Kontrolle über Hardware und Daten. Je nach Anbieter liegen die Lizenzgebühren für die On-Premise-Variante einmalig zwischen 500 und 5.000 Euro. Je nach Anbieter kommen einmalige Kosten pro Client sowie jährliche Supportkosten dazu.

• Daten liegen auf dem eigenen Server ✓
• Individuelle Anpassungen ✓
• hohe einmalige Lizenzkosten bei der Anschaffung
• teilweise einmalige Lizenzkosten pro Client
• eventuelle Kosten für Updates
• laufende Kosten für die Wartung und den Betrieb des Servers

Mit einem Projekt zum geeigneten Tool

Denn ein Projektmanagement-Programm ist letztlich nur ein Tool, welches bei der Planung, Organisation und Administration eines Projekts hilft. Nicht mehr und nicht weniger. Die inhaltliche Arbeit indes wird dem Team dadurch nicht abgenommen. Daher muss die Software das Projekt effizient unterstützen und darf nicht selbst zum Zeitfresser oder unwirtschaftlichen Kostenfaktor werden. Daher spricht vieles dafür, die Wahl des richtigen Tools für das Projektmanagement selbst zum Projekt zu machen.

Testen, testen, testen

Da die meisten Anbieter ihre Produkte als zeitlich befristete Testversionen kostenlos zur Verfügung stellen, lässt sich dies leicht realisieren. Somit können der Projektmanager und sein Team via Test-Projekt zunächst einmal eingehend prüfen, ob das jeweilige System tatsächlich alle Projektanforderungen zufriedenstellend abbildet. Die beiden folgenden Faustformeln erleichtern dabei erfahrungsgemäß die Entscheidung:

1. Je mehr Zeit die Projektarbeit im Tagesgeschäft beansprucht, desto eher lohnt sich die Anschaffung einer Projektmanagement-Software. Bei einem unwirtschaftlichen Verhältnis überwiegen die Kosten für die Anschaffung später den tatsächlichen Nutzen.
2. Je mehr nicht benötigte Features Projektmanagement-Tools bieten, desto ungeeigneter ist sie für das anstehende Projekt. Denn ungenutzte und damit überflüssige Funktionen gehen größtenteils zulasten der Usability. Dadurch kann sich der Zeitaufwand signifikant erhöhen.

Was sind die besten Projektmanagementtools?

Natürlich ist der Funktionsumfang ausgesprochen wichtig. Ein gutes Projektmanagement Tool muss extrem viele Funktionsbereiche für jede Projektphase bereitstellen. Die besten Projektmanagement-Tools sind in jeder Projektphase vom Start bis zum Abschluss gut aufgestellt. Zu den wichtigsten Basics für das klassische Projektmanagement gehören Funktionen für die Projektplanung, Steuerung und Wirtschaftlichkeitskontrolle. Unabdingbar für die Projektsteuerung sind Methoden, um Aktivitäten (Aufgaben und Ereignisse) zeitbezogen und phasenbezogen anzuzeigen wie das Gantt-Diagramm, der Projektbaum für die Projektstruktur und das Kanban-Board. Besonders große Projekte lassen sich mit einer gemeinsamen Arbeitsplattform besser organisieren. Auch einfache Soll-Ist-Vergleiche und abschließende Auswertungen der Gesamtaufwände sollten zum Funktionsumfang gehören. Die besseren Tools umfassen neben Dashboards und einem CRM-System auch die Möglichkeit Leistungen abzurechnen.

Hilfreiche Werkzeuge für die Zusammenarbeit im Projektteam sind ein wichtiger Vorteil und dürfen natürlich nicht fehlen: To-Do-Listen, Live-Chats und Aufgaben-Dashboards. Wer komplexere Projekte managen möchte, muss jederzeit die Übersicht behalten und vorhandene Ressourcen in parallellaufende Projekte einplanen.

Wir haben die wichtigsten Anforderungen unserer Kunden zusammengestellt:

• Alle wichtigen Funktionen abdecken
  • Einen 360 Grad Blick auf meine Projekte bieten
  • Eine einfache Planung ermöglichen
  • Klassische und moderne PM Methoden abbilden
  • Multiprojektmanagement für die Steuerung mehrerer Projekte
  • Kontrolle der Wirtschaftlichkeit (Kosten, Zeit, Einnahmen)
  • Zeitleiste in Form eines Gantt-Diagramms
  • Volle DSGVO-Konformität
    
    
• Flexibilität
  • Das Tool passt zur Unternehmensgröße
  • Flexible Anpassung des Systems an zukünftige Anforderungen
  • Projekte lassen sich so strukturieren, wie es für mein Unternehmen sinnvoll ist
  • Individuelle Filtereinstellungen für Reports
    
    
• Übersichtlich und Benutzerfreundlich
  • Intuitives Menü, Funktionen sind einfach zu bedienen
  • Nutzer finden sich schnell zurecht
  • Nicht benötigte Funktionen lassen sich ausblenden
  • Es gibt nützlichen Techniken wie Drag and Drop für das einfache Verschieben
  • Einstellmöglichkeiten von E-Mail-Benachrichtigungen aus dem System
    (Nutzer werden nicht mit E-Mails und Informationen aus dem System überschüttet)
  • Integration von E-Mail-Programmen
    

• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Keine versteckten Kosten
  • Kosten lassen sich flexibel an den Bedarf und die Anzahl der User anpassen
    
    
• Support
  • Funktionierender Support (Persönlicher Kontakt und Live-Zugriff möglich)
  • Supportmitarbeiter kann etwas bewirken und meine Probleme lösen
  • Schnelle Reaktionszeiten bei dringenden Problemen
  • Live-Support für technische Fragen
    
    

• Geschwindigkeit
  • Schneller Aufbau von Dashboards
  • Auswertungen sind auf Knopfdruck verfügbar
    
    

• Kostenlose Testphase
  • Anbieter ermöglicht eine kostenlose Testphase
  • Funktionen lassen sich gemeinsam im Team (Mitarbeiter, Admin, Personal) testen
  • In der Testphase gibt es keine Einschränkungen
  • Persönliche Betreuung in der Testphase

Longlist für die Auswahl des richtigen Tools

Sie möchten ein Projektmanagement Tool einführen? Die Zusammenstellung möglicher Anforderungen in einer Longlist ist ein erster Schritt, um eine Vorauswahl aus Tools zu treffen. Die besondere Herausforderung: Es gibt unglaublich viele Begrifflichkeiten, die alle mit Projektmanagement in Zusammenhang stehen. Wir haben einmal nachgezählt und kommen auf über 300 Begriffe. Das Problem ist, diese Begrifflichkeiten sind häufig nicht strukturiert und in Cluster bzw. Themenbereiche zusammengefasst.

Welche Projektmanagement-Tools gibt es?

Hier finden Sie eine Auswahl von deutschen Projektmanagement Tools. Wählen Sie das passende Tool für Ihr Team. In unserem Projektmanagement-Tool-Vergleich haben wir insbesondere Projektmanagement-Anbieter betrachtet, die aus Deutschland und dem DACH-Raum kommen und ihre SaaS-Software in deutscher und englischer Sprache anbieten.

Anbieter aus Deutschland und Österreich

Anbieter	TimO	inloxx	ZEP	Meisterplan	Zenkit
Land	DE	DE	DE	AT	DE
SaaS	✓	✓	✓	✓	✓
OnPremise		✓
Gantt, Meilensteine	✓	✓		✓	✓
Zeiterfassung	✓	✓	✓
Ressourcen	✓	✓	✓	✓	✓

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