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Zeiterfassungssysteme: Welche Alternativen haben Betriebe?

Zeiterfassungsysteme in Unternehmen

 

Eine exakte Zeiterfassung gehört auf die Wunschliste vieler Unternehmen. Zeiterfassungssysteme dienen der Kontrolle und Auswertung der geleisteten Arbeitsstunden sowie der Bereitstellung der Daten für Lohn- und Gehaltsprogramme. Die Erfassung der Arbeitszeit im Unternehmen ist jedoch nicht immer leicht. Kostenlose und kostengünstige Lösungen wie Stundenzettel und Excel Tabellen stoßen schnell an ihre Grenzen.

Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl ist ein optimaler Arbeitsablauf aber nicht mehr ohne ein professionelles Zeiterfassungsprogramm möglich. In Deutschland gibt es über hundert verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen Lösungen. Die Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung sind deutlich moderner geworden. Auch für kleine Unternehmen sind die Lösungen interessant. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der stationären Zeiterfassung über Terminals sowie der Zeiterfassung über eine Zeiterfassungssoftware. Beide Lösungen haben spezifische Stärken und Schwächen.

Stationäre Zeiterfassung über ein Zeiterfassungsterminal

Zeiterfassungsterminals sind zentrale Geräte zur Anwesenheitserfassung. Die Identifikation der Mitarbeiter erfolgt per Chip, Karte oder Fingerprint. Praktisch funktioniert dies so, dass die Arbeitnehmer zum Beispiel die Chipkarte vor das Terminal halten und die Zeitnahme beginnt. Die Daten werden von dem Terminal direkt an die dazugehörige Software übergeben. Auch Mittagspausen, Raucherpausen und andere Abwesenheiten der Mitarbeiter können über Tasten am Terminal gestempelt werden.

Stärken eines Zeiterfassungsterminal

Effiziente Zeiterfassung
Einsparung von Personalkosten
Stundensalden der Mitarbeiter werden automatisch geführt
Schutz vor Manipulation, Missbrauch und Nachbuchungen
Geringer Verwaltungsaufwand
Optimierte Datenübergabe zur Lohnabrechnung

Schwächen eines Zeiterfassungsterminals

Wartung der Hard- und Software ist notwendig
Arbeitszeitenerfassung erfolgt nur stationär
Kontrolle von Projektzeiten ist nicht möglich

Softwarelösungen für die Zeiterfassung

Softwarelösungen für die Stundenerfassung von Mitarbeitern überzeugen mit einer Vielfalt an Funktionen. Man unterscheidet zwischen Desktop- und Online-Lösungen. Die Mitarbeiter loggen sich am Arbeitsplatz in die Software ein und stempeln ihre Anwesenheit über eine digitale Uhr. Auch Mittagspausen und andere Abwesenheiten werden digital gestempelt. Arbeitsstunden und Salden können so per Knopfdruck ermittelt werden. Neben der Erfassung von Anwesenheitszeiten ist auch die Verwaltung von Urlaubstagen über die Software möglich.

Neben der reinen Anwesenheitserfassung gibt es Lösungen, die zusätzlich die Projektzeiterfassung ermöglichen. Die Buchung der Arbeitszeit erfolgt dann direkt auf Projekte, Aufträge oder Teilschritte.

Stärken einer Softwarelösung

Effiziente Zeiterfassung mit Mitarbeiter Selfservice
Kontrolle und Auswertung der Arbeitszeiten
Stundensalden der Mitarbeiter werden automatisch geführt
Geringer Verwaltungsaufwand
Optimierte Datenübergabe zur Lohnabrechnung
Mobiler Einsatz durch tragbare Geräte möglich

Schwächen einer Softwarelösung

Wartung der Hard- und Software ist notwendig
Disziplin der Mitarbeiter für das Ein- und Austragen bei den Pausen notwendig

Welche Lösung ist ideal für Ihr Unternehmen?

Alle Varianten der Erfassung haben Stärken und Schwächen.  Ausschlaggebend für die Wahl der geeigneten Variante sind die Anforderungen an die Lösungen sowie das vorhandene Budget. Der Einsatz einer Zeiterfassungssoftware lohnt sich bereits ab fünf Mitarbeitern. Viele Anbieter kombinieren außerdem die stationäre Erfassung über ein Terminal mit der Projektzeiterfassung über eine intelligente Zeiterfassungssoftware.

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