Für Dienstleister ist die transparente und faire Abrechnung von Arbeitsstunden wichtig. Nur so kann eine korrekte Bezahlung von Dienstleistungen, Aufträgen und Projekten gewährleistet werden. Für die faire Abrechnung ist die genaue Erfassung der Arbeitszeiten wichtig. Sie ist die Voraussetzung für die korrekte Zuordnung von Kosten und Zeitaufwänden. Die Zeiterfassung sollte im Idealfall täglich oder am Ende der Arbeitswoche erfolgen. Auch Projektteams, die sich aus internen, externen, mobilen und stationären Mitarbeitern zusammensetzen, müssen zeitnah und korrekt Auftragszeiten buchen können.
Unterscheidung zwischen fakturierbaren und nicht-fakturierbaren Arbeitszeiten
Für eine korrekte Abrechnung der fakturierbaren Arbeitszeit müssen Unternehmen zwischen fakturierbaren und nicht-fakturierbaren Stunden unterscheiden. Hier ist ein Online Tool zur Dokumentation nützlich, über das die stationären und mobilen Mitarbeiter jede Arbeitsstunde ganz einfach auf interne und externe Tätigkeiten, Aufträge und Projekte buchen können. Jede Tätigkeit, jeder Auftrag und jeder Teilschritt eines Projektes ist bereits bei der Zeitbuchung der Mitarbeiter als fakturierbar und nicht-fakturierbar gekennzeichnet. Die exakte Erfassung und Abrechnung schafft, Transparenz und Kontrolle. Davon profitieren nicht nur große Unternehmen, sondern auch kleine Betriebe und Projektteams.
Nichtfakturierbare Arbeitszeit
Nicht fakturierbare Zeiten können Sie Ihren Kunden nicht in Rechnung stellen. Dazu gehören in der Regel alle verwaltenden und organisatorischen Aufgaben. Das können allgemeine Teammeetings, interne Abstimmungen, Akquisetätigkeit und allgemeine Planungsaufgaben sein. Aber auch ein projektunabhängiger Wissensaufbau von Mitarbeitern, der Besuch von Schulungen und Seminaren sowie die Vorbereitung des Arbeitsalltages (Hochfahren des Rechners und das Starten von Programmen) können nicht abgerechnet werden.
- Allgemeine Büroorganisation und Rüstzeiten
- Interne, projektunabhängige Meetings
- Interne Planungsaufgaben
- Akquisetätigkeit
- Projektunabhängiger Wissensaufbau von Mitarbeitern
- Nicht auftragsbezogene Verwaltungsaufgaben
- Vorbereitung des Arbeitsalltages
Um diese nicht-fakturierbare Zeiten in einem Zeiterfassungstool zu verwalten, können nicht abrechenbare Tätigkeiten, Vorgänge und interne Projekte vom Teamleiter in der Software angelegt werden. Die Mitarbeiter wählen bei der Buchung Ihrer Arbeitszeiten den Projektteilschritt, einen Vorgang oder ein internes Projekt aus und buchen die Arbeitszeiten auf dieses nicht-fakturierbare Tätigkeit.  Damit liefert die Zeiterfassungssoftware auf Knopfdruck qualitativ hochwertige Auswertungen über die gebuchten, abrechenbaren und nicht-abrechenbaren Arbeitszeiten. Die Zeiterfassung für Projekte können Sie auch mit der Anwesenheitserfassung kombinieren. So sehen Sie auf einen Blick alle abrechenbaren Zeiten und die Anwesenheitsbuchungen Ihrer Mitarbeiter. Alle abrechenbaren Tätigkeiten buchen die Mitarbeiter auf Tätigkeiten, Vorgänge und Projekte. Nicht fakturierbare Zeiten werden als reine Anwesenheitszeiten erfasst, Pausen werden von der Arbeitszeit abgezogen.
Transparente Kundenrechnungen
Für die korrekte Abrechnung von Aufträgen, ist nicht nur genaue Zuordnung der Arbeitszeiten, sondern auch die Abrechnungsart wichtig. Mithilfe einer PZE Software können Sie detailliert festlegen, wie die fakturierbare Arbeitszeit jeweils für die verschiedenen Kunden, Projekte und Tätigkeiten abgerechnet werden soll: nach Arbeitsstunden pro Auftrag oder nach Festpreis. Egal ob nur Auftragszeiten oder auch die Projektkosten für Sie relevant sind, eine ausgereifte Lösung bietet beides. Leistungsnachweise und Kundenrechnungen sind im Handumdrehen erstellt.
Zu den abrechenbaren Arbeitszeiten gehören:
- Projektbezogene Meetings (interne und vor Ort bei den Kunden)
- Abstimmung mit dem Kunden (Telefonate, E-Mails)
- Gestaltung, Planung, Konzept, Ausarbeitung, Umsetzung, Controlling
- Kundensupport und Helpdesk
- Projektbezogener Wissensaufbau
Sind Projektarbeiter oft vor Ort beim Kunden, benötigen Sie ein Erfassungstool, das online verfügbar ist und über eine mobile App-Variante verfügt. Besonders komfortable Programme ermöglichen eine automatisierte Erstellung von Rechnungen auf Grundlage der erfassten Zeiten.
Fakturierbare Arbeitszeit erfassen – einfach und flexibel
Mit der Zeiterfassungs-Software von TimO verwalten Unternehmen fakturierbare und nicht-fakturierbare Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter einfach und effizient. Mit der webbasierten Zeiterfassung erfassen Sie Stunden mit wenigen Klicks. Auftragszeiten, Arbeitszeiten und Pausenzeiten können direkt am Arbeitsplatz über einen Internetbrowser eingepflegt werden. Die Zeiterfassung erfolgt mit wenigen Klicks: Datum auswählen, Projekt auswählen Stunden eintippen und speichern – das ist schon alles. Die cloudbasierte Software punktet mit vielen unterschiedlichen Funktionen.
Testen Sie die Software 30 Tage kostenlos und ohne Verpflichtungen.